Deze pagina is onderdeel van de Eisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO-eisen).
Eis
Een blijvend te bewaren informatieobject wordt binnen twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Doel
Gebruikers kunnen er op vertrouwen dat blijvend te bewaren informatie ook in de toekomst toegankelijk is en, op termijn, openbaar wordt.
Toelichting
Overbrengen is een juridisch begrip waarmee wordt aangeduid dat het overgebrachte informatieobject aan bepaalde eisen van de Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling moet voldoen. Zo is overgebrachte informatie in principe openbaar en zijn er geen kosten verbonden aan raadpleging. Overbrengen naar een archiefbewaarplaats betekent dat de verantwoordelijkheid voor het beheer van blijvend te bewaren informatie wordt belegd bij een speciaal daarvoor ingerichte organisatie. Dit is noodzakelijk omdat niet alle overheidsorganisaties er op zijn ingesteld informatie voor eeuwig te bewaren. Overbrenging betekent niet noodzakelijk dat een informatieobject fysiek verplaatst wordt naar een andere applicatie of dat de verantwoordelijkheid overgedragen wordt naar een andere organisatie. Zolang maar aan de wettelijke eisen wordt voldaan die aan overbrenging gesteld worden. Zo blijft de verantwoordelijkheid voor gemeentelijke informatie na overbrenging bij de gemeente. Die gemeente kan ervoor kiezen informatie in dezelfde applicatie te bewaren als voor de overbrenging.
Implementatieadvies
- Signaleer automatisch welke informatieobjecten voor overbrenging in aanmerking komen.
- Maak vooraf afspraken over overbrenging met de toekomstige beheerder. Bijvoorbeeld het Nationaal Archief, een Regionaal Historisch Centrum of een gemeentearchief. Hiermee wordt voorkomen dat noodzakelijke beheerhandeling op het moment van overbrenging niet meer mogelijk zijn.
- Sluit applicaties waarin blijvend te bewaren informatieobjecten beheerd worden zo snel mogelijk technisch aan op de applicatie waarin de informatieobjecten na overbrenging beheerd worden.
- Breng informatieobjecten eerder dan na twintig jaar over als dat mogelijk is. Hoe eerder informatie wordt overgebracht, hoe minder inspanning overbrenging vergt.
Voorbeelden
- Een applicatie die speciaal bedoeld is voor blijvende bewaring van digitale informatie wordt wel een digitaal depot of e-depot genoemd. Meer informatie daarover staat onder ander op www.noraonline.nl/wiki/E-Depot
Bronverwijzingen
Archiefwet 1995, artikel 12.1. Dat artikel zegt: "De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats".