Wat betekent archiveren?

Wat betekent archiveren

Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard. Dit wordt bepaald op basis van  waardering en selectie

Wanneer is informatie toegankelijk?

Toegankelijke informatie is:

  • Vindbaar
    De gebruiker kan snel en eenvoudig relevante informatie vinden tussen alle bewaarde informatie. Bij voorkeur op één plaats en met de gebruikelijke zoekfuncties.
  • Beschikbaar
    De gebruiker kan de informatie snel en eenvoudig verkrijgen. Bij voorkeur op elk tijdstip, vanaf elke plaats en zonder kosten.
  • Leesbaar
    De gebruiker kan de informatie tot zich nemen en verwerken. Bij voorkeur vanaf zijn eigen werkplek zonder daarvoor speciale applicaties te moeten installeren.
  • Interpreteerbaar
    Het is voor de gebruiker duidelijk wat de betekenis van de informatie was binnen het werkproces waar het is ontvangen of gemaakt. Het is bijvoorbeeld bekend wanneer de informatie is gemaakt, door wie, waar zij betrekking op heeft en wat de status is.
  • Betrouwbaar
    De gebruiker kan er op vertrouwen dat de informatie volledig en correct is. Bijvoorbeeld dat de informatie daadwerkelijk opgeslagen is op het moment en door de instantie zoals aangegeven, en dat er daarna niets in is gewijzigd of verwijderd.

Wat voor de een voldoende toegankelijk is, is dat voor een ander misschien niet. Dit is afhankelijk van de soort informatie, de soort gebruiker en het doel waarvoor je de informatie gebruikt. Een professionele onderzoeker zoekt bijvoorbeeld anders naar informatie dan iemand die incidenteel informatie nodig heeft. En betrouwbaarheid van een gearchiveerd contract weegt anders dan van een gearchiveerde webpagina.

Duurzaam toegankelijke informatie

Duurzaam toegankelijke informatie is niet alleen nu toegankelijk, maar ook na mogelijke veranderingen in de toekomst. Door nieuwe gebruikerswensen. Of veranderingen in techniek (bijvoorbeeld veroudering van bestandsformaten, software of informatiedragers). In informatiesystemen (bijvoorbeeld verandering van functionaliteit en uitfasering). Of in een organisatie (bijvoorbeeld een reorganisatie). En ook in gebruikerswensen (bijvoorbeeld de vraag naar slimme zoekfuncties). Je kunt je organisatie hierop voorbereiden door de ontwikkelingen te volgen.

Vernietigen van informatie

Archiveren betekent ook het vernietigen van informatie die niet langer nodig is voor toekomstig gebruik. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen valt, om de bewaar- en beheerkosten te beperken of om de gebruikers te behoeden voor een overvloed aan informatie. Om te kunnen bepalen welke informatie wanneer vernietigd wordt, is een zorgvuldige belangenafweging nodig. Tussen de voordelen van toekomstig gebruik en de nadelen van te veel informatie bewaren.

Archiveren kan overal

Iedereen kan informatie waar dan ook archiveren, mits je aan de criteria van duurzame toegankelijkheid voldoet. Archiveren gebeurt vaak door de informatie op te nemen in een speciaal daarvoor ingerichte archiefvoorziening met bijbehorende beheerorganisatie. Zoals een depot met archiefkasten voor papieren of een documentmanagementsysteem (DMS) voor bestanden. Het beheer wordt vaak verzorgd door de Documentaire Informatievoorziening (DIV) of een archiefinstelling (zoals het Nationaal Archief of een gemeentelijk archief).

Het gebruik van een speciale archiefvoorziening is niet noodzakelijk. Vooral bij digitale informatie kan het soms eenvoudiger en zelf beter zijn om de informatie te archiveren in het informatiesysteem waar het ontvangen of gemaakt is. Zoals een zaaksysteem, samenwerkruimte of boekhoudsysteem. Vaak zullen er dan wel enige aanpassingen nodig zijn. Zoals het verbeteren van de zoekfunctie, het onmogelijk maken van wijzigingen en het toegang verlenen aan derden die belang hebben bij de informatie.