Deze pagina is onderdeel van de Eisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO-eisen).
Eis
Er is een vastgestelde Selectielijst waarin is beschreven hoe lang informatieobjecten bewaard worden.
Doel
Gebruikers hebben inzage in de termijn dat informatieobjecten toegankelijk zijn. Op basis daarvan kunnen belanghebbenden, zo nodig, bezwaar maken bij de zorgdrager of zelf maatregelen nemen om informatie langer beschikbaar te houden.
Toelichting
Er is een vastgestelde selectielijst met daarin een systematische opsomming van categorieën informatieobjecten die in aanmerking komen voor blijvende bewaring of voor vernietiging na het aflopen van een (gespecificeerde) bewaartermijn.
De organisatie bepaalt niet bij elk informatieobject afzonderlijk of en hoe lang het bewaard moet worden. De organisatie legt die keuze vast per categorie informatieobjecten: moet deze categorie worden bewaard en zo ja, blijvend of met een bewaartermijn waarna wordt vernietigd? Dat resulteert in een selectielijst. Na vaststelling is deze lijst onderdeel van de inrichting van het informatiebeheer van de organisatie. De organisatie gebruikt deze lijst bij de uitvoering van alle processen. Komt in een proces een informatieobject beschikbaar, dan volgt uit de selectielijst of het object blijvend bewaard of vernietigd moet worden na afloop van de bewaartermijn uit de lijst.
Een selectielijst geeft inzicht. Maar zij geeft geen antwoord op de vraag hoe om te gaan met meerdere versies van een informatieobject. Daarom hieronder enkele aanwijzingen aan de hand van een voorbeeld van een informatieobject met meerdere versies.
Implementatieadvies
- In Belangen in Balans. Handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd van het Nationaal Archief staat een uitgebreide toelichting over hoe een selectielijst wordt opgesteld.
- Vertaal de selectiecriteria naar een automatisch filter op metagegevens. Zodat de bewaartermijn van elk informatieobject automatisch bepaald kan worden. Dat scheelt in de beheerlasten en voorkomt vergissingen.
Voorbeelden
- Van een tekstdocument ontstaan in de loop der tijd meerdere versies (werkversie, concept, vastgesteld). Het gaat hierbij om een besluit. In dat licht is de werkversie van de overheidsmedewerker waarschijnlijk weinig relevant voor het verloop van het proces en de keuzes daarin. Die versie komt dan niet in aanmerking voor (blijvende) bewaring. Maar de conceptversie die uitgebreid is besproken en/of ter visie is voorgelegd, komt wel in aanmerking voor (blijvende) bewaring. Welke versie(s) wel of niet bewaard moeten blijven, is een keuze binnen het werkproces. Want het zijn keuzes die moeilijk vooraf en als een vaste parameter zijn vast te leggen. Die keuzes moet men vaak 'handmatig' (= niet geautomatiseerd) maken. In de praktijk zal dat gebeuren door een behandelend ambtenaar. Die kent de context en kan de verschillende versies beoordelen. Dat neemt niet weg dat er wel algemene richtlijnen nodig zijn voor dit soort situaties. Het is van belang dat die ook worden opgenomen in de selectielijst(en). Hoe lang die versies van een informatieobject moeten blijven, daar is wel een regel voor te geven: de te bewaren versies moeten even lang bewaard worden. Dus zegt de selectielijst dat het besluit uit het voorbeeld tien jaar bewaard moet blijven, dan geldt die bewaartermijn voor alle andere versies die worden bewaard.
- Een overzicht van vastgestelde selectielijsten.
- Voorbeelden van collectief opgestelde selectielijsten zijn: selectielijst provincies en selectielijst gemeenten.
Bronverwijzingen
- Archiefwet 1995, artikel 5 zegt dat de zorgdrager verplicht is tot het ontwerpen van een (of meer) selectielijst(en). Het kunnen er dus ook meer zijn, maar vaak is er één lijst voor de hele organisatie. Het ontwikkelen van een selectielijst gebeurt soms in collectief verband. Voor gemeenten bijvoorbeeld gebeurt dat door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG).