De Archiefwet schrijft voor dat alle overheidsinformatie gearchiveerd wordt. Ongeacht de technische vorm en de plaats waar de informatie bewaard wordt.
Overheidsinformatie
Overheidsinformatie is alle vastgelegde informatie die de overheid ontvangt of maakt bij het uitvoeren van haar taken. Bijvoorbeeld een aanvraagformulier voor een vergunning, een mail van een ambtenaar over een aanbesteding of een tweet van een wijkagent over recente inbraken. Informatie die niet met de overheidstaken te maken heeft valt er niet onder. Zoals folders voor een opleiding of een mailing over het personeelsfeest.
Ongeacht de vorm
Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina’s, databasegegevens, videobeelden en tweets. Die horen er allemaal bij.
Ongeacht de bewaarplaats
De plaats waar de informatie bewaard wordt maakt niet uit voor de vraag of deze gearchiveerd moet worden. Vaak zal dat een gebouw of server van de overheid zijn. Maar als informatie bijvoorbeeld op de privélaptop van een medewerker staat of op een server van een leverancier, ook dan moet deze duurzaam toegankelijk zijn.
Ongeacht de versie
Soms is het voldoende om alleen de laatste versie van een informatieobject te archiveren. Maar afhankelijk van het belang kan het nodig zijn om ook eerdere versies te archiveren. Zoals een wet die gewijzigd is, een concept-onderzoeksrapport waarin een hoge ambtenaar in de kantlijn vraagt de conclusies af te zwakken of de vorige adresgegevens van een inwoner.