Op 1 maart 2024 is MDTO versie 1.0 aangemeld voor opname op de ’pas toe of leg uit’-lijst van het Forum Standaardisatie. Het Forum Standaardisatie heeft op 2 oktober 2024 ingestemd met het intakeadvies MDTO om de standaard in procedure te nemen voor plaatsing op deze 'pas toe of leg uit'-lijst. Een volledig expertonderzoek is aangewezen om de standaard te toetsen aan de criteria voor opname op de lijst. Het onderzoek hiervoor loopt momenteel.
Deze versie omvat alle modules die op dat moment samen het normerende deel van MDTO vormen.
Het is mogelijk dat modules van dit normerende deel van MDTO worden doorontwikkeld en dat die doorontwikkeling in nieuwe versies van die modules resulteert. Deze eventuele nieuwe versies maken dus geen deel uit van de versie die bij het Forum Standaardisatie is ingediend. Net zomin als de niet-normerende onderdelen van MDTO. Die doorontwikkelde en volledige versie van MDTO is ook gepubliceerd op de website van het Nationaal Archief.
Versie 1.0 van MDTO bestaat uit de statische versies van de volgende documenten die verder op deze pagina zijn opgenomen:
- Metagegevensschema: Beschrijving van de structuur, de relaties en betekenis van de metagegevens, en de waarden die zijn toegestaan.
- Begrippenlijsten: Specificatie van de begrippenlijsten die binnen het metagegevensschema gebruikt worden om de mogelijke waarden van bepaalde metagegevens aan te geven.
- XML-schema: Beschrijving van de XML-syntax waarin de metagegevens conform het metagegevensschema uitgewisseld worden. In de vorm van een XML Schema Definition (XSD), als tekst en als HTML, met daarbij een toelichting en voorbeelden.
- Specificatie Submission Information Package: Een Submission Information Package (SIP) is een verzameling informatieobjecten met bijbehorende representaties en metagegevens. Een SIP is bedoeld om informatieobjecten uit te wisselen tussen informatiesystemen.
- Definitie van MDTO-conform: Uitleg wanneer een informatiesysteem aan MDTO voldoet.
Bovenstaande documenten vormen samen de normatieve specificatie van versie 1.0 van de MDTO-standaard. De MDTO-standaard wordt beheerd zoals beschreven in het (MDTO-addendum bij het) niet-normatieve beheerplan.
---
#Metagegevensschema
Wat is een metagegevensschema?
Een metagegevensschema beschrijft de structuur, betekenis en regels waar bepaalde metagegevens aan moeten voldoen. Of zoals geformuleerd in NEN-ISO 23081 een “logische structuur die het verband aangeeft tussen elementen van metagegevens, doorgaans door regels vast te stellen voor het gebruik en beheer van metagegevens, vooral met betrekking tot de semantiek, de syntaxis en de keuzevrijheid (mate van verplichting) van waarden."
Een metagegevensschema kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden, zoals:
- Het ontwerpen of inrichten van de metagegevensfuncties van een informatiesysteem. Een metagegevensschema beschrijft de structuur van de metagegevens. Op basis daarvan kunnen de functies voor opslag, invoeren, wijzigen en tonen van de metagegevens ontworpen worden.
- De uitleg van de betekenis van metagegevens. Bijvoorbeeld in een handleiding of als verklarende tekst in een gebruikersinterface.
- De validatie van metagegevens. Het metagegevensschema beschrijft de regels waaraan de metagegevens moeten voldoen. Op basis daarvan kunnen de metagegevens gecontroleerd worden.
MDTO beschrijft in de basis de metagegevens die behoren bij informatieobjecten en bestanden. Daarnaast beschrijft MDTO een aantal objecten die binnen de context van informatieobjecten van belang zijn.
Objecten
Alles uitklappenMDTO maakt onderscheid tussen verschillende soorten objecten waaraan metagegevens verbonden zijn:
- Informatieobject: Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. Zoals een tekstdocument of een foto. Zie de definitie van Informatieobject voor een nadere toelichting.
- Bestand: Een geordende verzameling van gegevens in elektronische vorm, die door een elektronisch apparaat onder één naam kan worden behandeld en aangesproken. Zoals een Word-bestand of MPEG-bestand. Zie ook de definitie van Bestand.
- Bedrijfsactiviteit: een taak die wordt uitgevoerd door een organisatie (Bron: NEN-ISO 30300:2020). Zie ook de specificatie van Bedrijfsactiviteit.
- Actor: Persoon, groep, organisatie of functionaris. Zie ook de specificatie van Actor.
- Locatie: Fysieke plaats in de ruimte. Zie ook de specificatie van Locatie.
Bedrijfsactiviteit, Actor en Locatie worden gezamenlijk aangeduid als contextobjecten.
In het onderstaande diagram zijn de in MDTO gespecificeerde relaties tussen de verschillende objecten weergegeven:
* deze relaties zijn onderdeel van een gegevensgroep.
Een informatieobject kan samengesteld zijn uit andere informatieobjecten. Dit wordt een aggregatie genoemd. Een archief omvat bijvoorbeeld alle informatieobjecten van één organisatie of persoon. Een dossier bevat alle informatieobjecten die op een bepaald onderwerp betrekking hebben. Een website bevat meerdere webpagina’s en een e-mail kan bijlagen bevatten. MDTO gaat ervan uit dat metagegevens bij elk aggregatieniveau zijn vastgelegd.
Het is niet eenduidig wanneer een informatieobject als aggregatie beschouwd wordt. Bijvoorbeeld:
- Is een e-mail met een bijlage een ongedeeld informatieobject? Of is het een aggregatie met als onderdelen de tekst van de mail en de bijlage?
- Is een database met persoonsbeschrijvingen een ongedeeld informatieobject? Of is het een aggregatie met als onderdelen de beschrijvingen van alle individuele personen?
- Is een wet een ongedeeld informatieobject? Of is het een aggregatie met als onderdelen de artikelen in de wet?
- Is een verzameling van versies van een tekstdocument een ongedeeld informatieobject? Of is het een aggregatie met als onderdelen de losse versies?
Of een informatieobject wordt beschouwd als ongedeeld of als een aggregatie is een keuze waar MDTO geen regels voor geeft. Maar deze keuze heeft wel consequenties voor de metagegevens. Als een informatieobject als ondeelbaar wordt beschouwd, dan is het niet mogelijk om in MDTO-metagegevens onderscheid te maken tussen onderdelen van het informatieobject. Bijvoorbeeld als de versies van een tekstdocument geen afzonderlijke informatieobjecten zijn, dan hebben ze ook geen eigen creatiedatum. En als een wet of besluit ondeelbaar is, dan kunnen de artikelen geen eigen geldigheidsduur hebben. Als een mail ondeelbaar is, dan kunnen er voor de bijlage geen afzonderlijke beperkingen op de openbaarheid gelden.
MDTO kent geen overerving van metagegevens (attribuutwaarden) tussen aggregatieniveaus. Dit betekent dat bij de uitwisseling van MDTO-metagegevens attribuutwaarden op elk aggregatieniveau opgenomen moeten zijn.
Wanneer overerving van metagegevens wordt toegepast is het door de tijd heen moeilijker te waarborgen dat individuele informatieobjecten alle gegevens bevatten. Dit wordt met name een probleem als de informatieobjecten buiten de grenzen van het systeem komen waarin zij zijn aangemaakt.
Omdat MDTO geen eisen stelt aan de manier waarop metagegevens worden vastgelegd, is het wel toegestaan om bij het vastleggen van de metagegevens overerving toe te passen. Mits zij bij de uitwisseling van deze metagegevens wel op elk aggregatieniveau worden genoemd. Een archiefvormer kan in een informatiesysteem bijvoorbeeld alleen op het hoogste aggregatieniveau worden vastgelegd. Bij een uitwisseling dient de archiefvormer dan wel op elk aggregatieniveau vermeld te worden.
MDTO maakt onderscheid tussen een informatieobject als eenheid van informatie ongeacht de vorm, en de specifieke vorm waarin deze informatie wordt gerepresenteerd. Bestanden zijn één vorm van representatie (ook wel manifestatie genoemd). Maar een representatie kan bijvoorbeeld ook een papieren stuk of een videotape zijn. Andere vormen dan bestanden worden in MDTO verder niet behandeld.
De metagegevens die MDTO specificeert voor een informatieobject zijn onafhankelijk van haar representaties. Zoals de titel of auteur. De metagegevens die MDTO specificeert voor een bestand hebben specifiek betrekking op die representatie. Zoals het aantal bytes en het bestandsformaat. Door de metagegevens van informatieobject en representatie van elkaar te scheiden hoeven de representatieonafhankelijke metagegevens slechts één keer vastgelegd te worden. En kunnen in een later stadium gemakkelijk representaties toegevoegd worden aan een informatieobject.
Een informatieobject kan meerdere representaties hebben. Bijvoorbeeld een tekst kan gerepresenteerd worden door een Word-bestand én een PDF-bestand. Of een afbeelding door een bestand met hoge resolutie én een bestand met lage resolutie. De bestanden zijn verschillend, maar de informatie is dan hetzelfde. Om een informatieobject duurzaam toegankelijk te maken en houden, kan het nodig zijn om deze verschillende representaties te onderscheiden. Bijvoorbeeld omdat in de loop van de tijd een bestandsformaat niet meer ondersteund wordt. Of een PDF-bestand voor menselijke lezing en een XML-bestand voor machinale verwerking.
Het is ook mogelijk dat een informatieobject opgedeeld is in meerdere representaties. Bijvoorbeeld losse bestanden voor elke pagina van een gescand tekstdocument. Of een notitie als los bestand voor elke versie. Of een webpagina als een HTML-bestand en bestanden voor de afbeeldingen op de pagina. De representaties bevatten dan niet dezelfde inhoud.
Meestal is het zo dat representaties gekoppeld zijn aan een ongedeeld informatieobject. Maar ook aggregaties kunnen representaties hebben. Bijvoorbeeld een mailbox die beschouwd wordt als een aggregatie van mappen en daarbinnen mailberichten, kan als geheel gerepresenteerd worden door een Outlook-gegevensbestand (.pst-bestand). Of een website die beschouwd wordt als een aggregatie van webpagina’s, kan als geheel gerepresenteerd worden door een Web ARChive-bestand (WARC).
