Een duurzaam toegankelijk digitaal archief begint bij een goede inrichting van de werkprocessen. Dat goede begin wordt ondersteund door de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) en haar vele dochters. De NORA is bedoeld als richtinggevend en sturend instrument. Het bevat kaders en bestaande afspraken voor het inrichten van de informatiehuishouding van de Nederlandse overheid.
Indien je meer informatie zoekt over de langdurige bewaring van digitaal archief is het nuttig om de katern Duurzame Toegankelijkheid te lezen.
Al aan het begin van de levenscyclus van informatieobjecten, lang voordat er sprake is van overbrenging (of uitplaatsing) van digitaal archief zou je moeten werken aan de duurzame toegankelijkheid. Verkeert het digitale archief in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ (zoals de Archiefwet 1995 vereist)? Voldoet het aan de kwaliteitseisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie DUTO? In hoeverre sluit de metadata(standaard) van uw systeem aan bij die van het Nationaal Archief?
Daarnaast zou een systeem bij het opslaan van informatie meteen kunnen controleren of de informatie is wat het zegt te zijn. Is een computerbestand met een .pdf-extensie werkelijk een Portable Document Format-bestand (PDF), en zo ja, welke versie? Als Nationaal Archief merken we bij aansluittrajecten van zorgdragers op het e-depot dat de extensie niet altijd de lading dekt. Een.pdf-bestand kan soms een Microsoft Wordbestand blijken te zijn, waarvan de extensie werd veranderd. Dit kan problemen opleveren bij het weergeven van de informatie, omdat veel weergavesoftware wordt gekozen op basis van de bestandsextensie.
Zodra is vastgesteld dat een computerbestand is wat het zegt te zijn, kun je ook controleren of het een valide computerbestand is, dat overeenkomstig de bestandsformaatspecificaties is samengesteld. Of een stapje verder: zijn de lettertypes die nodig zijn voor een authentieke weergave van de informatie in het computerbestand opgenomen? Komt bepaalde metadata (datum, titel, auteur, etc.) van het computerbestand zelf (ruwweg) overeen met de in uw systeem opgeslagen metadata? Etc.
Een goed, duurzaam toegankelijk digitaal archief is niet alleen belangrijk omdat het voor later nodig is, maar levert ook in het dagelijkse gebruik voordelen op. Informatie is dan snel vindbaar, toegankelijk, raadpleegbaar en aantoonbaar authentiek.
