Handleiding steekproeven

Wat is de handleiding steekproeven?

U wilt een steekproef doen in het kader van waardering en selectie? Op deze pagina vindt u voorwaarden voor en informatie over het trekken van een steekproef. Met een stappenplan kunt u zelf een steekproef toepassen en documenteren.

Bekijk de voorwaarden

Waarom trek je steekproeven?

Uitvoeringsinformatie is vaak te omvangrijk om in zijn geheel te bewaren, maar soms ook te waardevol om in zijn geheel te vernietigen. Een oplossing kan dan zijn om een representatief deel van dat geheel blijvend te bewaren.

Met een steekproef wordt een deel van de informatie als permanent te bewaren aangemerkt. Deze informatie wordt uiteindelijk overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Hoe trek je steekproeven?

Maak gebruik van het bijhorende stappenplan om steekproeven toe te passen en te documenteren. Voor een uitleg van begrippen, kunt u de begrippenlijst raadplegen.

Naar het stappenplan

Waarop is de handleiding steekproeven van toepassing?

Het is ondoenlijk om alle aspecten van het trekken van steekproeven en alle soorten steekproeven te behandelen. De scope van deze handleiding is daarom beperkt.

De handleiding geeft aanwijzingen voor het periodiek trekken van een relatief eenvoudige aselecte steekproef met standaard parameters op homogene bestanden met uitvoeringsinformatie.

Voor het trekken van zo’n eenvoudige steekproef is het niet nodig om een statisticus in de arm te nemen. Het advies om een statisticus te betrekken geldt wel voor:

aselecte steekproeven met andere parameters, zoals een hogere betrouwbaarheidsinterval of lagere foutmarge;
complexere aselecte steekproeven, zoals de clustersteekproef, de gestratificeerde steekproef en de getrapte steekproef.

Wat is de status van de handleiding steekproeven?

Deze handleiding beschrijft een praktische aanpak om een bepaald aspect van archivering aan te pakken. Het is een advies.

Voor wie is de handleiding steekproeven bedoeld?

De handleiding is bedoeld voor de volgende personen binnen een overheidsorganisatie:

Adviseurs die de opdracht(en) voor het trekken van een steekproef vertalen in concrete plannen. Voorbeelden van deze adviseurs zijn informatiemanagers, functioneel beheerders en adviseurs digitale archivering.
Archiefbeheerders/projectleiders die de opdracht voor het trekken van een steekproef moeten uitvoeren.
Managers die verantwoordelijk zijn voor archivering van overheidsinformatie. Zij nemen de besluiten tot het trekken van een steekproef. Bijvoorbeeld CIO, hoofd DIV of een afdelingsmanager. Managers zullen de handleiding niet zelf gebruiken, maar kunnen wel de opdracht geven deze toe te passen.

Overige informatie

Voorwaarden voor steekproeven

Vermelding in selectielijst

De selectielijst vermeldt het volgende:

bij de categorie informatieobjecten V [termijn], met steekproef [bewaarcriterium];
gebruikte methode.

#Methode eenvoudige aselecte steekproef

Voor een eenvoudige aselecte steekproef met standaard parameters geldt:

een per kalenderjaar toegepast, homogeen steekproefkader van minimaal 1.000 informatieobjecten;
het gebruik van de steekproefcalculator van het Nationaal Archief voor de berekening van de steekproefgrootte, met de volgende onderliggende formule en standaard parameters:

Formule

Uitgeschreven tekst

Formule berekening steekproefgrootte in één regel uitgeschreven: n=" ("Z2 x P (1 – P)" /"S2")/(“1” + “[“Z2 x P (1 – P )" /"S2 x N"]” )

Parameters

n = steekproefgrootte
Z = factor die hoort bij een bepaald betrouwbaarheidsinterval
P = spreiding
S = foutmarge
N = populatie

Standaard parameters:

betrouwbaarheidsinterval van 95%
een spreiding van 50%
een foutmarge van 5%

Methode andere aselecte steekproefmethodes

Voor alle andere aselecte steekproefmethodes geldt:

schriftelijk advies van een gediplomeerd adviseur (master in de sociometrie, psychometrie, sociale wetenschappen of wiskunde mét ervaring of specialisatie in de toegepaste statistiek) aan de overheidsorganisatie;
met ten minste informatie over populatie, steekproefkader, eventuele strata of clusters, formule voor de berekening van de steekproefgrootte en de parameters voor betrouwbaarheidsinterval, spreiding en foutmarge.

