De voorgaande stappen waren gericht op het voorbereiden van de daadwerkelijke risicobeoordeling. In deze stap ga je met de vragenlijst de organisatie in. Je voert gesprekken met proceseigenaren en eventueel vakinhoudelijke experts zoals businessanalisten en informatiearchitecten.
De volgende aandachtspunten helpen je om de effectiviteit van de vraaggesprekken te vergroten:
- Plan altijd een gesprek in. Je kunt de vragenlijst van tevoren opsturen ter voorbereiding, maar plan altijd een gesprek in met de proceseigenaar om de vragenlijst samen te doorlopen. Zo voorkom je dat vragen verkeerd worden geïnterpreteerd. Je vergroot bovendien de zichtbaarheid van informatiebeheer.
- Wees duidelijk over het doel van de risicobeoordeling. Risicobeoordeling is geen vorm van toezicht. Een DUTO-risicobeoordeling is een middel om effectief te kunnen sturen op het gebied van duurzame toegankelijkheid. De rol van de informatieprofessional is om te ontzorgen en mee te denken over mogelijke concrete oplossingen.
- Wees een constructieve gesprekspartner. Zorg dat je de meerwaarde van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie en DUTO-risicobeoordeling uitlegt op een manier die aansluit bij de behoeften en zorgen die er bij de gesprekpartners zijn. Besteed daarbij ook aandacht aan obstakels die ervaren worden bij de uitvoering van taken op het gebied van informatiebeheer.
- Documenteer je waarnemingen. Maak een verslag van het gesprek en deel dit met de betrokkenen, zodat zij zaken nog kunnen aanvullen en bevestigen. Dit helpt om stap 3 uit te kunnen voeren.
- Vraag altijd door. Zo krijg je een scherper beeld van wat er speelt en kun je een beter advies formuleren. De Quickscan DUTO-risicobeoordeling bevat een lijst met verdiepingsvragen die je kunt gebruiken om het gesprek aan te gaan.