Deze pagina is onderdeel van de Eisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO-eisen).
Eis
De export van een informatieobject voldoet aan een open standaard formaat.
Doel
De export is op zo veel mogelijk plaatsen bruikbaar, zonder afhankelijk te zijn van één leverancier. Nu en in de toekomst.
Toelichting
Bij een open standaard formaat is de kans groter dat er softwareondersteuning is voor het openen en verwerken van de export. Dat bevordert de bruikbaarheid van de export tegen redelijke kosten. Het is daarvoor echter geen garantie: ook een open standaard kan in onbruik raken. Omgekeerd zijn er niet-open formaten die door veel leveranciers ondersteund worden. Zoals de formaten van Microsoft Office.
Voor sommige informatietypen bestaat er geen geschikt open standaard formaat. Kies in dat geval een formaat dat zo goed mogelijk aan de doelstelling voldoet. Dat is meestal een veelgebruikt formaat dat door meerdere leveranciers ondersteund wordt.
Deze eis betekent niet dat een informatieobject in een open standaard formaat opgeslagen moet zijn. Zolang het informatieobject bij de export maar getransformeerd kan worden naar een open standaard.
Implementatieadvies
- Stel een lijst vast van voorkeursformaten (open standaarden of formaten die zo goed mogelijk aan de doelstelling voldoen). Met deze lijst kunnen ontwerpers eenvoudig toetsen of ze de juiste formaten exporteren.
- Gebruik zo veel als mogelijk standaarden uit de lijsten van het Forum Standaardisatie ('Pas toe of leg uit'-lijst en Lijst met gangbare standaarden) . Dat bevorderd de bruikbaarheid van informatie binnen de hele overheid.
- Controleer of de exports voldoen aan de voorkeursformaten.
- Sla informatieobjecten, waar mogelijk, meteen op in een voorkeursformaat. Dat scheelt conversie bij een export, en dat verkleint de kans op conversiefouten.
- Pas de lijst met voorkeursformaten geregeld aan bij de dan gangbare formaten. Indien nodig, pas dan meteen de betreffende exportfuncties aan.
Bronverwijzingen
- Open standaarden zijn de norm (website Forum Standaardisatie)
- NEN 2082 par. 6.3 ("In het geval van digitale archiefstukken moet er een lijst zijn van (versies van) toegelaten bestandsformaten die regelmatig moet worden onderhouden.")
- Archiefregeling art. 26, lid 1 (dit artikel schrijft voor dat digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging beschikbaar is in een open standaard.)