Veelgestelde vragen

Leveranciers hebben ook input geleverd. Bij de ontwikkeling van MDTO heeft het Nationaal Archief gebruik gemaakt van redactiegroepen, waarin experts vanuit overheidsorganisaties, archiefinstellingen en ook leveranciers een inhoudelijke bijdrage hebben geleverd. Bij de openbare review in 2019 hebben we ook weer leveranciers opgeroepen om te reageren. De feedback die dit opleverde is zoveel mogelijk verwerkt in MDTO.

Zie de tekst over hoe MDTO tot stand is gekomen.

Zie zowel het overzicht van de voornaamste verschillen tussen TMLO/TMR en MDTO als de mapping van TMLO/TMR naar MDTO.

Steeds vaker stellen organisaties (meta)gegevens beschikbaar als linked data. Om deze ontwikkeling ook voor MDTO-metagegevens mogelijk te maken is al rekening gehouden met het uitwisselen van MDTO-metagegevens als Resource Description Framework (RDF). Daarvoor is een vertaling gemaakt van het MDTO-metagegevensschema naar een RDF-ontologie.

Maar omdat RDF nog niet algemeen gangbaar is binnen informatiebeheer, is MDTO niet helemaal in RDF gespecificeerd. Er kan niet van worden uitgegaan dat alle overheidsorganisaties met RDF kunnen werken. MDTO-metagegevens kunnen wel als RDF beschikbaar gesteld worden in aanvulling op de standaard XML-representatie van MDTO. Bij uitwisseling tussen twee partijen mogen MDTO-metagegevens als RDF beschikbaar gesteld worden in plaats van de standaard XML-representatie, als daar bilaterale afspraken over zijn gemaakt tussen de betrokken partijen. 

De RDF-ontologie is nu bedoeld om ervaring op te doen met het gebruik van RDF voor metagegevens. En is daarom nog geen normerend onderdeel van MDTO Als de praktijk uitwijst dat organisaties er mee uit de voeten kunnen, dan kan de RDF-ontologie alsnog een normerend onderdeel worden. 

MDTO bestaat in de kern uit een metagegevensschema en een koppelvlak voor het uitwisselen van metagegevens. Het is geen informatiemodel zoals bedoeld in MIM (voor het onderscheid gebruikt MDTO nu ook de term metagegevensschema in plaats van de term informatiemodel zoals gebruikt in conceptversie 0.2).

Er is geprobeerd om MIM toe te passen in een conceptversie van MDTO. Maar dat gaf meer verwarring dan duidelijkheid, waarschijnlijk omdat de makers en gebruikers van MDTO niet vertrouwd zijn met MIM. Het gebruik van MIM zou dan betekenen dat de gebruikers eerst MIM moeten doorgronden voordat ze aan MDTO toe komen. Daar biedt MIM onvoldoende meerwaarde voor.

Artikel 19 van de Archiefregeling verplicht een overheidsorganisatie voor hun blijvend te bewaren informatie een metagegevensschema vast te stellen zoals bedoeld in NEN-ISO 23081. Het MDTO-metagegevensschema kan daarvoor als basis dienen, aangevuld met de domein- en/of organisatiespecifieke metagegevens die niet in het MDTO-metagegevensschema opgenomen zijn.

De Woo kent een aantal gronden waarop de openbaarheid van informatie beperkt kan worden. Aan de hand van MDTO kunnen gegevens over beperkingen worden vastgelegd en/of uitgewisseld. De Woo kan vanuit het oogpunt van MDTO gezien worden als een (externe) begrippenlijst voor beperkingen aan het gebruik van informatieobjecten.

MDTO is gebaseerd op de internationale standaard NEN-ISO 23081. Hierin is beschreven wat metagegevens zijn, welke soorten metagegevens er zijn en waarvoor ze gebruikt worden. MDTO voegt daaraan toe de specifieke keuze van metagegevens gebruikt binnen de Nederlandse overheid (het metagegevensschema), plus afspraken voor het uitwisselen van deze metagegevens (de koppelvlakspecificatie). MDTO kan zonder voorafgaande kennis van NEN-ISO 23081 gelezen worden.

