Toelichting per beperkingsgrond

Documenten die de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen. Koning en ministers nemen namelijk altijd één standpunt in naar buiten toe. Het verantwoordelijke overheidsorgaan dat de documenten heeft overgebracht, beoordeelt deze beperkingsgrond bij een verzoek tot inzage zelf. In de praktijk is dit proces vergelijkbaar met de behandeling van een Woo-verzoek.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Correspondentie tussen het staatshoofd (en diens voorganger of opvolger) en ministers; 
• Sommige documenten over de Raad van State, waarvan het staatshoofd voorzitter is.

Relevante wetgeving

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.1.a van de Woo.  
   

Documenten met informatie die de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden. Het verantwoordelijke overheidsorgaan dat de documenten heeft overgebracht beoordeelt deze beperkingsgrond bij een verzoek tot inzage zelf. In de praktijk is dit proces vergelijkbaar met de behandeling van een Woo-verzoek.

Denk bijvoorbeeld aan documenten die informatie bevatten:

• die van vitaal belang is voor de instandhouding en het ononderbroken functioneren van onderdelen van de democratische rechtsorde;
• over de koning en zijn familie en/of bewindspersonen;
• over essentiële onderdelen van de infrastructuur in Nederland;
• over het tegengaan van terrorisme. En meer in het algemeen van organisaties die verantwoordelijk zijn voor de bescherming van de Staat, zoals de krijgsmacht en de Koninklijke Marechaussee;

Deze beperkingsgrond is niet van toepassing op documenten met informatie over: 

• de AIVD/MIVD die onder het bijzondere openbaarmakingsregime van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten valt;
• strafrechtelijke handhaving. Zie daarvoor bijvoorbeeld de beperkingsgrond die rondom de opsporing en vervolging van strafbare feiten.

Relevante wetgeving 

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.1.b van de Woo.

Onder deze grond vallen gegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld. Dat is het geval als een bedrijf documenten met deze vermelding, of een synoniem daarvan, met de overheid heeft gedeeld.

Het gaat slechts om documenten die bedrijfs- en fabricagegegevens bevatten over:

• de technische bedrijfsvoering of het productieproces;
• de afzet van de producten of de kring van afnemers en leveranciers.

Deze beperkingsgrond is niet van toepassing op documenten die informatie bevatten:

• over een bedrijf dat failliet is gegaan en geen opvolger heeft;
• over milieugegevens die openbaar moeten worden gemaakt volgens het Verdrag van Aarhus;
• die niet in vertrouwen met de overheid is gedeeld. Zie daarvoor de beperkingsgrond rondom niet-vertrouwelijke bedrijfs- en fabricagegegevens. Die beperkingsgrond is relatief van aard.

Relevante wetgeving 

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.1.c van de Woo.

Deze beperkingsgrond beschermt de privacy van personen die in documenten geïdentificeerd of identificeerbaar zijn voor zover in deze documenten hun bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens staan.

• Bijzondere persoonsgegevens zijn persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken. En verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. 
• Strafrechtelijke persoonsgegevens zijn persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen.

Deze definities zijn afgeleid uit de AVG (artikel 9 lid 1 en artikel 10). De Autoriteit Persoonsgegevens heeft daarnaast bepaald dat in sommige gevallen geen sprake is van bijzondere persoonsgegevens, maar wel van gevoelige gegevens. Zoals huiselijke omstandigheden of beoordelingen van iemands gedrag. Zulke gegevens kunnen mogelijk ook onder deze beperkingsgrond vallen.

De AVG is alleen van toepassing op gestructureerde bestanden. Deze beperkingsgrond geldt daarom met name wanneer bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens gestructureerd voorkomen en daardoor op een makkelijke wijze terug te vinden zijn. Er is sprake van een gestructureerd bestand:

• wanneer het archief op alfabetische wijze geordend is aan de hand van namen van burgers;
• wanneer namen van burgers voorkomen in de beschrijvingen van documenten of bestandsnamen; 
• bij digitale documenten die makkelijk doorzoekbaar zijn of doorzoekbaar gemaakt kunnen worden.

Onder deze beperkingsgrond vallen niet:

• situaties waarin de betrokkene zelf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarheid van zijn of haar persoonsgegevens; 
• persoonsgegevens die door de betrokkene zelf openbaar zijn gemaakt; 
• documenten die persoonlijke identificatienummers bevatten (daarvoor is een aparte beperkingsgrond opgenomen in de nieuwe Archiefwet); 
• algemene persoonsgegevens (zoals locatiegegevens) die vallen onder de relatieve beperkingsgrond rondom eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.

Relevante wetgeving 

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.1.d van de Woo.
• De definities van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens zijn afkomstig uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), artikel 9 lid 1 en artikel 10. 

Identificatienummers van een natuurlijk en identificeerbaar persoon die nog in leven is, zoals burgerservicenummers (BSN) of fiscale nummers.