Registratie van toepassing

De toepassing van de steekproefmethode wordt geregistreerd in de verklaring van vernietiging (conform artikel 8 van het Archiefbesluit 1995). En in de verklaring van overbrenging (conform artikel 9 van het Archiefbesluit 1995). Beide vermelden minimaal:

de wijze waarop de blijvend te bewaren informatieobjecten zijn toegewezen;
een lijst van de vernietigde en blijvend bewaarde informatieobjecten.

Stappenplan voor steekproeven

Dit stappenplan hoort bij de handleiding steekproeven. Het ondersteunt bij het trekken van een steekproef in het kader van waardering en selectie. Voor een uitleg van begrippen, kunt u de begrippenlijst raadplegen.

1. Steekproefmogelijkheid controleren of vastleggen

1.1 Bestaande steekproefmogelijkheid controleren

Actie: Kijk in de selectielijst van de eigen overheidsorganisatie of de steekproef conform de voorwaarden expliciet vermeld wordt. Zo ja, ga dan naar stap 2. Zo nee, ga dan naar stap 1.2.

Doel: De steekproef is conform de selectielijst van de eigen overheidsorganisatie.

Betrokkenen: Archiefbeheerder.

#1.2 Nieuwe steekproefmogelijkheid vastleggen

Actie: Steekproeven moeten vermeld worden in een selectielijst. Vermeld bij het opstellen of actualiseren van een selectielijst voor de eigen organisatie expliciet dat steekproeven getrokken worden. Beschrijf deze in de selectielijst volgens de daaraan gestelde voorwaarden.

Bekijk eerst samen met de archiefbewaarplaats of en, zo ja, welke steekproef geschikt is. Hou daarbij rekening met de omvang, inhoud, homogeniteit, continuïteit en de relatie tot andere informatieobjecten. Steekproeven bieden de mogelijkheid om op basis van een deel van de informatieobjecten een uitspraak te doen over alle informatieobjecten. Een steekproef is een van de mogelijkheden. Andere opties zijn:

Het bewaren van sommige informatieobjecten op basis van kwalitatieve criteria. Bijvoorbeeld: van alle klantendossiers alleen de dossiers met klachten bewaren.
Het bewaren van sommige informatieobjecten als voorbeeld (een ‘specimen’) als het selectiedoel vooral bedoeld is om het proces en/of de inhoud van de informatieobjecten te illustreren. Bijvoorbeeld: van alle aankoopdossiers één voorbeeld van elk type aankoop bewaren.
Het bewaren van alle informatieobjecten wanneer deze erfgoedwaarde bezitten of van groot belang zijn voor de recht- en bewijszoekende burger. Bijvoorbeeld: alle adoptiedossiers bewaren.
Het vernietigen van alle informatieobjecten wanneer de informatie geen enkele toegevoegde waarde bezit. Bijvoorbeeld: alle facturen vernietigen.

Doel: De steekproef is vastgelegd in een selectielijst, conform de selectiedoelstelling en de archiefwetgeving.

Betrokkenen: Archiefbeheerder, archiefbewaarplaats (voor het rijk: Nationaal Archief).

#2. Bewaartermijn controleren

Actie: Controleer of de in de selectielijst opgenomen bewaartermijn voor informatieobjecten waarop je een steekproef wilt trekken, verstreken is.

Doel: De steekproef wordt alleen op semi-statische informatieobjecten toegepast. Dynamische informatieobjecten hebben nog waarde voor de organisatie en kunnen geen onderdeel zijn van een steekproef.

Betrokkenen: Archiefbeheerder.

3. Steekproefkader beschrijven

Actie: Beschrijf de volgende kenmerken van het steekproefkader: periode, homogeniteit en aantal. En controleer of deze voldoen aan de daaraan gestelde voorwaarden. Bewaar alle informatieobjecten als deze niet aan de voorwaarden voldoen. Ga zo nodig terug naar stap 1.2 en bekijk samen met de archiefbewaarplaats of er een andere selectiebeslissing genomen en vastgelegd moet worden.