MDTO specificeert alleen metagegevens voor informatieobjecten en bestanden. Maar onderscheidt daarbij wel verschillende soorten contextobjecten: bedrijfsactiviteit, actor en locatie. Omdat daar, vanuit de metagegevens van informatieobjecten, naar verwezen kan worden. Zoals naar de auteur van een tekstdocument of de locatie waar een informatieobject betrekking op heeft. Van deze contextobjecten worden, anders dan naam en identificatie, geen gegevens gespecificeerd in MDTO.
De structuur van metagegevens
Alles uitklappenIn MDTO is een enkel metagegeven bij een object gestructureerd als een attribuut-waardepaar. Bijvoorbeeld:
- naam: ‘Rapport NL Digitaal - Data Agenda Overheid’ (bij een tekstdocument)
- omvang: 324534 (aantal bytes van een bestand)
Het attribuut in het paar is een eigenschap die een object kan hebben. Bijvoorbeeld “naam, ”omschrijving”, of “omvang”. In MDTO wordt een attribuut aangeduid met een tekenreeks zonder spaties.
De waarde in het paar is de waarde van het attribuut voor een specifiek object. Bijvoorbeeld “Jan de Boer” of “1802-06-17”. In MDTO kan de waarde van een attribuut bestaan uit:
- Een enkelvoudig gegeven.
- Een gegevensgroep (waaronder ook een begrip of een verwijzing).
In de attribuutspecificaties van MDTO wordt beschreven welke attribuut-waardeparen binnen MDTO voorkomen.
Een enkelvoudig gegeven is een gegeven dat binnen MDTO niet verder gestructureerd is. De enkelvoudig gegevens vormen de basis van de metagegevens. De enkelvoudige gegevens in MDTO hebben de vorm van een XML built-in datatype (zie XML Schema Part 2: Datatypes). Bijvoorbeeld:
- ‘Jan de Boer’ (een string)
- 125000 (een integer)
- 2021-01-18 (een datum)
Een gegevensgroep is een samengesteld gegeven dat bestaat uit een opsomming van attribuut-waardeparen. Een waarde kan zelf ook een gegevensgroep zijn, in dat geval is er sprake van nesting). Gegevensgroepen worden gebruikt als er meerdere enkelvoudige gegevens nodig zijn om de waarde van een attribuut weer te geven. Bijvoorbeeld:
- identificatie:
kenmerk: ‘9789047706205’
bron: ‘ISBN’
- checksum:
waarde: ‘2C2D00B7ADC331709202290B7626D42759447800306307F452CE150E42CFB762’
algoritme: ‘SHA-256’
datum: ‘2011-04-13T21:11:18’
- betrokkene:
type relatie: ‘rechthebbende’
naam: ‘Architectenbureau Janssen’
identificatie:
kenmerk: ‘99999988’
bron: ‘KVK’
Een verwijzing is een speciale gegevensgroep die gebruikt wordt om te verwijzen naar een ander object. Bijvoorbeeld een informatieobject die een verwijzing naar een representatie (een bestand) of naar een auteur (een actor) heeft. Een attribuut waarvan de waarde een verwijzing is wordt ook wel een relatie genoemd.
Een verwijzing heeft de volgende attributen:
- Naam: Een naam waarmee het object aangeduid wordt. Bedoeld voor menselijke lezing. Bijvoorbeeld “Jan de Boer” voor een actor, “Behandelen bouwvergunningen” voor een activiteit of “Binnenhof 1, 2513 AA Den Haag” voor een locatie. Omdat een naam niet uniek hoeft te zijn, kan het dubbelzinnig zijn welke object aangeduid wordt.
- Identiteit: Een of meerdere unieke identiteitskenmerken waarmee het object aangeduid wordt. Bedoeld voor menselijke of machinale lezing. Omdat de identificatie uniek is, wordt hiermee eenduidig het object aangeduid. Bij voorkeur is de identiteit zodanig dat op grond hiervan de metagegevens over het object gelokaliseerd kunnen worden. Maar MDTO stelt dat niet als eis.
Zie de specificatie van de gegevensgroepklasse verwijzingGegevens en de bijbehorende attributen voor de volledige beschrijving.
Een begrip is een speciale gegevensgroep die gebruikt wordt voor waarden waarvan de betekenis is vastgelegd in een zogenaamde begrippenlijst. Een begrip wordt gedefinieerd als een eenheid van denken (‘concept’ in NEN-ISO 25964-1:2011). Begrippen hebben een betekenis en onderlinge semantische relaties die zijn vastgelegd in een begrippenlijst. Een begrip kan over elk concreet of abstract ding gaan waar we woorden aan geven en over communiceren. Begrippen worden in MDTO gebruikt als attribuutwaarde als het gewenst is de betekenis van die waarde vast te leggen. Zodat voor iedereen duidelijk is hoe die waarde geïnterpreteerd moet worden. Zoals de aanduidingen van informatietypes, categorieën in een classificatieschema of de categorieën in een selectielijst. Een begrippenlijst wordt ook wel een gecontroleerde woordenlijst genoemd.
Een begrip heeft de volgende attributen:
- label: De tekstweergave van het begrip dat is toegekend in de begrippenlijst.
- code: De code die aan het begrip is toegekend in de begrippenlijst.
- begrippenlijst: Verwijzing naar het informatieobject (de begrippenlijst) waarin de betekenis van het begrip is vastgelegd.
Zie de specificatie van de gegevensgroepklasse begripGegevens en de bijbehorende attributen voor de volledige beschrijving.
Een klasse is een verzameling objecten (een objecttype), enkelvoudige gegevens (een datatype) of gegevensgroepen (een gegevensgroeptype). MDTO gebruikt klassen om vanuit de attribuutspecificaties te kunnen verwijzen naar een verzameling. Verder hebben klassen geen speciale betekenis binnen MDTO.
Een klassespecificatie van objecten binnen MDTO bestaat uit de volgende onderdelen:
| Onderdelen | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van de klasse. Deze wordt gebruikt om naar de klasse te verwijzen. De naam is een tekenreeks zonder spaties. Voor objectklassen wordt de naamgevingsconventie UpperCamelCase gebruikt. |
| Definitie | Beschrijving van de betekenis van de klasse. |
| Regels | Nadere eisen waaraan moet worden voldaan. |
| Overerft van | Vermelding van de bovenliggende klasse waarvan de attributen worden overerft. (Merk op dat MDTO geen overerving van attribuutwaarden van bovenliggende aggregatieniveaus kent.). |
| Attributen | Opsomming van de attributen die in MDTO voor deze klasse zijn gespecificeerd. |
| Toelichting | Nadere toelichting op de definitie. De toelichting is alleen bedoeld ter verduidelijking en bevat geen extra eisen aan het object. |
| Voorbeelden | Voorbeelden van elementen van de klasse. |
Een attribuutspecificatie beschrijft de betekenis en de toegestane waarden van een attribuut dat in MDTO-metagegevens voor kan komen.
Een attribuutspecificatie bestaat uit de volgende onderdelen:
| Onderdelen | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van het attribuut. Deze wordt gebruikt om naar het attribuut te verwijzen. De naam is een tekenreeks zonder spaties. Voor attributen wordt de naamgevingsconventie lowerCamelCase gebruikt. |
| Label | De naam van het attribuut voor menselijke lezing. |
| Domein | De klasse van objecten of gegevensgroepen waar dit attribuut een waarde voor kan hebben. |
| Bereik | De klasse(n) van waarden die toegestaan zijn voor het attribuut. Dit kan een datatype of een gegevensgroepklasse zijn. In een aantal gevallen zijn meerdere datatypen toegestaan. Als het bereik “Verwijzing” is, dan is daarbij ook aangegeven naar welke klasse objecten verwezen wordt door dit attribuut. Bijvoorbeeld “Verwijzing (Bestand)” is een verwijzing naar een bestand”. |
| Doel | Waarom het van belang is om dit attribuut op te nemen in metagegevens. Vanuit het perspectief van duurzame toegankelijkheid. Bij de attributen van een gegevensgroep wordt geen doel vermeld. |
| Definitie | De betekenis van het attribuut. |
| Begrippenlijst | Als het bereik “begripGegevens” is, dan is hier aangegeven welke begrippenlijsten zijn toegestaan voor dit attribuut. Mogelijk zijn:
|
| Verplichting | Of het attribuut een waarde moet hebben. Mogelijk zijn:
|
| Herhaalbaar | Of het attribuut voor een object meerdere waarden mag hebben. Mogelijke waarden “ja” of “nee”. |
| Regels | Nadere eisen waar de waarden van dit attribuut aan moeten voldoen. Hierin kan verwezen worden naar waarden van andere attributen. |
| Toelichting | Waar nodig, een toelichting ter verduidelijking van de specificatie. Een toelichting is alleen ter verduidelijking en bevat geen extra eisen. |
| Voorbeelden | Voorbeelden van mogelijke waarden. De voorbeelden zijn alleen ter verduidelijking en bevatten geen extra eisen. Als het bereik een gegevensgroepklasse is, dan bevat de specificatie meestal geen voorbeelden. Die zijn dan opgenomen bij de attributen van de gegevensgroep. |
De volgende datatypen worden gebruikt in de attribuutspecificaties van MDTO.
