Risicoklassen

Het belang van de toegankelijkheid van specifieke informatie is sterk afhankelijk van de aard van de informatie, de context waaruit het voort komt en de gebruikersgroep die er belang bij heeft. Het is daarom onnodig (en onbetaalbaar) om in alle gevallen dezelfde kwaliteitseisen te stellen aan de toegankelijkheid van informatie. Bijvoorbeeld een eerste kladversie van een notitie is van beperkt belang en dat ook nog eens alleen voor de direct betrokkenen. Maar bijvoorbeeld alle stukken rondom formele besluitvorming zijn van groot belang voor latere verantwoording.

Om de balans te bepalen tussen de kosten en baten van de toegankelijkheid van informatie wordt een risicoanalyse uitgevoerd. In een risicoanalyse wordt de informatie die een overheidsorgaan beheert, opgedeeld in zogenaamde risicoklassen. Per risicoklasse is beschreven wat de risico's zijn als informatie uit de risicoklasse niet toegankelijk is. Vervolgens wordt aan elke risicoklasse een toegankelijkheidsniveau gekoppeld; bijvoorbeeld Hoog, Midden of Laag. Voor elk toegankelijkheidsniveau is vastgelegd aan welke van de DUTO-eisen minimaal voldaan moet worden om de risico's acceptabel te houden. Aan een toegankelijkheidsniveau kunnen ook organisatiespecifieke kwaliteitseisen worden toegevoegd.

De beschrijving van de risicoklassen en bijbehorende toegankelijkheidsniveaus zijn in principe openbaar. Zodat belanghebbenden daar kennis van kunnen nemen en bezwaar kunnen maken (binnen de daarvoor bestemde procedures, overleggen enzovoort).

Potentiële risicogebieden zijn (deze opsomming is ontleend aan Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid(Deel II):

• Politiek-bestuurlijke risico’s. De politiek verantwoordelijke moet zich ten opzichte van de volksvertegenwoordiging kunnen verantwoorden over zowel beleids- als uitvoeringsprocessen. Is de overheidsinformatie daarvoor niet toereikend, dan kan er een politieke en/of bestuurlijke crisis ontstaan en kan het vertrouwen in de democratie worden aangetast.
• Maatschappelijke risico’s. Burgers, bedrijven en instellingen moeten kunnen teruggrijpen op overheidsinformatie, zo nodig zeer langdurig. Het gaat hierbij om het feit dat overheidsarchieven ten dienste staan van recht- en bewijszoekenden en een culturele en historische waarde kunnen vertegenwoordigen. Anderzijds moeten burgers erop kunnen vertrouwen dat de overheid zorgvuldig en rechtmatig omgaat met gevoelige informatie zoals persoonsgegevens. Als het informatiebeheer niet op orde is, kan de overheid niet aan de eisen en verwachtingen vanuit de samenleving voldoen. Het vertrouwen in de overheid en in de democratische rechtsorde en het langetermijn-geheugen van overheid en samenleving wordt dan aangetast.
• Bedrijfsvoeringsrisico’s. Procesinformatie is onontbeerlijk voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering; lacunes in deze informatie kunnen de bedrijfsvoering verstoren. Dat kan materiële en/of financiële schade tot gevolg hebben, de doelmatigheid van het overheidsapparaat aantasten en de dienstverlening aan de burger doen verslechteren.