Het MDTO-objectenmodel is gebaseerd op het entiteitenmodel van NEN-ISO 23081, met de volgende verschillen (uitgaande van de Nederlandstalige versie NEN-ISO 23081-1):

• Informatieobject in plaats van archiefstuk. 
• Bestand is toegevoegd als apart object.
• Locatie is toegevoegd als contextobject.
• Mandaat wordt niet gebruikt (hangt samen met contextobject Actor, dat geen eigen attributen kent in MDTO).
• Informatie en –archiefbeheer wordt niet gebruikt als apart object (valt als proces onder Activiteit). 

MDTO specificeert in tegenstelling tot NEN-ISO 23081 niet de metagegevens voor activiteiten, actoren en mandaten. Dit was ook geen onderdeel van TMLO en TMR. Metagegevens voor informatieobjecten en bestanden kunnen gespecificeerd worden zonder ook de metagegevens voor de andere objecten te specificeren. De specificatie van deze objecten levert ook een extra hoeveelheid werk op waardoor de ontwikkeling van MDTO langer zou gaan duren. Het is nog niet duidelijk of er een overheidsbrede behoefte is om metagegevens voor de andere objecten te specificeren. Dat moet eerst vastgesteld worden.

NEN-ISO 15489 is de internationale standaard die de algemene concepten en principes van informatiebeheer beschrijft. Het concept metagegevens wordt hier globaal beschreven. De metagegevens die door middel van MDTO worden vastgelegd en uitgewisseld dragen bij aan wat in deze standaard ‘gezaghebbendheid’ van archiefbescheiden wordt genoemd: archiefbescheiden (in MDTO informatieobjecten genoemd) die de kenmerken authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, en bruikbaarheid bezitten. 

MDTO is niet de enige norm voor metagegevens binnen de Nederlandse overheid. Maar wel de enige overheidsbrede norm voor generieke metagegevens voor duurzame toegankelijkheid. Er zijn diverse andere standaarden voor metagegevens, zoals het Nederlands metadataprofiel op ISO 19115 geografie. Binnen de Gemeentelijke Modelarchitectuur (GEMMA) bestaat bijvoorbeeld al het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ). Deze andere standaarden zijn niet-generiek of dienen een ander doel.

MDTO is nadrukkelijk niet bedoeld als vervanger voor de andere metagegevensstandaarden. Elke standaard heeft zijn eigen toepassingsgebied en doel en is als zodanig onmisbaar naast MDTO. Veel van deze metagegevens dragen ook bij aan de vindbaarheid en interpreteerbaarheid van informatie. Daarom gaat de koppelvlakspecificatie ervan uit dat het bronsysteem bij uitwisseling alle beschikbare metagegevens meelevert, in de vorm zoals voorgeschreven door de betreffende standaard. Dit is wat MDTO aanvullende metagegevens noemt.

RiC is een nieuwe standaard die wordt ontwikkeld door de International Council on Archives (ICA). Als beoogd opvolger van onder andere ISAD(G). RiC en NEN-ISO 23081 (waar MDTO op gebaseerd is) bieden beide een raamwerk voor metagegevens die gebruikt worden om informatieobjecten (‘records’ in RiC en in de originele ISO 23081) te beschrijven en te beheren. 

Inhoudelijk zijn er de nodige overeenkomsten. Zo zijn de entiteiten binnen het conceptuele raamwerk van RiC beïnvloed door het entiteitenmodel uit NEN-ISO 23081. Veel attributen in RiC kennen een equivalent in NEN-ISO 23081. 

Het verschil tussen RiC en MDTO zit vooral in het toepassingsgebied. MDTO is in de kern een uitwisselingsstandaard, RiC is een standaard voor het beschrijven van informatieobjecten.

NEN-ISO 23081 richt zich daarbij op alle informatieobjecten, vanaf het moment van ontstaan of ontvangst en voor zolang als zij bewaard worden. MDTO is een nadere uitwerking van NEN-ISO 23081 en richt zich primair op archiefvormers binnen de Nederlandse overheid.