Alle datatypen zijn ingebouwde (built-in) datatypen gedefinieerd in XML Schema.
| Naam | Toelichting |
|---|---|
| #date | Datum uitgedrukt als YYYY-MM-DD conform ISO 8601. Voorbeeld: 1976-06-13 (13 juni 1976) |
| #gYear | Periode van één kalenderjaar conform ISO 8601. Voorbeeld: 1993 |
| #gYearMonth | Periode van één kalendermaand in een specifiek jaar conform ISO 8601. Voorbeeld: 2001-11 (November 2001) |
| #dateTime | Datum- en tijd uitgedrukt in YYYY-MM-DDThh:mm:ss conform ISO 8601. Voorbeeld: 2014-07-24T08:03:01 (24 juli 2014 8 uur, 3 minuten en 1 seconde) |
| #duration | Periode in tijd uitgedrukt conform ISO 8601. Voorbeeld: P70Y (70 jaar), Of P0Y0M14D (14 dagen) |
| #anyURI | URI conform RFC 3987. URI staat voor Unique Resource Identifier. Het is een gestandaardiseerde manier om te verwijzen naar een stuk data (zoals webpagina’s met informatie, objecten en datasets) en hier direct toegang toe te geven. Een URL is een voorbeeld van een URI. Voorbeeld: https://www.example.com |
| #language | Identificatiekenmerk van een natuurlijk taal conform RFC 3066. Voorbeeld: nl (Nederland) |
| #string | Een reeks tekens of karakters. Een lege string wordt opgevat als een ontbrekende waarde. In MDTO zijn lege strings daarom niet toegestaan. Voorbeeld: “abc 123” |
| #integer | Geheel getal, lengte is minimaal 1 en maximale lengte is onbepaald, zonder voorloopnullen. Subtype van ISO Number (ISO 11404). Voorbeeld: 23042 |
Klassespecificaties
===
Object
Naam
Object
Definitie
Een fysiek, digitaal of conceptueel ding in de werkelijkheid dat van belang is voor een organisatie.
Regels
Geen
Overerft van
Geen
Attributen
Toelichting
Geen
Voorbeelden
- Een locatie
- Een applicatie
- Een tekstdocument
- Een bedrijfsactiviteit
- Een brug
- Een auto
===
Informatieobject
Naam
Informatieobject
Definitie
Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. (bron: DUTO-eisen)
Regels
Geen
Overerft van
Attributen
aggregatieniveau, classificatie, trefwoord, omschrijving, raadpleeglocatie, dekking in tijd, dekking in ruimte, taal, event, waardering, bewaartermijn, informatiecategorie, is onderdeel van, bevat onderdeel, heeft representatie, gerelateerd informatieobject, aanvullende metagegevens, archiefvormer, betrokkene, activiteit, beperking gebruik
Toelichting
Informatieobjecten in de context van MDTO zijn informatieobjecten die voortkomen uit de taken van de overheid.
Informatieobject wordt ook wel archiefstuk of document genoemd in wet- en regelgeving.
Een informatieobject dat is samengesteld uit andere, kleinere informatieobjecten is een aggregatie.
Voorbeelden
- Een document
- Een database
- Een dossier
- Een website
===
Locatie
Naam
Locatie
Definitie
Fysieke plaats in de ruimte.
Regels
Geen
Overerft van
Attributen
Geen
Toelichting
MDTO stelt geen nadere eisen aan de manier waarop een locatie is vastgelegd. Idealiter wordt verwezen naar een begrip in een bestaande registratie, zoals de BAG. Of naar begrip in een bestaande begrippenlijst zoals die bijvoorbeeld gebruikt wordt door OWMS.
Voorbeelden
- Een BAG-locatie
- Een provincie
- Een weg
===
Actor
Naam
Actor
Definitie
Persoon, groep, organisatie of functionaris.
Regels
Geen
Overerft van
Attributen
Geen
Toelichting
MDTO stelt geen nadere eisen aan de manier waarop een actor wordt vastgelegd. Idealiter wordt door middel van de identificatie van de actor verwezen naar een bestaande registratie, zoals het Actorenregister of de basisregistratie Handelsregister. In dat geval kan de naam van de actor ontleend worden aan die registratie.
Merk op dat bij het vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens over een actor beperkingen van toepassing zijn op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). MDTO doet geen uitspraken over welke persoonsgegevens mogen worden vastgelegd en beschikbaar gesteld op grond van de AVG.
Voorbeelden
- Een overheidsorganisatie
- Een natuurlijk persoon
- Een bedrijf
===
Bedrijfsactiviteit
Naam
Bedrijfsactiviteit
Definitie
Een taak die wordt uitgevoerd door een organisatie. (Bron: NEN-ISO 30300:2020)
Regels
Geen
Overerft van
Attributen
Geen
Toelichting
Binnen de context van MDTO wordt met een organisatie een overheidsorganisatie bedoeld.
Voorbeelden
- Het verlenen van vergunningen
- Het uitgeven van rijbewijzen
- Het maken van beleid
===
Bestand
Naam
Bestand
Definitie
Een geordende verzameling van gegevens in elektronische vorm, die door een elektronisch apparaat onder één naam kan worden behandeld en aangesproken. (Bron: Wikipedia)
Regels
Geen
Overerft van
Attributen
URL Bestand, omvang, bestandsformaat, checksum, is representatie van.
Toelichting
Voor meer toelichting zie de beschrijving van Bestand in de inleiding.
Voorbeelden
- Een audiobestand
- Een tekstbestand
Attribuutspecificaties
Attributen bij Klassen
Attributen bij Object
===
identificatie
Label
Identificatie
Domein
Bereik
Definitie
Gegevens waarmee het object geïdentificeerd kan worden.
Doel
Vindbaarheid: met behulp van de identificatie kan het object gevonden worden, ook buiten de oorspronkelijke context.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Ja
Regels
- Een eenmaal toegekende identificatie mag niet meer verwijderd worden.
Toelichting
Een identificatie is permanent, oftewel deze mag niet meer verwijderd worden na toekenning. Een permanente identificatie is nodig om verwijzingen naar objecten ook in te toekomst te kunnen gebruiken.
Voorbeelden
Zie de voorbeelden bij de attributen die onderdeel zijn van deze gegevensgroep.
===
naam
Label
Naam
Domein
Bereik
Definitie
Een betekenisvolle aanduiding waaronder het object bekend is.
Doel
Vindbaarheid: Het object kan gevonden worden op basis van de naam. Bij de presentatie van zoekresultaten en verwijzingen naar objecten wordt vaak de naam getoond.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Het wordt aanbevolen om een naam te kiezen die betekenisvoller is voor anderen dan de direct betrokkenen. Bijvoorbeeld door een beknopte, specifieke omschrijving van de inhoud op te nemen. Denk hierbij aan een aanduiding van onderwerp, plaats en tijd.
MDTO schrijft geen maximale lengte voor, maar het wordt aanbevolen om een naam te kiezen van maximaal 80 karakters. Dit zorgt er bijvoorbeeld voor dat de naam in de presentatie van zoekresultaten volledig getoond kan worden.
Dit wordt, naast ‘naam’, ook wel eens ‘titel’ genoemd.
Voorbeelden
- “Kapvergunning – Van de Spiegelstraat 12, Den Haag – 23 februari 2009”
- “Vergaderdossier van Wijkteam Zuid met huurderscommissies in Hoograven en Lunetten”
- ”Waalsdorpervlakte”
- “Gemeente Zeewolde”
Attributen bij Informatieobject
- aggregatieniveau
- classificatie
- trefwoord
- omschrijving
- raadpleeglocatie
- dekkingInTijd
- dekkingInRuimte
- taal
- event
- waardering
- bewaartermijn
- informatiecategorie
- isOnderdeelVan
- bevatOnderdeel
- heeftRepresentatie
- aanvullendeMetagegevens
- gerelateerdInformatieobject
- archiefvormer
- betrokkene
- activiteit
- beperkingGebruik
===
aggregatieniveau
Label
Aggregatieniveau
Domein
Bereik
Definitie
Het aggregatieniveau van het informatieobject.
Doel
Vindbaarheid: Zoeken op specifiek aggregatieniveau.
Interpreteerbaarheid: Geeft informatie over de aard van het informatieobject.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Open: Aggregatieniveaus
Regels
Geen
Toelichting
Zie de inleiding voor meer toelichting over aggregaties.
Voorbeelden
Zie de waarden in de begrippenlijst Aggregatieniveaus.
===
classificatie
Label
Classificatie
Domein
Bereik
Definitie
Ordening van informatieobjecten in een logisch verband, zoals vastgelegd in een classificatieschema.
Doel
Vindbaarheid: Op basis van de classificatie kan het informatieobject gevonden worden.
Interpreteerbaarheid: Op basis van de classificatie kun je eigenschappen afleiden.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
MDTO vereist geen toepassing van een specifiek classificatieschema. Welke classificaties worden ingevuld wordt bepaald door de classificaties zoals die binnen het bronproces worden gebruikt of mogelijk later als verrijking is toegevoegd.
Een informatieobject kan volgens meerdere classificatieschema’s geclassificeerd zijn. Elke waarde van dit attribuut verwijst dan naar zijn eigen classificatieschema. Veel voorkomend is classificatie volgens het ordeningsplan van de organisatie. Maar classificatie kan ook gebruikt te worden om Informatieobjecten in te delen naar documenttype of zaakdossiers naar zaaktype.
Merk op dat een classificatie soms hetzelfde uitdrukt als andere MDTO attributen. Zoals bijvoorbeeld archiefvormer of Bedrijfsactiviteit, die ook vaak onderdeel van het ordeningsplan zijn.
Merk op dat de waarde van een classificatie een Begrip is. Dit begrip heeft zelf ook weer attributen die de kenmerken van de classificatie (zoals het classificatieschema) beschrijven.
Bij het wijzigen of vervangen van een classificatieschema is het van belang dat de oude classificaties bewaard blijven, omdat dit mogelijk relevante informatie bevat. In een aangepast classificatieschema is terug te vinden hoe de oude waarden zich verhouden tot de nieuwe classificaties (mapping – het vergelijken van attributen en/of waarden in verschillende schema’s). Zie specificatie van begrippenlijst voor meer toelichting.
Voorbeelden
- label: “Offerte”
begrippenlijst:
naam: “Taxonomie van documenttypen, NEN2084”
- label: “Projecten en Programma’s”
begrippenlijst:
naam: “Ordeningsplan Nationaal Archief”
- label: “BBN1”
begrippenlijst:
naam: “Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) versie 1, Basisbeveiligingsniveaus”
===
trefwoord
Label
Trefwoord
Domein
Bereik
Definitie
Trefwoord dat aan het informatieobject is toegekend.