Doel: De steekproef wordt toegepast op een in de tijd afgebakend en homogeen steekproefkader om statistisch verantwoord te zijn. En op een voldoende groot steekproefkader (minimaal 1000 informatieobjecten) om de inspanning te rechtvaardigen.

Betrokkenen: Archiefbeheerder, eventueel archiefbewaarplaats (voor het rijk: Nationaal Archief).

4. Steekproefgrootte berekenen

Actie: Bereken de steekproefgrootte op basis van een formule en een aantal parameters, die aan alle daaraan gestelde voorwaarden beantwoorden.

Doel: De steekproefgrootte voldoet aan een aantal gedocumenteerde kenmerken om statistisch verantwoord te zijn.

Betrokkenen: Archiefbeheerder.

5. Random getallen genereren

Actie: Genereer een aantal random (willekeurige) getallen. Het aantal is gelijk aan de steekproefgrootte. Gebruik de random getallen generator van het Nationaal Archief als de beheeromgeving die mogelijkheid niet biedt.

Doel: Niet alleen de bepaling van steekproefgrootte, maar ook de toewijzing van de steekproef is aselect bepaald om statistisch verantwoord te zijn.

Betrokkenen: Archiefbeheerder.

6. Random getallen koppelen aan blijvend te bewaren informatieobjecten

Actie: Koppel de gegenereerde random getallen aan de informatieobjecten, die daardoor blijvend te bewaren zijn. Maak een omnummeringstabel als de beheeromgeving die mogelijkheid niet biedt. Kies bij een ontbrekend of leeg informatieobject het eerste daaropvolgend informatieobject.

Doel: Niet alleen de bepaling van steekproefgrootte, maar ook de toewijzing van de steekproef is aselect bepaald om statistisch verantwoord te zijn.

Betrokkenen: Archiefbeheerder.

7. Overbrengen van blijvend te bewaren informatieobjecten

Actie: Breng de blijvend te bewaren informatieobjecten over naar de archiefbewaarplaats. En registreer de gegevens in de verklaring van overbrenging volgens de voorwaarden.

Doel: Zorgen voor het beheer van blijvend te bewaren informatieobjecten. Zorgen dat het beheer onafhankelijk is van de kennis en het voortbestaan van de archiefvormer.

Betrokkenen: Zorgdrager, archiefbeheerder, archiefbewaarplaats (voor het rijk: Nationaal Archief).

8. Vernietigen van alle overblijvende informatieobjecten

Actie: Vernietig alle overblijvende informatieobjecten. En registreer de gegevens in de verklaring van vernietiging volgens de voorwaarden.

Doel: Zorgen voor de effectieve vernietiging van te vernietigen informatieobjecten. Zorgen dat het beheer niet langer kosten met zich meebrengt en risico’s inhoudt voor de archiefvormer.

Betrokkenen: Archiefbeheerder.

Begrippenlijst handleiding steekproeven

#Aselecte steekproef

Steekproef waarbij elk element uit een populatie op basis van toeval dezelfde kans heeft om in de steekproef te worden opgenomen.

#Betrouwbaarheidsinterval

Dit is de mate van de toegelaten onzekerheid, uitgedrukt in procenten. Standaard wordt een betrouwbaarheidsinterval van 95% gehanteerd.

#Clustersteekproef

Steekproef waarbij de populatie verdeeld is in een aantal vergelijkbare deelpopulaties ('clusters'). De steekproef wordt in dit geval gevormd door steekproeven uit elke cluster. Bijvoorbeeld: alle teamleden van drie sportteams van in totaal twintig sportteams van een sportclub.

#Concordans

Zie omnummeringstabel.

#Foutmarge

Dit is de grootte van de toegestane fout, uitgedrukt in procenten. Standaard wordt een foutmarge van 5% gehanteerd. In dat geval ligt bij een steekproefuitkomst van bijvoorbeeld 75% de daadwerkelijke uitkomst van de populatie tussen 70% en 80%.

#Gestratificeerde steekproef

Steekproef waarbij de populatie op basis van een bepaald kenmerk is verdeeld in een aantal groepen (‘strata’) en de steekproef gevormd wordt door steekproeven uit elke groep. Bijvoorbeeld: uit elk team van een sportclub worden drie leden gekozen.

