Vernietiging

Kwaliteitseis voor de archivering van overheidsinformatie

Eis

Informatieobjecten worden niet eerder en niet later vernietigd dan is aangeven in de selectielijst. Na vernietiging van een informatieobject is er een verklaring van vernietiging beschikbaar.

Toelichting

Als informatieobjecten in aanmerking komen voor vernietiging na afloop van de bewaartermijn, dan moet dat volgens de wet ook gebeuren. Vernietigen is dus een verplichting. Waarbij de vernietiging wordt gedocumenteerd zodat de overheidsorganisatie zich hierover kan verantwoorden. De wettelijke verplichting tot vernietiging geldt voor alle informatieobjecten. Van deze eis mag dus niet afgeweken worden voor bepaalde risicoklassen. Merk op dat bij een wijziging van gegevens van een informatieobject er een nieuwe versie van dat informatieobject ontstaat. Verschillende versies zijn verschillende informatieobjecten. Dat betekent dat bij een wijziging de voorgaande versie niet zonder meer overschreven mag worden, want dat is een vorm van vernietigen. Informatieobjecten mogen alleen overschreven worden als op grond van de selectielijst de voorgaande versie vernietigd mag worden. Dit is een aandachtspunt bij digitale informatie. Veel beheerapplicaties beschikken namelijk niet over functionaliteit om voorgaande versies te bewaren.

Implementatieadvies

  • De bewaartermijn is vastgelegd in de metagegevens van een informatieobject.
  • Het aflopen van die termijn wordt automatisch gesignaleerd, waarna vernietiging volgt.
  • Maak voor informatieobjecten waarvan automatische signalering niet mogelijk met de beheerders duidelijke afspraken over vernietiging. En controleer deze.
  • De verklaring van vernietiging is beschikbaar via de hyperlinks die eerder verwezen naar de weergave van het informatieobject.
  • Voer versiebeheer in de applicaties waarmee informatieobjecten worden beheerd. Zodat ook voorgaande versies toegankelijk blijven zolang als noodzakelijk. Als dat niet mogelijk is, exporteer dan bij een wijziging de voorgaande versie naar een archiefapplicatie.

Overweging

De formulering van deze eis geeft aan dat het gaat om de staat van 'het vernietigd zijn' van een informatieobject. Niet om de daartoe uit te voeren acties.

Publicatiestatus

Gepubliceerd

Permanent ID

DUTO-0034