Doel
Vindbaarheid: Op basis van trefwoorden kan een informatieobject makkelijker gevonden worden.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Het staat archiefvormers vrij om trefwoorden te kiezen, hier is geen sprake van een begrippenlijst met toegestane trefwoorden. Waar wel sprake is van een gecontroleerde begrippenlijst, kan classificatie gebruikt worden.
Voorbeelden
- ”toeslagenaffaire”
- “MH17”
- “bockbier”
===
omschrijving
Label
Omschrijving
Domein
Bereik
Definitie
Omschrijving van de inhoud van het informatieobject.
Doel
Vindbaar: Zoekmachines gebruiken vaak treffers die worden gevonden in de omschrijving om resultaten te prioriteren en ook worden (delen van) omschrijvingen vaak getoond in de zoekresultaten. Dit helpt de gebruiker om te bepalen welk informatieobject degene is die wordt gezocht.
Interpreteerbaar: een omschrijving geeft de mogelijkheid om een informatieobject snel te kunnen interpreteren.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
MDTO stelt geen bovengrens aan de lengte van de omschrijving. Omdat elke grens arbitrair is. Een redelijke grens is 2000 tot 3000 tekens. Een omschrijving die langer is schiet over het algemeen zijn doel voorbij. Het effect kan zijn dat maar een deel van de omschrijving wordt getoond door een zoekmachine.
Het is mogelijk dat er meerdere omschrijvingen van een informatieobject zijn, bijvoorbeeld als er op een later moment een alternatieve omschrijving wordt toegevoegd. Dat zal naar verwachting niet vaak voorkomen.
Voorbeelden
- Een korte samenvatting
- Een inhoudsopgave
===
raadpleeglocatie
Label
Raadpleeglocatie
Domein
Bereik
Definitie
Actuele verwijzing naar de locatie waar het informatieobject ter inzage ligt.
Doel
Beschikbaarheid: Als het informatieobject niet online beschikbaar is, dan is inzage op de raadpleeglocatie mogelijk. Tenzij een beperking op het gebruik dit niet toestaat.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Een raadpleeglocatie kan voorkomen bij analoge en digitale Informatieobjecten. Bijvoorbeeld de plaats waar een tekstdocument op papier of een andere informatiedrager ter inzage ligt. Of waar een voorziening staat waarmee een beperkt openbaar digitaal informatieobject ingezien kan worden. Beperkt openbare informatieobjecten zijn daarbij alleen te raadplegen door diegene die daar recht op heeft.
Voorbeelden
Zie de voorbeelden bij de attributen die onderdeel zijn van deze gegevensgroep.
===
dekkingInTijd
Label
Dekking in tijd
Domein
Bereik
Definitie
Een tijdstip of de periode waarop de inhoud van het informatieobject betrekking heeft.
Doel
Vindbaarheid: Maakt het zoeken op tijdstip of binnen een bepaalde periode mogelijk. Bijvoorbeeld zoeken naar een verslag op basis van de datum dat een vergadering heeft plaatsgevonden.
Beschikbaarheid: Sommige tijdstippen bepalen (mede)het moment van vernietigen. Zoals het moment van afwijzen van een vergunningaanvraag.
Interpreteerbaarheid: Het tijdstip of periode bepaalt mede de betekenis van het informatieobject. Bijvoorbeeld wanneer een besluit geldig is.
Verplicht
Ja, indien bekend.
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Er zijn verschillende manieren waarop een informatieobject betrekking kan hebben op een tijdstip of periode. Welk tijdstip of periode bedoeld wordt is vastgelegd in het attribuut dekkingInTijd.
Het attribuut dekkingInTijd heeft betrekking op de inhoud van het informatieobject, niet op het informatieobject zelf. De tijd of periode van een handeling op het informatieobject zelf wordt vastgelegd in het attribuut event waarin deze handeling is beschreven. Zoals een wijziging, conversie of overbrenging.
Merk op dat het voor kan komen dat dekkingInTijd gelijk is aan de datum van een gerelateerd event. Zoals de creatiedatum van een zaakdossier en de startdatum van de behandeling van de zaak. Dit lijken misschien hetzelfde metagegeven. Maar het gaat om twee verschillende metagegevens die toevallig dezelfde waarde hebben. De creatiedatum heeft betrekking op het zaakdossier zelf, de startdatum van de behandeling heeft betrekking op de inhoud van het zaakdossier (namelijk de zaak zelf).
Voorbeelden
Zie de voorbeelden bij de attributen die onderdeel zijn van deze gegevensgroep.
===
dekkingInRuimte
Label
Dekking in ruimte
Domein
Bereik
Verwijzing naar Locatie
Definitie
Plaats of locatie waar de inhoud van het informatieobject betrekking op heeft.
Doel
Vindbaarheid: Het informatieobject kunnen vinden op basis van een plaats of locatie.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Nee
Toelichting
Indien het informatieobject betrekking heeft op meerdere plaatsen of locaties, dan kunnen deze los van elkaar worden vastgelegd.
Voorbeelden
- identificatie:
kenmerk: http://standaarden.overheid.nl/owms/terms/Aarle-Rixtel
bron: “Overheid.nl Web Metadata Standaard (OWMS)”
naam: “Aarle-Rixtel”
- identificatie:
kenmerk: http://bag.basisregistraties.overheid.nl/bag/id/woonplaats/2928
bron: “Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)”
naam: “Asten (nl)”
- naam: “Laarbeek (gemeente)”
===
taal
Label
Taal
Domein
Bereik
Definitie
De taal waarin het informatieobject gesteld is.
Doel
Vindbaarheid: het kunnen vinden van een informatieobject in de gewenste taal.
Interpreteerbaarheid: weten in welke taal of talen een informatieobject gesteld is.
Beschikbaarheid: het vermelden van de taal of talen waarin het informatieobject gesteld is draagt bij aan digitoegankelijkheid en komt tegemoet aan WCAG 2.1.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
De eisen die worden gesteld aan toegankelijkheid van digitale informatie zijn voor de overheid uitgewerkt in het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid. In het besluit wordt gerefereerd aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), versie 2.1.
Voorbeelden
- “nl” (voor Nederlands, conform RFC 3066)
===
event
Label
Event
Domein
Bereik
Definitie
Gebeurtenis die heeft plaatsgevonden met betrekking tot het ontstaan, wijzigen, vernietigen en beheer van het informatieobject en de bijbehorende metagegevens.
Doel
Beschikbaarheid: Sommige events bepalen het moment van vernietigen. Zoals het sluiten van een dossier.
Betrouwbaarheid: Op basis van de events kan de mate van betrouwbaarheid worden beoordeeld. Bijvoorbeeld omdat er ongeoorloofde wijzigingen zijn aangebracht, of omdat er een conversie of migratie is uitgevoerd waarbij mogelijk informatie verloren is gegaan.
Interpreteerbaarheid: Bijvoorbeeld door wie en wanneer het informatieobject is gemaakt of gewijzigd bepaald mede de betekenis. Ook bepaalde bewerkingen kunnen de betekenis beïnvloeden. Bijvoorbeeld omdat daarbij essentiële kenmerken verloren zijn gegaan.
Verplicht
Ja, indien bekend.
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Alle waarden voor event bij elkaar worden wel de eventgeschiedenis genoemd. De eventgeschiedenis beschrijft wat er in de loop van de tijd met het informatieobject is gebeurd.
Dit attribuut heeft betrekking op het informatieobject zelf, niet op de inhoud van het informatieobject. Gebeurtenissen die betrekking hebben op de inhoud van het informatieobject kunnen deels beschreven worden door het tijdstip of periode van de gebeurtenis vast te leggen in het attribuut dekkingInTijd. Bijvoorbeeld de periode waarin een wet van kracht is, of de datum waarop een vergadering heeft plaatsgevonden.
Voorbeelden
Zie de voorbeelden bij de attributen die onderdeel zijn van deze gegevensgroep.
===
waardering
Label
Waardering
Domein
Bereik
Definitie
De waardering van het informatieobject volgens de van toepassing zijnde en vastgestelde selectielijst.
Doel
Beschikbaarheid: geeft een indicatie of het informatieobject tijdelijk of blijvend beschikbaar dient te zijn.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Gesloten: Waarderingen
Regels
Geen
Toelichting
De waardering biedt de mogelijkheid om onderscheid te maken tussen blijvend te bewaren en tijdelijk te bewaren (oftewel op termijn te vernietigen) informatieobjecten. Daar waar bij een tijdelijk te bewaren informatieobject de periode, begin- en of einddatum en trigger van belang (kunnen) zijn, geldt dat niet voor blijvend te bewaren informatieobjecten.
Als onbekend is of er een waardering is of wat de aard van de waardering is, dan wordt de waarde ‘Nader te bepalen’ gebruikt.
Voorbeelden
- Zie MDTO begrippenlijst Waarderingen
===
bewaartermijn
Label
Bewaartermijn
Domein
Bereik
Definitie
Termijn waarin het informatieobject bewaard dient te worden, zoals gespecificeerd in de van toepassing zijnde en vastgestelde selectielijst.
Doel
Beschikbaarheid: geeft aan hoe lang een informatieobject beschikbaar dient te zijn.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
- De termijn dient alleen vastgelegd te worden als waardering de waarde “V” heeft.
Toelichting
Informatieobjecten kunnen een bewaartermijn hebben, op basis van een waardering uit een selectielijst. Ook een informatieobject dat een aggregatie is van andere, kleinere informatieobjecten kan een bewaartermijn hebben. Deze Termijn kan dan overerven op informatieobjecten die onderdeel zijn van die aggregatie. Het vastleggen van bewaartermijnen kan op termijn de aanleiding vormen voor andere beheeracties, zoals vernietiging of overbrenging van informatieobjecten naar een archiefbewaarplaats.
Voorbeelden
Zie de voorbeelden bij de attributen die onderdeel zijn van deze gegevensgroep.
===
informatiecategorie
Label
Informatiecategorie
Domein
Bereik
Definitie
De informatiecategorie uit een vastgestelde selectielijst of hotspotlijst waar de bewaartermijn op gebaseerd is.
Doel
Interpreteerbaarheid: Het kunnen vaststellen van de informatiecategorie waarop de bewaartermijn gebaseerd is.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Vrij
Regels
Geen
Toelichting
Een selectielijst vermeldt de bewaartermijn per categorie informatieobjecten. Door middel van dit attribuut wordt de betreffende informatiecategorie uit de selectielijst aangegeven.
