Waarom archiveert de overheid informatie?

Waarom archiveren

Voor overheidsorganisaties zijn de belangrijkste redenen om hun informatie te archiveren:

  • Overheidstaken uitvoeren
    Informatie die voor een bepaald doel is vastgelegd wordt vaak nog een keer gebruikt bij het uitvoeren van andere overheidstaken. Zo worden bouwtekeningen gebruikt bij het onderhoud van bouwwerken, gegevens over woningbezit bij het opsporen van uitkeringsfraude, en afgesloten strafdossiers bij het herzien van gerechtelijke dwalingen.

  • Verantwoording afleggen
    De informatie laat zien wat de overheid heeft gedaan en wat de redenen daarvoor waren. Dit is onmisbaar om verantwoording af te kunnen leggen. Zo worden documenten door volksvertegenwoordigers en journalisten opgevraagd om het functioneren van de overheid te controleren en gebruiken rekenkamers informatie om te onderzoeken of de overheid publiek geld goed besteed.
  • Rechtszekerheid voor burgers en bedrijven
    Burgers en bedrijven die een beroep doen op hun rechten hebben soms overheidsinformatie nodig. Om vast te stellen welke rechten ze op een bepaald moment hadden. Of om te bewijzen wat er in het verleden is gebeurd. Zo bewijst die oude webpagina van de gemeente dat je wél recht had op een subsidie toen je die aanvroeg, en dat de voorwaarden pas daarna aangepast zijn; tonen jouw examengegevens aan dat je de juiste kwalificaties hebt voor die nieuwe baan;  en tonen kadastrale gegevens aan dat de schutting van de buren toch echt op jouw grond staat.
  • Onderzoek mogelijk maken
    Overheidsinformatie is een rijke bron voor het doen van wetenschappelijk onderzoek. Zo maken militaire archieven onderzoek naar de dekolonisatie van Nederlands-Indië mogelijk, helpen logboeken van de VOC en meetgegevens van het KNMI het onderzoek naar klimaatverandering, en beleidsstukken van departementen ondersteunen onderzoek naar de effectiviteit van het overheidsbeleid.
  • Cultureel erfgoed behouden
    Overheidsinformatie kan voor sommige burgers  een waardevolle getuigenis zijn van hun geschiedenis en identiteit. Zij maken daar gebruik van om hun verleden te (leren) kennen en het heden te begrijpen. Zo is het Plakkaat van Verlatinghe voor velen de geboorteakte van Nederland, zeggen documenten over de slavernij veel over de rol van Nederland daarin, en brengt de aanblik van de eerste websites van de overheid ons ‘back to the future’.