Onder deze beperkingsgrond vallen niet: 

• persoonlijke identificatienummers die geen inbreuk op de levenssfeer maken, zoals een personeelsnummer, documentnummers of nummers uit het handels- of BIG-register; 
• documenten met informatie waarvan de openbaarheid inbreuk kan maken op de privacy van een individu, maar die geen persoonlijke identificatienummers bevat. Zie daarvoor de beperkingsgronden rondom bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens en de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer

Relevante wetgeving

• Deze uitzonderingsgrond komt overeen met artikel 5.1.1.e van de Woo. 
   

Onder deze grond vallen documenten met informatie die de internationale betrekkingen van Nederland in gevaar zou kunnen brengen. Het gaat om de betrekkingen met andere landen en staten, maar ook met internationale organisaties. Het verantwoordelijke overheidsorgaan dat de documenten heeft overgebracht beoordeelt deze beperkingsgrond bij een verzoek tot inzage zelf. In de praktijk is dit proces vergelijkbaar met de behandeling van een Woo-verzoek.

Denk bijvoorbeeld aan documenten met informatie bevatten die:

• negatieve gevolgen kan hebben voor die landen of organisaties waarmee Nederland heeft samengewerkt, die niet opwegen tegen de openbaarmaking daarvan;
• het onderhouden van diplomatieke betrekkingen of het voeren van bilateraal overleg met landen of internationale organisaties ook na verloop van tijd zouden bemoeilijken;
• commentaar op beleid bevatten (in sommige gevallen bij diplomatieke correspondentie of andere wijze van verslaglegging) die gevolgen kan hebben voor de bovenstaande punten.

Relevante wetgeving

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.2.a van de Woo.
   

Deze beperkingsgrond is bedoeld om de openbaarmaking te voorkomen van documenten met informatie die de economische belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen kan schaden. Het kan bijvoorbeeld schade toebrengen aan de onderhandelingspositie. Of een effectieve en efficiënte belastingheffing in gevaar brengen. 

Denk hierbij aan documenten met informatie over:

• aanbestedingen, kostenramingen en geaccepteerde biedingsbedragen;
• beleid van de Belastingdienst die de controle en de aanslagregeling in gevaar kan brengen (inclusief informatie over tipgevers); 
• grondopbrengsten en bouwkosten.

Onder deze beperkingsgrond vallen geen documenten met informatie die: 

• gebruikt kan worden om een procedure tegen de Staat of ander openbaar lichaam te starten; 
• gaat over betaling van een schadevergoeding; 
• bestuursorganen in een lastige situatie brengt en/of extra inspanning vereist van bestuursorganen.

Relevante wetgeving 

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.2.b van de Woo.
   

Deze beperkingsgrond is bedoeld om te voorkomen dat het werk van opsporingsambtenaren en het Openbaar Ministerie wordt belemmerd. Bijvoorbeeld doordat er inzicht is in de opsporingsmethode. Ook zou bij openbaarmaking van de documenten met de betreffende informatie de aangifte- en meldingsbereidheid kunnen afnemen.

Denk hierbij aan documenten met informatie over:

• bepaalde vormen van (georganiseerde) misdaad;
• strafrechtelijke gegevens van politie, openbaar ministerie en buitengewoon opsporingsambtenaren;
• van instanties in de strafrechtketen;
• vertrouwelijke opsporingsstrategieën en -methoden.

Onder de beperkingsgrond vallen niet:

• documenten met informatie die onder de beperkingsgrond valt rondom inspectie, controle, en toezicht.
• geseponeerde strafzaken waarbij vervolging is gestaakt. Documenten die hierover informatie bevatten kunnen wel vallen onder privacy-gerelateerde beperkingsgronden zoals bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens of persoonlijke identificatienummers.

Relevante wetgeving 

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.2.c van de Woo.
   

Deze beperkingsgrond gaat om documenten met informatie gericht op het vaststellen van niet-strafbare feiten bij inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen. Deze informatie kan inzicht geven in technieken, tactieken en strategieën van de organen.

Denk hierbij aan documenten die gegevens bevatten die:

• inzicht kunnen geven in technieken, tactieken en strategieën van de organen;
• beleidsdraaiboeken voor bepaalde situaties zijn;
• gaan over steekproefsgewijze systemen waarvan gebruikt wordt gemaakt.

Onder deze beperkingsgrond vallen geen documenten met informatie over:

• beleidsregels waarvan het openbare karakter een gegeven is; 
• de uitkomsten van inspectie, controle en toezicht, tenzij is aangegeven dat de uitkomst zoveel jaar na dato nog vertrouwelijk moet zijn; 
• de geheimhouding van de identiteit van een klokkenluider.

Relevante wetgeving 

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.2.d van de Woo.
   