MDTO beschouwd de informatiecategorieën als begrippen. Waarbij een selectielijst een begrippenlijst is die de begrippen definieert. Waarbij de code van het Begrip de codering in de selectielijst is en het label de titel in de selectielijst (zie voorbeelden hieronder). De beschrijvingen van de informatiecategorieën in de selectielijst zijn de definities van de betreffende begrippen. Het is niet nodig om een selectielijst naar een andere vorm om te zetten om deze als begrippenlijst te gebruiken. Mits de selectielijst duidelijk aangeeft hoe de categorieën heten en hoe ze gedefinieerd zijn.
Voorbeelden
- label : “Het ontwerpen, inrichten, testen, doorontwikkelen en opleveren van systemen gericht op de ondersteuning van rijksambtenaren”
code : “9.2.3”
begrippenlijst:
naam: “Selectielijst Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties, versie 1.0”
- label: “Aangiften behandelen/verklaring onder eed of belofte”
code: “7.1.1”
begrippenlijst:
naam: “Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020”
===
isOnderdeelVan
Label
Is onderdeel van
Domein
Bereik
Verwijzing naar Informatieobject
Definitie
De direct bovenliggende aggregatie waar dit informatieobject onderdeel van is.
Doel
Vindbaarheid: Op basis van dit attribuut kan vanuit een informatieobject gezocht worden naar de bovenliggende aggregaties. En omgekeerd kunnen bij een aggregatie de informatieobjecten die daar onderdeel van zijn gevonden worden.
Interpreteerbaarheid: Door middel van aggregatie worden aan elkaar gerelateerde informatieobjecten gegroepeerd. Hiermee wordt mede duidelijk gemaakt wat de context van een informatieobject is.
Interpreteerbaarheid: De waarde van sommige attributen van een aggregatie wordt doorgegeven aan zijn onderdelen (overerving).
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
- Deze relatie mag niet cyclisch zijn. Dat wil zeggen dat een informatieobject geen onderdeel van zichzelf kan zijn via één of meerder stappen van deze relatie.
Toelichting
De attributen isOnderdeelVan en bevatOnderdeel zijn elkaars omgekeerde. Dat wil zeggen dat het informatieobject waarnaar dit attribuut verwijst op zijn beurt verwijst naar dit informatieobject door middel van bevatOnderdeel.
Informatieobject X verwijst naar informatieobject Y door middel van isOnderdeelVan. Informatieobject Y verwijst naar Informatieobject X door middel van bevatOnderdeel.
Deze relatie wordt ook wel de hiërarchische relatie tussen informatieobjecten genoemd. Een informatieobject kan tegelijkertijd onderdeel zijn van een groter geheel en zelf ook onderdelen bevatten.
Bij het uitwisselen van de metagegevens van een enkel informatieobject moeten zowel isOnderdeelVan als bevatOnderdeel ingevuld zijn (waar van toepassing). De waarde van de ene kan mogelijk afgeleid worden van de andere.
Als de metagegevens van een hele collectie in een keer worden uitgewisseld, dan kan het voldoende zijn om de waarde van één van beide attributen uit te wisselen. Mits alle boven- en onderliggende Informatieobjecten in diezelfde collectie aanwezig zijn of al bekend zijn bij de ontvanger.
Voorbeelden
- Het archief waar een serie onderdeel van uitmaakt.
- Het zaakdossier waar stukken betreffende de zaak bij horen.
- De website waar een webpagina onderdeel van is.
===
bevatOnderdeel
Label
Bevat onderdeel
Domein
Bereik
Verwijzing naar Informatieobject
Definitie
Een informatieobject dat direct onderliggend onderdeel is van deze aggregatie.
Opmerking: Dit is de omgekeerde relatie van isOnderdeelVan.
Doel
Vindbaarheid: Op basis van dit attribuut kan vanuit een informatieobject gezocht worden op de onderliggende aggregaties. En omgekeerd kunnen bij een aggregatie de onderdelen gevonden worden.
Interpreteerbaarheid: Door middel van aggregatieniveaus worden aan elkaar gerelateerde informatieobjecten gegroepeerd. Hiermee wordt mede duidelijk gemaakt wat de context van een informatieobject is.
Interpreteerbaarheid: De waarde van sommige attributen van een aggregatie wordt doorgegeven aan zijn onderdelen (overerving).
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
- Deze relatie mag niet cyclisch zijn. Dat wil zeggen dat een informatieobject geen onderdeel van zichzelf kan zijn via één of meerder stappen van deze relatie.
Toelichting
De attributen bevatOnderdeel en isOnderdeelVan zijn elkaars omgekeerde. Dat wil zeggen dat het informatieobject waarnaar dit attribuut verwijst op zijn beurt verwijst naar dit informatieobject door middel van isOnderdeelVan. Informatieobject X verwijst naar informatieobject Y door middel van isOnderdeelVan. Informatieobject Y verwijst naar Informatieobject X door middel van bevatOnderdeel.
Deze relatie wordt ook wel de hiërarchische relatie tussen informatieobjecten genoemd. Een informatieobject kan tegelijkertijd onderdeel zijn van een groter geheel en zelf ook onderdelen bevatten.
Bij het uitwisselen van de metagegevens van een enkel informatieobject moeten zowel isOnderdeelVan als bevatOnderdeel ingevuld zijn (waar van toepassing). De waarde van de ene kan mogelijk afgeleid worden van de andere.
Als de metagegevens van een hele collectie in een keer worden uitgewisseld, dan kan het voldoende zijn om de waarde van één van beide attributen uit te wisselen. Mits alle boven- en onderliggende Informatieobjecten in diezelfde collectie aanwezig zijn of al bekend zijn bij de ontvanger.
Voorbeelden
- Een serie die onderdeel is van een archief.
- Een document dat onderdeel is van een zaakdossier.
- Een webpagina dat onderdeel is van een website.
===
heeftRepresentatie
Label
Heeft representatie
Domein
Bereik
Verwijzing naar Bestand
Definitie
Verwijzing naar het bestand dat een (deel van een) representatie van het informatieobject is.
Doel
Vindbaar: Dit attribuut maakt het mogelijk om (een deel van) een representatie van een informatieobject te vinden.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Dit attribuut maakt het mogelijk om een informatieobject aan een bestand te relateren.
Merk op dat wanneer het gaat om een bestand met aanvullende domeinspecifieke metagegevens, hier het attribuut aanvullendeMetagegevens voor wordt gebruikt.
Manifestatie is een alternatieve term met dezelfde betekenis.
Voorbeelden
- Een document dat uit één of meer Pdf-bestanden bestaat.
- Een e-mail die bestaat uit een bericht met meerdere bijlagen.
- Een rapport dat bestaat uit een bestand met een bijlage in een apart bestand.
===
aanvullendeMetagegevens
Label
Aanvullende metagegevens
Domein
Bereik
Verwijzing naar Bestand
Definitie
Verwijzing naar een bestand dat aanvullende (domeinspecifieke) metagegevens over het informatieobject bevat.
Doel
Interpreteerbaarheid: Aanvullende metagegevens maken het mogelijk om meer (domeinspecifieke) contextinformatie op te nemen bij een informatieobject.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
- Bij het bestand moet opgenomen zijn wat de structuur en betekenis van de extra metagegevens zijn.
Toelichting
Dit attribuut maakt het mogelijk om aanvullende metagegevens, die niet in MDTO worden gespecificeerd, bij het informatieobject op te nemen. Hiermee wordt het ook mogelijk om de originele metagegevens te behouden nadat deze zijn geconverteerd naar MDTO. Informatie over structuur en betekenis van de aanvullende metagegevens kan in het bestand zelf worden opgenomen. In het bestand kan verwezen worden naar een ander informatieobject (bijvoorbeeld een organisatie- of systeemspecifiek datamodel, of een externe bron zoals de RGBZ).
Voorbeelden
- XML-bestand met metagegevens conform RGBZ
- JSON-bestand met aanvullende metagegevens van een bronapplicatie
===
gerelateerdInformatieobject
Label
Gerelateerd informatieobject
Domein
Bereik
gerelateerdInformatieobjectGegevens
Definitie
Relatie met een ander informatieobject dat relevant is binnen de context van het ontstaan, gebruik en/of beheer van dit informatieobject.
Doel
Vindbaarheid: Het gerelateerde informatieobject kan via deze relatie gevonden worden.
Interpreteerbaarheid: Het gerelateerde informatieobject geeft vaak belangrijke contextinformatie voor de interpretatie van dit informatieobject.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Dit attribuut kan gebruikt worden voor het vastleggen van willekeurige relaties tussen informatieobjecten (behalve de aggregatierelaties). Welke relaties relevant zijn is afhankelijk van de context waarbinnen het informatieobject is ontstaan en gebruikt.
Merk op dat dit attribuut niet gebruikt wordt voor het vastleggen van de aggregatierelaties tussen informatieobjecten. Daar is het attribuut isOnderdeelVan voor bedoeld.
Voorbeelden
- Het zaakdossier dat is aangemaakt naar aanleiding van een bezwaar tegen een eerder WOB besluit.
- De voorgaande versie van het informatieobject.
- Een amendement bij een raadsvoorstel.
===
archiefvormer
Label
Archiefvormer
Domein
Bereik
Verwijzing naar Actor
Definitie
De organisatie die verantwoordelijk is voor het opmaken en/of ontvangen van het informatieobject.
Doel
Vindbaarheid: Het kunnen vinden van een informatieobject aan de hand van de verantwoordelijke organisatie.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Onder archiefvormer wordt verstaan de (overheids)organisatie of het organisatieonderdeel waar het informatieobject gecreëerd of ontvangen is.
Het betreft niet externe betrokkenen zoals afzenders (zoals burgers en bedrijven) van brieven of aanvragers van vergunningen. Deze worden beschreven met behulp van betrokkene.
Het gaat hier ook niet om de verantwoordelijkheid voor een beheeractiviteit (die wordt vastgelegd met behulp van event).
