Alle overheidsinformatie op sociale media dient te worden gewaardeerd en geselecteerd. Deze overheidsinformatie wordt dus of na verloop van tijd vernietigd of is blijvend te bewaren. In dat geval wordt de informatie naar een archiefbewaarplaats overgebracht. De waardering en selectie wordt toegepast op het geheel aan informatieobjecten. Dus op het profiel én op alle (reacties op) berichten van de gebruiker. Dus niet per (reactie op een) bericht.
Overheidsorganisaties bekijken samen met een archivaris en een externe deskundige hoelang hun informatie moet worden bewaard. En leggen dit vast in een selectielijst. Meer informatie over het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst vind je in de handreiking Waardering en selectie.
Het gebruik van sociale media kan gekoppeld worden aan werkprocessen van een overheidsorganisatie. En dus ook aan een selectielijst die op de categorieën met deze werkprocessen gebaseerd is. Hoe de overheidsinformatie op sociale media vervolgens wordt gewaardeerd, is afhankelijk van het overkoepelende werkproces van de overheidsorganisatie. Gaat het om eenzijdige communicatie? Of om interactie?
Eenzijdige communicatie door de overheidsorganisatie
Bij eenzijdige communicatie, waarbij andere gebruikers niet de mogelijkheid hebben of krijgen om te reageren, wordt de resulterende overheidsinformatie op sociale media doorgaans als volgt gewaardeerd
| Werkproces | Waardering |
|---|---|
| Het geven van publieksvoorlichting | Bewaren (overheidsinformatie op sociale media als eindproduct van het werkproces) |
Bij heel veel overheidsorganisaties is dit werkproces al opgenomen in een selectielijst.
Fictief voorbeeld
Een departement plaatst een bericht op een sociaal-mediaplatform waarop andere gebruikers niet de mogelijkheid hebben of krijgen om te reageren. Dan volgt deze waardering:
| Categorie | Categorie - toelichting | Waardering | Waardering - instrument(en) | Waardering - toelichting |
|---|---|---|---|---|
| Het geven van publieksvoorlichting | Dit proces bevat alle vormen van publieksvoorlichting. via krant, televisie, uitingen op sociale media, etc. | Bewaren eindproduct overige informatie-objecten 5 jaar na creatie vernietigen | Systeemanalyse; risicoanalyse | Planvorming en verantwoording. |
Interactie tussen overheidsorganisatie en andere gebruikers
Bij interactie, waarbij andere gebruikers wel de mogelijkheid hebben en krijgen om te reageren, wordt de resulterende overheidsinformatie op sociale media als volgt gewaardeerd:
| Werkproces | Waardering |
|---|---|
| Interactie met individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen | Afhankelijk van de systeemanalyse en risicoanalyse conform de Handreiking Waardering en selectie |
Bij veel overheidsorganisaties moet dit werkproces nog opgenomen worden in een selectielijst. Dat is nodig omdat interactie op sociale media onder een waaier aan werkprocessen kan vallen. Waarbij het initiatief zowel bij de overheidsorganisatie als bij andere gebruikers kan liggen. Daarom is een koppeling aan en verdere uitsplitsing over meerdere bestaande werkprocessen geen optie. En is dit overkoepelde werkproces nodig.
De overheidsorganisaties moeten dit werkproces vervolgens waarderen. Daarbij kunnen ze rekening houden met het gegeven dat interactie op sociale media tussen overheidsorganisaties en individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen aansluit op de landelijke selectiedoelstelling. Deze doelstelling hechtveel belang aan de interactie tussen staat en samenleving. En dus aan welke overheidsinformatie (ook op social media) in aanmerking komt om blijvend bewaard te worden. Zeker als een overheidsorganisatie – vanuit een bredere kanaalstrategie – actief de interactie zoekt, onder andere via sociale media.
Fictief voorbeeld 1
Een departement gaat actief de interactie aan met individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen, onder meer via sociale media. Het ziet sociale media als deel van een cruciaal proces. Dan volgt deze waardering:
| Categorie | Categorie - toelichting | Waardering | Waardering - instrument(en) | Waardering - toelichting |
|---|---|---|---|---|
| Het aangaan van interactie met individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen | Dit proces bevat alle vormen van interactie. Al dan niet via sociale media | Bewaren | Systeemanalyse | Cruciaal proces. |
Fictief voorbeeld 2
Een stichting gaat niet actief de interactie aan met individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen, onder meer via sociale media. Het ziet sociale media daarom niet als deel van een cruciaal proces. En is van mening dat deze informatie tijdelijk en voor een kortere periode bewaard moet blijven. Dan volgt deze waardering, waarbij de periode ‘x jaar’ wordt bepaald met de handreiking Waardering en selectie:
| Categorie | Categorie - toelichting | Waardering | Waardering - instrument(en) | Waardering - toelichting |
|---|---|---|---|---|
| Het aangaan van interactie met individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen | Dit proces bevat alle vormen van interactie. Al dan niet via sociale media | Vernietigen x jaar na creatie | Risicoanalyse |
Een vastgestelde selectielijst is een momentopname. Daarbij kun je niet met alle toekomstige ontwikkelingen rekening houden. Of deze ontwikkelingen onmiddellijk meenemen bij een herziening. Daarom is het mogelijk om informatie uit te zonderen van vernietiging. Met andere woorden: informatie die in de selectielijst gewaardeerd is als te vernietigen, alsnog blijvend te bewaren.
Uitzonderen van vernietiging is mogelijk op basis van ‘hotspots’. Dat zijn gebeurtenissen met een grote maatschappelijke impact die voldoen aan bepaalde criteria. En die vastgelegd worden in een hotspotlijst. Er zijn nog andere mogelijke uitzonderingsgronden (bijzondere precedenten, gebouwen, personen), maar die zijn niet geschikt voor sociale media.
Meer informatie over uitzonderen van vernietiging en over het opstellen en laten vaststellen van een hotspotlijst is te vinden in de handreiking Waardering en selectie.
Na de vaststelling en publicatie van de hotspotlijst kun je voor elke hotspot de relevante werkprocessen en informatie in kaart brengen. En kan je de betreffende hotspot zo nodig van vernietiging uitzonderen. Specifiek voor sociale media zijn dat mogelijk:
- alle accounts van een organisatie voor de duur van de hotspot;
- één account van een organisatie dat naar aanleiding van de hotspot is gecreëerd;
- (reacties op) berichten in, of meerdere accounts van een organisatie die in het bijzonder informatie bevatten over de hotspot.