RiC richt zich op informatieobjecten die blijvend te bewaren zijn. De primaire doelgroep van RiC zijn dan ook erfgoedinstellingen.

RiC beoogt wel verdere afstemming met NEN-ISO 23081. 
Metagegevens die door archiefvormers aan de hand van MDTO zijn vastgelegd, kunnen ook met MDTO worden uitgewisseld met erfgoedinstellingen. Die instellingen kunnen RiC gebruiken voor het beheren en beschikbaar stellen van hun collecties. De praktijk moet nog uitwijzen of en hoe de huidige overeenkomsten het uitwisselen van MDTO-metagegevens en het nadien omzetten naar RiC metagegevens ten goede komt.

Een bestand is de representatie van de inhoud van een informatieobject. Het is in die zin een specifieke technische vorm om een informatieobject in vast te leggen. Een informatieobject kan gerepresenteerd worden door meerdere bestanden. Het onderscheid tussen informatieobject en bestand maakt het mogelijk om voor beide objecten aparte attributen te specificeren. De attributen gerelateerd aan een informatieobject beschrijven daarbij de inhoud en de context van het informatieobject. De attributen gerelateerd aan bestanden zijn vooral gericht op het vastleggen van vormkenmerken zoals het bestandsformaat. Zie verder de inleiding van het metagegevensschema voor een beschrijving van het object Bestand. 

MDTO heeft een aantal doelgroepen benoemd, waaronder leveranciers en ontwerpers van informatiesystemen. MDTO gebruikt zoveel mogelijk bestaande termen die aansluiten bij de terminologie die gebruikt wordt binnen de doelgroepen. ‘Informatieobject’ wordt vanuit dat oogpunt als voorkeursterm gebruikt. Het is daarnaast een term die binnen de NORA en DUTO gebruikt wordt, waarbij de term ‘document’ als alternatief wordt gezien. 

De term ‘document’ wordt veelal geassocieerd met tekstdocumenten (bijvoorbeeld gerepresenteerd in de vorm van Word-bestanden). Maar zoals het in de nieuwe Archiefwet wordt bedoeld, omvat het meer dan alleen tekstdocumenten (gedocumenteerde informatie in enigerlei vorm).

Het doel van MDTO is om als norm te worden toegepast op alle informatiesystemen. Vanuit dat oogpunt specificeert het gegevens die generiek zijn voor de Nederlandse overheid. Dus dat ze voorkomen bij (bijna) alle overheidsorganisaties, werkprocessen en informatiesoorten. 

Als MDTO ook nog gegevens zou bevatten die specifiek voor bepaalde domeinen zijn, wordt het veel te groot om te onderhouden. Het zou de toepassing van MDTO ook niet ten goede komen.

Het Nationaal Archief beschikt ook niet over de expertise om domeinspecifieke metagegevens te specificeren. De kenniscentra binnen de betreffende domeinen (zoals Geonovum) zijn daar beter toe in staat. Het is ook beter om bestaande standaarden te gebruiken die al binnen de domeinen worden gebruikt, in plaats van daar nog weer een andere norm naast te zetten.

Binnen MDTO kunnen gebeurtenissen die betrekking hebben op een informatieobject worden vastgelegd en uitgewisseld, door middel van het attribuut ‘Event’. Denk hierbij aan een wijziging of een conversie van een document. Maar MDTO biedt geen directe mogelijkheid om met specifieke attributen gebeurtenissen die betrekking hebben op een proces of zaak vast te leggen en uit te wisselen. Zoals gegevens over wie op welk moment een proceshandeling (zoals digitaal paraferen) heeft verricht.

Gelukkig zijn er twee praktische oplossingen om de vastgelegde gegevens toch met MDTO uit te wisselen. Procesgegevens kunnen worden vastgelegd als onderdeel van een domeinspecifiek of organisatiespecifiek model, zoals het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (‘Status’ in RGBZ). Binnen MDTO is het mogelijk om deze RGBZ-metagegevens, of andere specifieke gegevens, uit te wisselen met het attribuut ‘Aanvullende metagegevens’.