Voorbeelden
- identificatie:
kenmerk: https://hdl.handle.net/10648/a132b71b-4c28-4622-9a5d-f9a7d1026d69
bron: “Actorenregister Nationaal Archief”
naam: “Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen” - naam: “Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid”
===
betrokkene
Label
Betrokkene
Domein
Bereik
Definitie
Persoon of organisatie die relevant is binnen de context van het ontstaan en gebruik van dit informatieobject, anders dan de archiefvormer.
Doel
Vindbaarheid: het informatieobject kan aan de hand van de betrokkene(n) gevonden worden.
Interpreteerbaarheid: kennis over de betrokkenen kan inzicht geven in de betekenis van het informatieobject. Bijvoorbeeld wie het geschreven heeft of wie er bij een vergadering aanwezig was plaatst de inhoud in een bepaald daglicht.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
De archiefvormer is formeel verantwoordelijk voor de creatie of ontvangst van een informatieobject binnen de eigen organisatie. Daarnaast kunnen vaak andere personen of organisaties betrokken zijn bij de creatie van een informatieobject of een belang hebben bij de creatie, ontvangst en verdere behandeling van een informatieobject. Zoals de indiener van een WOB verzoek, de aanvrager van een vergunning of de medewerker waar een personeelsdossier betrekking op heeft.
Merk op dat bij het vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens over een betrokkene beperkingen van toepassing zijn op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). MDTO doet geen uitspraken over welke persoonsgegevens mogen worden vastgelegd en beschikbaar gesteld op grond van de AVG.
Voorbeelden
Zie de voorbeelden bij de attributen die onderdeel zijn van deze gegevensgroep.
===
activiteit
Label
Activiteit
Domein
Bereik
Verwijzing naar Bedrijfsactiviteit
Definitie
De bedrijfsactiviteit waarbij het informatieobject door de archiefvormer is ontvangen of gemaakt.
Doel
Interpreteerbaarheid: De bedrijfsactiviteit geeft invulling aan de context waarin een informatieobject gecreëerd of ontvangen is.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
De bedrijfsactiviteit kan bijvoorbeeld het proces zijn dat, of het zaaktype die aan het informatieobject ten grondslag ligt.
Deze informatie zou ook kunnen worden afgeleid van het classificatieschema (zie classificatie), mits dit aansluit op de taken / processen van de organisatie.
Voorbeelden
- identificatie:
kenmerk: “E.01”,
bron: “Ordeningsplan Nationaal Archief”,
naam: “Verwerven van archieven”
===
beperkingGebruik
Label
Beperking gebruik
Domein
Bereik
Definitie
Een beperking die gesteld is aan het gebruik van het informatieobject.
Doel
Beschikbaarheid: De beheerders weten aan wie, hoe en onder welke voorwaarden een gebruiker toegang mag krijgen tot het informatieobject. De gebruiker weet wat hij met het informatieobject mag doen.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Het betreft hier beperkingen aan het gebruik in de breedste zin van het woord. Zoals beperkingen vanuit wet- en regelgeving, een overeenkomst, een verdrag, een afspraak of beleid. Dit omvat, onder andere, beperkingen op grond van openbaarheidsbeperkingen, auteursrechten en geheimhouding.
De beheerders en gebruikers van het informatieobject worden geacht de beperking te respecteren. Een informatieobject kan meerdere beperkingen hebben. Deze moeten dan allemaal gerespecteerd worden.
Onvolledig of onjuist invullen van dit attribuut kan leiden tot onrechtmatig gebruik van het informatieobject. Als onbekend is of er een beperking is of wat de aard van de beperking is, dan wordt als beperkingGebruikType ‘Nader te bepalen’ gebruikt. Dit betekent dat in een later stadium (bijvoorbeeld bij een inzageverzoek) bepaald wordt welke beperking er geldt. Of de beheerder kan er voor kiezen om dit niet verder uit te zoeken en het informatieobject bij voorbaat beperkt beschikbaar te stellen (bijvoorbeeld alleen op de studiezaal).
Voorbeelden
- Beperking op de openbaarheid op basis van de Archiefwet.
- Beperking op gebruik vanwege persoonsgegevens op basis van de AVG
- Rubricering op basis van beveiligingsregelgeving.
- Beperking op basis van de Auteurswet.
Zie ook de voorbeelden bij de attributen die onderdeel zijn van deze gegevensgroep.
Attributen bij Bestand
===
omvang
Label
Omvang
Domein
Bereik
Definitie
Aantal bytes in het bestand.
Doel
Beschikbaarheid: De omvang van een bestand kan relevant zijn voor de manier van beschikbaarstelling. Gegevens over fysieke grootte zijn van belang voor het bepalen van opslagcapaciteit, bij het verzenden van het bestand (benodigde bandbreedte) en bij het willen raadplegen.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Gegevens over fysieke grootte kunnen van belang zijn voor het bepalen van opslagcapaciteit, bij het verzenden van het bestand (kan het als bijlage bij een e-mail of is een file transfer service nodig?) of bij het willen raadplegen (is renderen van het bestand of downloaden de beste optie?).
Voorbeelden
- “2638472”
===
bestandsformaat
Label
Bestandsformaat
Domein
Bereik
Definitie
De manier waarop de informatie in een computerbestand binair gecodeerd is.
Doel
Leesbaarheid: Kan gebruikt worden om te bepalen welke applicatie nodig is om een informatieobject weer te kunnen geven.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Vrij
Regels
Geen
Toelichting
Het bestandsformaat legt vast met welke syntaxis en semantiek de informatie in een reeks enen en nullen wordt vastgelegd en teruggelezen kan worden. De kennis van het formaat is essentieel voor het interpreteren van de gegevens. Gewoonlijk is de kennis vastgelegd in de broncode van een computerprogramma zodat de gebruiker hiervan niets hoeft te weten.
Het geeft de benodigde informatie over de applicatie waarmee het bestand kan worden geraadpleegd d.m.v. de aanduiding van die applicatie. Indien er een PRONOM-ID of Media type (MIME) beschikbaar is dient deze hier te worden vastgelegd.
PRONOM is een register van bestandsformaten dat wordt beheerd door de UK National Archives. Het PRONOM-ID is de meest specifieke aanduiding en heeft daardoor de voorkeur. Het beschrijven van het bestandsformaat aan de hand van het PRONOM-register zorgt voor de grootste mogelijkheden om het bestand leesbaar en interpreteerbaar te houden op lange termijn. Zie voor de mogelijke waarden https://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/
Media types (voorheen MIME) is een alternatieve standaard voor de identificatie van bestandsformaten. Voor een overzicht van Media types (MIME), zie https://www.iana.org/assignments/media-types/.
Voorbeelden
- code : “fmt/40”
label: “Microsoft Word Document”
begrippenlijst:
naam: “PRONOM-register”
- code : “application/msword”
label: “msword”
begrippenlijst:
naam: “IANA Media types”
===
checksum
Label
checksum
Domein
Bereik
Definitie
Gegevens om te bepalen of het bestand beschadigd of gewijzigd is.
Doel
Betrouwbaarheid: Het kunnen controleren of een bestand technisch integer is.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Geen
Voorbeelden
Zie de voorbeelden bij de attributen die onderdeel zijn van deze gegevensgroep.
===
URLBestand
Label
URL bestand
Domein
Bereik
Definitie
Actuele verwijzing naar het bestand.
Doel
Beschikbaarheid: Via de verwijzing kan het bestand worden benaderd en ingezien.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
- De verwijzing naar het bestand is een URL conform RFC 3986.
Toelichting
Geen
Voorbeelden
===
isRepresentatieVan
Label
Is representatie van
Domein
Bereik
Verwijzing naar Informatieobject
Definitie
Verwijzing naar het informatieobject waarvan het bestand een (deel van een) representatie is.
Doel
Vindbaarheid: Dit attribuut maakt het mogelijk om het informatieobject te vinden waar het bestand een (deel van een) representatie van is.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Manifestatie is een alternatieve term voor representatie.
Voorbeelden
- JPEG-bestand dat een (deel van de) representatie is van een document
- E-mailbestand dat een (deel van de) representatie is van een zaak
Attributen bij Gegevensgroepen
- identificatieGegevens
- verwijzingsGegevens
- begripGegevens
- dekkingInTijdGegevens
- eventGegevens
- gerelateerdInformatieobjectGegevens
- betrokkeneGegevens
- beperkingGebruikGegevens
- termijnGegevens
- checksumGegevens
- raadpleeglocatieGegevens
===
identificatieGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
identificatieKenmerk
Label
Kenmerk
Domein
Bereik
Definitie
Een kenmerk waarmee een object geïdentificeerd kan worden.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
- Het kenmerk is uniek binnen de bijbehorende bron.
Toelichting
Een uniek kenmerk is nodig om objecten van elkaar te kunnen onderscheiden. Het is mogelijk dat er in de loop van de tijd meerdere kenmerken aan objecten worden toegekend, in dat geval is het van belang dat eerder toegekende kenmerken behouden blijven.
Voorbeelden
- “123e4567-e89b-12d3-a456-426614174000” (UUID)
- “9789047706205” (ISBN)
- “0518100000320637” (BAG ID)
- “https://hdl.handle.net/10648/71109a75-6cd9-4409-ac14-dd842b5d3ac7” (HTTP-URI)
===
identificatieBron
Label
Bron
Domein
Bereik
Definitie
Herkomst van het kenmerk.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Een identificatiekenmerk kan worden toegekend met behulp van een bepaalde systematiek, binnen een bepaalde applicatie, door een bepaalde organisatie of een individu.
Binnen een organisatie is de uniciteit van een identificatiekenmerk veelal nog wel gewaarborgd, maar zodra het daarbuiten wordt gepubliceerd wordt dat lastiger. Daarom wordt ook de bron vermeldt waarbinnen het identificatiekenmerk uniek moet zijn. Organisaties kunnen ervoor kiezen om een methode te gebruiken waarmee unieke identificatiekenmerken gegenereerd kunnen worden, zoals Universally Unique Identifiers (UUIDs).