#Getrapte steekproef

Een steekproef waarbij diverse steekproefmethodes gecombineerd worden. Deze worden in verschillende stadia afzonderlijk en na elkaar verricht.

#Homogeniteit

Homogeniteit van de populatie is de mate waarop de elementen van de populatie op elkaar lijken.

#Omnummeringstabel

Een verwijzingstabel tussen de nummering van de beschrijvingen in de beheeromgeving en een andere nummering. Voor steekproeven zijn die laatste de random getallen.

#Populatie

Dit is een op bepaalde aspecten homogene verzameling. Bijvoorbeeld: alle leden van een sportclub.

#Spreiding

De spreiding geeft aan hoe de waarden onderling verschillen, uitgedrukt in procenten. Is dit gegeven onbekend, dan wordt standaard 50% gehanteerd om de benodigde steekproefomvang te maximaliseren.

#Steekproef

Een steekproef is een statistisch begrip. Steekproeven worden getrokken om op basis van een deel van de informatieobjecten een uitspraak te kunnen doen over alle informatieobjecten. Zo kan bijvoorbeeld statistisch onderzoek naar trends worden gedaan. Om zulke uitspraken te kunnen doen moet de steekproef representatief zijn voor de populatie.

#Steekproefkader

Een populatiebestand waaruit een steekproef getrokken kan worden.

Opdracht voor en ontwikkeling van de handleiding steekproeven

Met de wijziging van het Archiefbesluit werd in 2013 een nieuwe aanpak van waardering en selectie van overheidsarchieven ingevoerd. Daarop volgde een handreiking voor een bijbehorende nieuwe waarderingsmethodiek, Belangen in Balans. Belangen in Balans introduceert verschillende waarderingsinstrumenten (systeemanalyse, risicoanalyse, hotspotmonitor), die de mogelijkheid bieden om informatieobjecten te identificeren die voor permanente bewaring in aanmerking komen of na een vastgestelde termijn vernietigd kan worden. Belangen in Balans vermeldt de mogelijkheid van een steekproef op uitvoeringsdossiers, maar geeft verder geen informatie.

De beslissing tot ontwikkeling van een handleiding steekproeven is daarop genomen door het Nationaal Archief. Consultatie is gebeurd middels een klankbordgroep van zowel centrale als decentrale overheden en uitvoeringsorganisaties van de overheid.

Het beheer van de handleiding steekproeven is ondergebracht bij het Nationaal Archief en wordt in samenhang met het beheer op de andere kennisproducten van het Nationaal Archief uitgevoerd. De sturing op de handleiding steekproeven en de andere kennisproducten gebeurt door de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief.

Wijzigingenbeheer handleiding steekproeven

Versies van onderdelen met wijzigingen
Datum	Onderdeel	Wijziging
8 juli 2024	Stappenplan voor steekproeven	De zin 'De steekproef wordt toegepast op een in de tijd afgebakend, homogeen en voldoende groot steekproefkader om statistisch verantwoord te zijn' vervangen door de zinnen 'De steekproef wordt toegepast op een in de tijd afgebakend en homogeen steekproefkader om statistisch verantwoord te zijn. En op een voldoende groot steekproefkader (minimaal 1000 informatieobjecten) om de inspanning te rechtvaardigen' om niet de indruk te wekken dat een steekproef op een kleiner steekproefkader niet meer statistisch verantwoord zou zijn.
11 september 2023	Wijzigingenbeheer handleiding steekproeven	Wijziging naam pagina van versiebeheer in wijzigingenbeheer.
16 juli 2021	Handleiding steekproeven \| Nationaal Archief	Toevoeging link versiebeheer.
16 juli 2021	Versiebeheer van de handleiding steekproeven \| Nationaal Archief	Toevoeging webpagina.
16 juli 2021	Voorwaarden voor steekproeven \| Nationaal Archief	Tekstuele correctie wiskundige formule: in de noemer is ("1+ [Z2 x P " ("1 – P" )"]" /"S2 x N" ) vervangen door ("1” + “[“Z2 x P (1 – P )" /"S2 x N"]” ). N.B. De formule in de steekproefcalculator is wel correct.

Inhoudsopgave