Een andere mogelijkheid is om procesgegevens op te nemen in een afzonderlijk (tekst)bestand en dit bestand als onderdeel van de zaak uit te wisselen. De zaak is dan het informatieobject waar het bestand aan gerelateerd moet worden.

MDTO is een uitwisselingsstandaard. Omdat het informatiebeleid van organisaties vaak verschilt, zal een organisatie na een uitwisseling moeten bepalen of en welke events in de toekomst gepland kunnen en/of moeten worden. Dit kan wel worden bijgehouden in een informatiesysteem. Maar die gegevens hoeven niet gestandaardiseerd te worden en uitgewisseld te worden.

Bewaartermijnen en beperkingen in het gebruik worden met andere attributen vastgelegd en uitgewisseld.

Dit attribuut is toegevoegd na de openbare review van MDTO. Met dit attribuut kunnen aggregaties van informatieobjecten onderscheiden worden. MDTO specificeert niet wat een aggregatie is En schrijft ook niet voor hoe een aggregatieniveau moet heten. Meer traditionele niveaus als dossier of serie worden als voorbeeld genoemd, maar organisaties zijn vrij om aggregatieniveaus te benoemen en deze zelf een naam toe te kennen.

Aggregatieniveaus moeten wel te herleiden zijn naar een begrippenlijst.

Alle attributen in MDTO zijn verplicht, een aantal daarvan zijn verplicht indien bekend. De vraag is dus eerder waarom niet meer attributen zonder meer verplicht zijn. Een uitgangspunt van MDTO is dat het vastleggen van metagegevens alleen zin heeft als deze al binnen het werkproces gebruikt worden. Anders is de kans groot dat de gegevens niet vastgelegd worden of van slechte kwaliteit zijn. Het staat organisaties vrij om zelf meer attributen zonder meer verplicht te stellen.

MDTO standaardiseert verder de manier van uitwisselen en niet zozeer de manier van vastleggen. Dat betekent dat er verschillen kunnen optreden in hoe gegevens worden vastgelegd en welke gegevens beschikbaar zijn. Maar de manier waarop metagegevens beschikbaar worden gesteld is wel gestandaardiseerd.

MDTO kent bij een aantal attributen begrippenlijsten, waarbij consensus bestaat over de waarden zelf en het belang van die waarden voor de duurzame toegankelijkheid van informatie. MDTO biedt daarnaast de mogelijkheid om andere waarden uit te wisselen (afkomstig uit bijvoorbeeld een organisatie- of een domeinspecifieke begrippenlijst). Over deze andere waarden bestaat geen consensus over de betekenis of het belang voor de duurzame toegankelijkheid.

Ook betekent het opnemen van meer specifieke waarden dat begrippenlijsten vaak te groot worden om te onderhouden, wat de toepassing van MDTO niet ten goede komt.

Vanuit het werkveld bleek behoefte aan meer flexibiliteit en minder vastleggen. Vooral voor het aanleverproces was dit een grote wens. Vandaar dat het koppelvlak is gesplitst.

De status van beide modules is niet gelijk: 

• De SIP specificatie maakt deel uit van de norm. Bij gebruik van MDTO is deze verplicht.
• Het proces van aanlevering is een handreiking die advies geeft. Deze heeft geen verplichtend karakter. 

Deze keuze is gemaakt omdat de sidecar structuur:

• meer flexibiliteit biedt in vergelijking met één groot XML-bestand voor alle metagegevens. Bijvoorbeeld bij het opsporen van fouten die tijdens een uitwisseling worden geconstateerd.
• beter opschaalt bij de uitwisseling van grote hoeveelheden informatieobjecten.

De aanleverende en ontvangende partij kunnen afspreken om bij de aanlevering de metagegevens niet in een sidecar structuur uit te wisselen. Dit is dan niet conform MDTO, maar op basis van de onderlinge afspraak. Maar als een van beide partijen conform MDTO wil uitwisselen, moet dit mogelijk zijn.