Voorbeelden
- “ISBN”
- “Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)”
- “Proza”
- “Handle”
- “Actorenregister”
===
verwijzingsGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
verwijzingNaam
Label
Naam
Domein
Bereik
Definitie
De naam van het object waarnaar verwezen wordt.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Zie het attribuut naam bij Object.
Voorbeelden
Zie het attribuut naam bij Object.
===
verwijzingIdentificatie
Label
Identificatie
Domein
Bereik
Definitie
De identificatie van het object waarnaar verwezen wordt.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Zie het attribuut identificatie bij Object.
Voorbeelden
Zie het attribuut identificatie bij Object.
===
begripGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
===
begripLabel
Label
Label
Domein
Bereik
Definitie
De tekstweergave van het begrip dat is toegekend in de begrippenlijst.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Het label is de tekstweergave van het begrip. Deze aanduiding is het meest geschikt voor menselijke lezing. Het label is één van de manieren om een begrip aan te kunnen duiden, naast de code. Indien er meerdere labels zijn vastgelegd, wordt hier het voorkeurslabel vermeld.
Het verschil tussen label en code is niet altijd evident. Label is bedoeld om een duidelijke beschrijving te geven voor menselijke lezing.
Voorbeelden
- “Creatie” (mogelijk label van eventType)
- “Heeft formaat” (mogelijk label van gerelateerdInformatieobjectTypeRelatie)
===
begripCode
Label
Code
Domein
Bereik
Definitie
De code die aan het begrip is toegekend in de begrippenlijst.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
In sommige begrippenlijsten hebben de begrippen een code om ze aan te duiden. De code is dan één van de manieren om een begrip aan te kunnen duiden, naast het label.
Voorbeelden
- “BBN1” (code in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid voor “Basis beveiligingsniveau 1”)
- “B.2” (code uit het eigen ordeningsplan van het Nationaalarchief voor “Geven van voorlichting en het verstrekken van informatie aan derden”)
===
begripBegrippenlijst
Label
Begrippenlijst
Domein
Bereik
Verwijzing naar Informatieobject
Definitie
Een beschrijving van de begrippen die voor een bepaald toepassingsgebied gebruikt worden is opgesomd. Samen met hun betekenis en hun onderlinge relaties.
Doel
Vindbaarheid: Zoeken mogelijk op basis van keuzelijst van de begrippen uit de begrippenlijst.
Interpreteerbaarheid: De betekenis van het begrip van in de begrippenlijst opgezocht worden.
Betrouwbaarheid: Maakt validatie mogelijk of het begrip een toegestane waarde is.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
1. De begrippenlijst bevat minimaal de volgende onderdelen:
Naam van de begrippenlijst.
Versie (datum en, indien van toepassing, het versienummer).
Beheerder van de begrippenlijst.
Toepassingsgebied waar de begrippenlijst voor bedoeld is.
Opsomming van alle toegestane begrippen binnen de begrippenlijst.
Per begrip (indien van toepassing):
- Code: De code die aan het begrip is toegekend. Moet uniek zijn binnen de begrippenlijst.
- Label: De tekstweergave van het begrip. Moet uniek zijn binnen de begrippenlijst.
- Definitie: Betekenis van het begrip
- Generiekere begrippen: Opsomming van de meer algemene (bovenliggende) begrippen binnen dezelfde begrippenlijst (‘broader term’).
- Specifiekere begrippen: Opsomming van de minder algemene (onderliggende) begrippen in dezelfde begrippenlijst (‘narrower term’).
2. Als de begrippenlijst een voorgaande versie heeft, dan geldt:
Alle begrippen uit de voorgaande versie komen in de nieuwe versie voor. Met dezelfde code, label, betekenis en minimaal dezelfde generiekere en specifiekere begrippen. De definitie mag anders geformuleerd zijn, als de betekenis maar hetzelfde is.
Als een begrip uit de voorgaande versie in de nieuwe versie niet meer gebruikt wordt, dan wordt deze gemarkeerd als niet meer gebruikt (‘deprecated’). Hij blijft wel in de begrippenlijst staan zodat duidelijk is dat deze begrippen voor kunnen komen in eerder vastgelegde metagegevens.
Als een begrip uit de voorgaande versie in de nieuwe versie vervangen is door een ander begrip, dan is deze van-naar-relatie beschreven en heeft het vervangende begrip dezelfde of een algemenere betekenis (‘mapping’).
Toelichting
MDTO maakt gebruik van begrippenlijsten bij attributen waarvan de waarde uit een lijst gekozen moet worden. De begrippenlijst geeft dan aan welke waarden zijn toegestaan (de begrippen) en wat te betekenis van die begrippen is. Een begrippenlijst wordt ook wel aangeduid als een (gecontroleerde) woordenlijst of vocabulaire.
De informatie in een begrippenlijst kan voor verschillende toepassingen gebruikt worden:
- Validatie of een gebruikt begrip inderdaad in de begrippenlijst voorkomt.
- Opzoeken van de betekenis van een begrip
- Het samenstellen van een keuzelijst met toegestane waarden bij het invullen van metagegevens. De relaties met generiekere en specifiekere begrippen kunnen daarbij gebruikt worden voor een hiërarchische presentatie van de keuzelijst.
- Bepalen van de mogelijke waarden in de keuzenlijst van een zoekfunctie.
Deels zijn de toegestane begrippenlijsten in MDTO vastgelegd en deels kan de beheerder van de metagegevens zijn eigen begrippenlijsten bepalen. Als de beheerder eigen begrippenlijsten gebruikt is het van belang dat de begrippen duidelijk gedefileerd zijn in de begrippenlijst. Anders is het voor de gebruiker of toekomstige beheerder van de metagegevens niet duidelijk wat ze betekenen.
MDTO stelt, vooralsnog, geen vormvoorschriften aan een begrippenlijst. Bijvoorbeeld een tekstdocument of een tabel kan voldoen. Mits aan de bovenstaande regels is voldaan. In principe wordt een begrippenlijst echter vastgelegd in SKOS (Simple Knowledge Organization System). Omdat SKOS geldt als de pas-toe-of-leg-uit standaard voor begrippenlijsten (zie https://www.forumstandaardisatie.nl/standaard/skos). In SKOS wordt een ‘begrip’ aangeduid als een ‘concept’. Een verwijzing naar een begrippenlijst kan ook een verwijzing naar een verzameling van (verder ongerelateerde) begrippenlijsten zijn.
Het is niet noodzakelijk dat in een begrippenlijsten over ‘begrip’ gesproken wordt. Deze kunnen bijvoorbeeld ook aangeduid zijn als ‘categorie’ of ‘type’.
Bij voorkeur is de begrippenlijst zelf ook een open standaard. Open standaarden zijn door consensus tot stand gekomen. Hierdoor is de kans groter dat de begrippenlijst goed gedocumenteerd is en door meerdere archiefvormers wordt toegepast. Wat het voor de beheerder en gebruikers van het doelsysteem gemakkelijker maakt om de begrippenlijst te gebruiken.
Bij het overdragen van informatieobjecten met MDTO-metagegevens naar een andere beheerder, is het mogelijk dat de ontvangende beheerder eisen stelt aan de gebruikte begrippenlijsten. Zodat hij in staat is de informatieobjecten en bestanden (geautomatiseerd) te valideren, te beheren, doorzoekbaar te maken en te presenteren op basis van de gebruikte begrippen. Aanbevolen wordt om hier tijdig afspraken over te maken.
Voorbeelden
- Een ordeningsplan. Waarbij elk categorie een begrip is.
- Een zaaktypecatalogus. Waarbij elk zaaktype een begrip is.
- Een selectielijst. Waarbij elke in de selectielijst benoemde categorie informatieobjecten (waaraan een termijn is gekoppeld) een begrip is.
- NEN 2084:2015: Taxonomie van documenttypen.
===
dekkingInTijdGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
===
dekkingInTijdType
Label
Type
Domein
Bereik
Definitie
Nadere typering van het tijdstip of de periode waar de inhoud van het informatieobject betrekking op heeft.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Vrij
Regels
Geen
Toelichting
Geen
Voorbeelden
- Geldend (bijvoorbeeld bij een wet of besluit)
- Datum vergadering (bij een vergaderverslag)
- Looptijd (bijvoorbeeld bij een vergunning, ontheffing, overeenkomst of CAO)
- Periode van behandeling (bijvoorbeeld bij een zaakdossier)
===
dekkingInTijdBegindatum
Label
Begindatum
Domein
Bereik
date, gYearMonth of gYear
Definitie
Datum waar de inhoud van het informatieobject betrekking op heeft. Bij een periode is dit de begindatum.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Indien de exacte datum niet bekend is, kan volstaan worden met alleen het jaar en de maand of alleen het jaar.
Voorbeelden
- “1985-04-20”
- “1985-04”
- “1985”
===
dekkingInTijdEinddatum
Label
Einddatum
Domein
Bereik
date, gYearMonth of gYear
Definitie
Einddatum van de periode waar de inhoud van het informatieobject betrekking op heeft.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
- Als dit attribuut een waarde heeft, dan moet deze in de tijd overlappen met of liggen na dekkingInTijdBegindatum (van dezelfde dekkingInTijdGegevens).
Toelichting
Indien de exacte datum niet bekend is, kan volstaan worden met het jaar en de maand of alleen het jaar.
Voorbeelden
- “1988-05-25”
- “1988-05”
- “1988”
===
eventGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
===
eventType
Label
Type
Domein
Bereik
Definitie
Aanduiding van het type event.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Open: EventTypeLijst
Regels
Geen
Toelichting
Met dit attribuut wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten events. Zodat duidelijk is wat de betekenis van het event is.
Het eventType kan gebruikt worden om automatische acties aan te verbinden. Zo kan bijvoorbeeld de bewaartermijn gestart worden op het moment van het afsluiten van een dossier.
Voorbeelden
- Ontvangst
- Wijziging
Zie ook de MDTO begrippenlijst EventTypeLijst.
===
eventTijd
Label
Tijd
Domein
Bereik
dateTime, date, gYearMonth of gYear
Definitie
Het tijdstip waarop het event heeft plaatsgevonden.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Wanneer het exacte tijdstip niet bekend of niet relevant is, kan volstaan worden met het vermelden van de datum of een deel daarvan (zoals een jaar).
