Deze pagina is onderdeel van de Eisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO-eisen).
Eis
De weergave en export van elk informatieobject bevat minimaal volledige en actuele metagegevens zoals voorgeschreven in de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie.
Doel
Verhogen van de vindbaarheid en bruikbaarheid van het informatieobject. Zie verder de beschrijving bij de afzonderlijke metagegevenselementen in de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie.
Toelichting
Zie de toelichting op de Richtlijn.
Omdat DUTO geen uitspraak doet over de manier waarop informatieobjecten zijn vastgelegd, wordt alleen geëist dat de weergave en export van een informatieobject alle vereiste metagegevens bevatten. Het is dus niet noodzakelijk dat de metagegevens op dezelfde manier zijn vastgelegd. Het is mogelijk dat de metagegevens pas bij het maken van een weergave of export worden bepaald. Bijvoorbeeld door ze af te leiden van andere (meta)gegevens die zijn vastgelegd.
De Richtlijn als zodanig wordt niet rechtstreeks toegepast, maar krijgt een nadere vertaling in een Toepassingsprofiel. Dat profiel moet zowel zijn toegesneden op de informatiebehoefte van de organisatie zelf, als die van de samenleving. Hiervoor zijn twee algemene toepassingsprofielen ontwikkeld:
- Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid
- Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)
Op basis van deze toepassingsprofielen kan een organisatie zijn eigen toepassingsprofiel definiëren.
Implementatieadvies
- Baseer het eigen Toepassingsprofiel op Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid of het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)
- Voeg metagegevens zo veel als mogelijk automatisch toe. Dat voorkomt menselijke fouten. Veel metagegevens kunnen automatisch gegenereerd worden uit gegevens die toch al aanwezig zijn in het informatieobject of zijn beheeromgeving. Bijvoorbeeld doordat er gebruik is gemaakt van een template waar bepaalde metagegevens al op een vaste plaats zijn ingevuld.
- Waar metagegevens handmatig toegevoegd moeten worden, zijn er duidelijke instructies hoe en door wie dat moet gebeuren.
- Voeg metagegevens toe vanuit het bronproces, direct bij het creëren van de informatie. Hoe later metagegevens worden toegevoegd, hoe groter de kans op fouten en/of hoge kosten.
- Controleer routinematig of de metagegevens van informatieobjecten voldoen aan de Richtlijn.
Bronverwijzingen
- Archiefregeling: artikel 19. Hierin wordt niet de Richtlijn zelf voorgeschreven, maar wel een aantal metagegevens die ook voorkomen in de Richtlijn.
- Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (Deel II): "De Richtlijn Metadata voor overheidsinformatie is dan ook een onderdeel van de toolkit van de Baseline."