Dit is een relatie die specifiek in de metagegevens moet worden meegegeven. Vanuit het Bestand door het attribuut ‘Is representatie van’, vanuit het informatieobject door het attribuut ‘Heeft representatie’.

NB. Er is geen relatie mogelijk tussen bestanden onderling. Er moet altijd een relatie met een informatieobject zijn. Wel kunnen meerdere bestanden een relatie hebben met één informatieobject.

Een bronsysteem als definitie kan ook een exporttool omvatten. Het is niet mogelijk om alle verschillende opties afzonderlijk op te sommen. 

MDTO richt zicht op uitwisseling van duurzaam toegankelijke informatie, onafhankelijk  van het soort informatiesysteem. De zaak- en documentservices werken juist goed voor de koppeling tussen zaak- en document management systeem. 

Een SIP is niet veel meer dan een pakket waarmee het mogelijk is om bestanden als één groep te kunnen versturen. Het heeft als voordeel dat de informatie die je uitwisselt één geheel blijft vormen. Dat is vaak wel wenselijk. Andere uitwisselmogelijkheden zijn meestal gericht op uitwisseling van individuele  bestanden. 

Het koppelvlak is bedoeld voor uitwisseling van informatie tussen willekeurige informatiesystemen, via een koppeling. Dus niet alleen voor de uitwisseling met een e-depot. Het is ook bedoeld voor het beschikbaar stellen van informatie uit systemen aan gebruikers (bijvoorbeeld via een website).

MDTO komt tegemoet aan een aantal knelpunten die bij het gebruik van TMLO en/of TMR zijn geïdentificeerd. Kort gezegd betekent overgaan op MDTO dat organisaties bij het uitwisselen van informatie minder of geen last van die knelpunten hebben. MDTO wordt idealiter gebruikt op het moment dat er een verandering gaande is: bij het ontwerpen van een nieuw informatiesysteem, bij een nieuwe koppeling tussen informatiesystemen of bij het opstellen van nieuwe kaders. Mocht dat op korte termijn spelen, dan kan dit aanleiding zijn om op dat moment over te gaan op MDTO.

Dat bepaalt de betreffende archiefinstelling, al dan niet in overleg met de overbrengende organisatie(s). Neem hiervoor contact op met de archiefinstelling. 

Dat is niet vastgelegd in MDTO omdat MDTO uit zichzelf niet verplicht is. Het is aan overheidsorganisaties zelf (of overkoepelende organisaties die hiertoe het mandaat hebben) om te bepalen wat de overgangstermijn van TMLO/TMR naar MDTO is.

In principe in alle informatiesystemen die binnen een organisatie gebruikt worden. Maar gezien het grote aantal systemen die binnen organisaties worden gebruikt is het de vraag of dat haalbaar of zelfs wenselijk is, onder meer vanuit kostenoogpunt. Organisaties kunnen mede op basis van risicoanalyse bepalen binnen welke systemen en met welke prioriteit zij MDTO willen toepassen.

Systemen waar de kans groot is dat de duurzame toegankelijkheid in het geding komt en de impact daarvan op de organisatie ook groot is, komen in aanmerking voor implementatie zodra er gelegenheid toe is Bijvoorbeeld bij het herontwerpen, doorontwikkelen of vervangen van een systeem. 

Ja, organisaties zijn aan de slag gegaan met het toepassen van MDTO. Over hun praktijkervaringen hebben zij een blog geschreven of hun werkwijze gedeeld in een opgenomen webinar. Op het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) zijn deze te vinden in het kennisdossier MDTO onder MDTO in praktijk en Praktijkvoorbeelden MDTO. Meer weten over deze toepassingen of een praktijkervaring toevoegen aan het kennisdossier? Neem contact met ons op.

Organisaties zijn niet verplicht om MDTO te gebruiken. 

Omdat het Nationaal Archief niet bevoegd is om normen verplicht te stellen. Het Nationaal Archief stelt alleen de specificatie op en toetst het draagvlak daarvoor. Overheidsorganisaties bepalen zelf of ze de norm toepassen. Of spreken dat onderling met elkaar af. Een eventuele wettelijke verplichting is aan de wetgever.