Deze beperkingsgrond beschermt de persoonlijke levenssfeer van personen die in documenten geïdentificeerd of identificeerbaar zijn. Identificeerbaar wil zeggen dat ze indirect kunnen worden geïdentificeerd. Zoals personen die met algemene persoonsgegevens in documenten voorkomen (naam, geboortedatum, adres, e-mailadres). Andere voorbeelden zijn identificatoren, zoals locatiegegevens, een online identificator of een combinatie van een of meer elementen.

Het Stappenplan bepalen van openbaarheidsbeperkingen bevat meer detail over wanneer de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van toepassing kan zijn.

Onder deze beperkingsgrond vallen geen documenten met informatie:

• over publiek optreden of ambtelijk functioneren;
• over namen en e-mailadressen van ambtenaren in interne stukken, zoals nota’s, memo’s en correspondentie;
• die valt onder de absolute beperkingsgronden van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonlijke identificatienummers.

Relevante wetgeving

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.2.e van de Woo.
   

Met deze grond worden bedrijven beschermd en wordt hun concurrentiepositie niet verzwakt. Ook niet-vertrouwelijke gegevens kunnen de economische positie van een bedrijf benadelen als deze openbaar worden. Als dit nadeel voor een bedrijf groot genoeg is, kan een openbaarheidsbeperking nodig zijn. Maar dit belang moet afgewogen worden tegen het belang van de samenleving bij openbaarheid.

Het gaat slechts om documenten die bedrijfs- en fabricagegegevens bevatten over:

• de technische bedrijfsvoering of het productieproces;
• de afzet van de producten of de kring van afnemers en leveranciers.

Onder deze beperkingsgrond vallen geen documenten met informatie:

• over een bedrijf dat failliet is gegaan en geen opvolger heeft;
• over milieugegevens die openbaar moeten worden gemaakt volgens het Verdrag van Aarhus;
• die in vertrouwen met de overheid is gedeeld. Zie daarvoor de beperkingsgrond rondom Vertrouwelijke bedrijfs- en fabricagegegevens. Die beperkingsgrond is absoluut van aard.

Relevante wetgeving 

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.2.f van de Woo.
   

Onder deze beperkingsgrond vallen documenten met informatie die de beveiliging van personen en bedrijven in gevaar kan brengen of sabotage kan voorkomen.

Denk hierbij aan documenten met informatie over:

• de beveiliging van bedrijven en personen waarvan openbaarmaking risico’s met zich meebrengt;
• beveiliging van individuele personen, ten aanzien van wie een specifiek veiligheidsrisico is onderkend en voor wie veiligheidsmaatregelen zijn getroffen;
• beveiliging van groepen personen in openbare gebouwen of een openbare ruimte, waarbij het veiligheidsrisico juist door grote aantallen aanwezigen wordt gevormd.

Onder de beperkingsgrond valt niet:

• de beperkingsgrond rondom de Veiligheid van de Staat, zoals informatie met betrekking tot defensie en militaire samenwerking.

Relevante wetgeving 

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.2.h van de Woo.
   

Documenten die informatie bevatten die bij openbaarheid het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke organen of bestuursorganen in het gedrang kunnen brengen.

Denk hierbij aan documenten met informatie:

• over bijzonder vertrouwelijke stukken, zoals specifieke stukken van de ministerraad waar crisissituaties zijn besproken of die nog impact kunnen hebben op de eenheid van beleid; 
• over een crisisachtige gelegenheid vanwege de omvang of aard en de gevoeligheid van informatie erover, bijvoorbeeld de MH17-ramp; 
• waarvan openbaarheid kan leiden tot terughoudendheid in de toekomst, zoals onderzoeken van de Rijksrecherche; 
• over interne disciplinaire onderzoeken waarbij vertrouwelijkheid noodzakelijk is om de feiten boven water te krijgen.

Onder de beperkingsgrond vallen geen documenten met informatie die:

• negatieve publiciteit kan veroorzaken voor de Staat; alleen bij internationale betrekkingen kan negatieve publiciteit een rol spelen;
• persoonlijke beleidsopvattingen zijn; deze worden wel door de Woo beschermd, maar niet door de nieuwe Archiefwet;
• zorgen voor informatie-uitwisseling tussen bestuursorganen die voor de oplossing van een probleem in overleg treden met elkaar; 
• over prognoses en beleidsalternatieven gaan voor zover deze uit feitelijke gegevens bestaan. Deze informatie kan eerder niet gedeeld zijn, omdat eenheid van beleid de voorkeur had.\

Onder deze beperkingsgrond vallen ook geen:

• concepten van documenten. Het verantwoordelijk overheidsorgaan vindt het belangrijk om met één stem te spreken. Dat is echter geen reden om concepten niet openbaar over te brengen;
• rapporten die zijn opgesteld door de Rijksrecherche, Rekenkamer en andere bestuursorganen voor het doel van goede en democratische bestuursvorming. Dit geldt in ieder geval voor alle gepubliceerde rapporten.

Relevante wetgeving 

• Deze beperkingsgrond komt overeen met artikel 5.1.2.i van de Woo.