Voorbeelden
- “1985-04-22T23:20:30”
===
eventVerantwoordelijkActor
Label
Verantwoordelijke actor
Domein
Bereik
Verwijzing naar Actor
Definitie
De actor die verantwoordelijk was voor de gebeurtenis.
Verplicht
Ja, indien bekend.
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Het gaat in dit geval om de functionaris of organisatie die verantwoordelijk is voor het event, niet zozeer om personen.
Merk op dat bij het vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens over een actor beperkingen van toepassing zijn op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). MDTO doet geen uitspraken over welke persoonsgegevens mogen worden vastgelegd en beschikbaar gesteld op grond van de AVG.
Voorbeelden
- naam: “Directeur Bestuursondersteuning en Advies” (functionaris)
- naam: “Afdeling inkoop” (organisatieonderdeel)
===
eventResultaat
Label
Resultaat
Domein
Bereik
Definitie
Beschrijving van het resultaat van het event voor zover relevant voor de duurzame toegankelijkheid van het informatieobject.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Voor bepaalde events kan het resultaat relevant zijn voor de betrouwbaarheid of interpreteerbaarheid van het informatieobject. Met name als het event een proces omvat waarin controles worden uitgevoerd. Zoals bij een migratie of een conversie.
Voorbeelden
- “Handtekening valide” (bij het event ‘validatie handtekening’ is de digitale handtekening gecontroleerd)
- “Onvolledig. Van de 34 objecten in het dossier ontbreken 5 objecten” (na het event uitwisseling van zaakdossier X tussen een gemeente en een omgevingsdienst is gebleken dat deze onvolledig is.)
- “Kleur ontbreekt” (na het event digitalisering van de bouwdossiers van een gemeente is gebleken dat scans zwart-wit zijn, waardoor kaarten en tabellen niet goed interpreteerbaar meer zijn.)
===
gerelateerdInformatieobjectGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
===
gerelateerdInformatieobjectVerwijzing
Label
Verwijzing
Domein
gerelateerdInformatieobjectGegevens
Bereik
Verwijzing naar Informatieobject
Definitie
Verwijzing naar het gerelateerde informatieobject.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Geen
Voorbeelden
Zie de voorbeelden bij de attributen die onderdeel zijn van deze gegevensgroep.
===
gerelateerdInformatieobjectTypeRelatie
Label
Type relatie
Domein
gerelateerdInformatieobjectGegevens
Bereik
Definitie
Typering van de relatie met het andere informatieobject.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Open: Relatietypen (informatieobject)
Regels
Geen
Toelichting
Met dit attribuut kunnen verschillende type relaties worden vastgelegd, zoals een volgtijdelijke of functionele relatie.
Voorbeelden
- Zie begrippenlijst Relatietypen (informatieobject)
===
betrokkeneGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
• Type relatie
• Actor
===
betrokkeneTypeRelatie
Label
Type relatie
Domein
Bereik
Definitie
Typering van de betrokkenheid van de actor bij het informatieobject.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Open: Relatietypen (betrokkene)
Regels
Geen
Toelichting
Een persoon of organisatie kan verschillende belangen hebben.
Een voorbeeld van een belang is wanneer iemand het onderwerp is van een informatieobject, bijvoorbeeld bij een personeelsdossier, of een rechtbankdossier. Een voorbeeld van een ander soort belang is wanneer het informatieobject een besluit betreft dat het belang van een persoon of organisatie direct of indirect treft. Bijvoorbeeld de bovenburen van een café dat een vergunning aanvraagt voor een terras, of voor de verruiming van haar openingstijden.
Een andere betrokkene kan degene zijn (persoon of organisatie) die een aanvraag indient, bijvoorbeeld het café (of de eigenaar daarvan) dat de vergunning aanvraagt voor het plaatsen van een terras.
Voorbeelden
Een betrokkene vanuit het perspectief van rechthebbende kan zijn:
- de auteur van een rapport; of
- een fotograaf die een foto heeft gemaakt; of
- degene die geportretteerd is op de foto; of
- de maker van een compositie; of
- een softwareontwikkelaar die een applicatie heeft ontwikkeld.
Zie ook de MDTO begrippenlijst Relatietypen (betrokkene).
===
betrokkeneActor
Label
Actor
Domein
Bereik
Verwijzing naar Actor
Definitie
De persoon of organisatie die betrokken is bij het informatieobject.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Het betreft hier de identificatie en de naam van de betrokkene, zoals gedefinieerd bij de klasse Actor.
Voorbeelden
- identificatie:
kenmerk: “24212428”
bron: “Handelsregister Kamer van Koophandel (KVK)”
naam: “Café t Hoekje”
===
beperkingGebruikGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
- Beperking gebruik type
- Beperking gebruik nadere beschrijving
- Beperking gebruik documentatie
- Beperking gebruik termijn
===
beperkingGebruikType
Label
Type
Domein
Bereik
Definitie
Typering van de beperking. Op grond waarvan bepaald kan worden wie toegang heeft tot het informatieobject en welke voorwaarden op het gebruik van toepassing zijn.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Open: beperkingGebruikTypeLijst
Regels
Geen
Toelichting
Dit attribuut is bedoeld om zo eenduidig mogelijk vast te leggen wat de aard van een beperking is. Op basis hiervan kunnen beleid voor toegang en gebruik worden gedefinieerd. Mogelijk kunnen hier automatische acties aan verbonden worden. Zoals het beperken van de toegang tot bepaalde gebruikersgroepen. Of aan de gebruiker een akkoord op gebruiksvoorwaarden vragen voordat toegang verleend wordt. MDTO legt niet vast welk beleid en automatische acties aan een bepaald type beperking verbonden zijn. Dat is aan de beheerder om te bepalen.
Als onbekend is of er een beperking is of wat de aard van de beperking is, dan wordt het type ‘Nader te bepalen’ gebruikt (zie ook de toelichting bij beperkingGebruik).
Als de beperking wel bekend is maar er is daarvoor geen type gedefinieerd, dan wordt het type ‘Overig’ gebruikt. In dat geval moet de aard van de beperking volledig in beperkingGebruikNadereBeschrijving beschreven worden.
Voorbeelden
- label: “Beperkt openbaar”
begrippenlijst:
naam: “Beperkingen Archiefwet 1995” (titel van de begrippenlijst met alle beperkingen uit de Archiefwet. Met daarin bij dit label verwijzing naar Artikel 15 Archiefwet 1995, eerste lid, onder a).
- label: “Openbaar”
begrippenlijst:
naam: “Beperkingen Archiefwet 1995”
===
beperkingGebruikNadereBeschrijving
Label
Nadere beschrijving
Domein
Bereik
Definitie
Nadere beschrijving van de beperking op het gebruik. Als aanvulling op beperkingGebruikType.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
- Heeft in ieder geval een waarde als beperkingGebruikType = “Overig”.
Toelichting
Het is niet mogelijk om elk type beperking en de nuances daarop vast te leggen in beperkingGebruikType. In dat geval wordt de beperking nader beschreven in beperkingGebruikNadereBeschrijving.
Als dit attribuut een waarde heeft, dan is volledige automatische afhandeling van de beperking niet mogelijk. Vul dit attribuut daarom alleen in als beperkingGebruikType onvoldoende informatie geeft.
Voorbeelden
- Voorwaarden waaronder bepaald gebruik wel is toegestaan.
- Specifieke beperking die op een klein aantal informatieobjecten van toepassing is.
===
beperkingGebruikDocumentatie
Label
Documentatie
Domein
Bereik
Verwijzing naar Informatieobject
Definitie
Verwijzing naar een tekstdocument waarin een nadere beschrijving van de beperking is opgenomen.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Soms zijn afspraken over een beperking in een afzonderlijk tekstdocument opgenomen. Dan verwijst dit attribuut daar naar.
Voorbeelden
- Overeenkomst met rechthebbende waarin afspraken staan over het gebruik.
- Tekstdocument waarin afspraken met de archiefvormer zijn vastgelegd over de toegang tot het informatieobject.
- Afspraken gemaakt bij de overdracht van een archief.
===
beperkingGebruikTermijn
Label
Termijn
Domein
Bereik
Definitie
De termijn waarbinnen de beperking op het gebruik van toepassing is.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Een beperking kan tijdelijk van aard zijn. In dat geval geeft dit attribuut aan wanneer de beperking eindigt. Na afloop van deze termijn hoeft niet meer aan de beperking voldaan te worden.
Als dit attribuut geen waarde heeft, dan blijft de beperking voor altijd van toepassing. Of tot het moment van vernietiging.
Voorbeelden
- Trigger start looptijd: “Overlijden auteur”
Termijn looptijd: “P70Y”
Zie verder de voorbeelden bij de attributen die onderdeel zijn van de gegevensgroep termijnGegevens.
===
termijnGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
termijnTriggerStartLooptijd
Label
Trigger start looptijd
Domein
Bereik
Definitie
Gebeurtenis waarna de looptijd van de termijn start.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Vrij
Regels
Zie regels bij termijnEinddatum.
Toelichting
Soms is de einddatum van de termijn afhankelijk van een gebeurtenis. Vanaf die gebeurtenis (de trigger) start dan een bepaalde periode (de looptijd) voordat het einde van de termijn is bereikt.
Een trigger kan verwijzen naar de context van het informatieobject. Zoals de auteur of genoemde personen. Deze contextgegevens kunnen opgenomen worden in de betreffende attributen. Zoals bij Betrokkene. Waar dat niet mogelijk is, kan beperkingGebruikNadereBeschrijving gebruikt worden.
Voorbeelden
- Sluiting dossier
- Overlijden auteur(s)
===
termijnStartdatumLooptijd
Label
Startdatum looptijd
Domein
Bereik
Definitie
De datum waarop de trigger heeft plaatsgevonden en de looptijd is gestart.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
Zie regels bij termijnEinddatum.
Toelichting
Als de trigger nog niet heeft plaatsgevonden, dan heeft termijnStartdatumLooptijd geen waarde.
Zie ook de toelichting op termijnTriggerStartLooptijd.
Voorbeelden
- “1995-04-12” (ISO 8601-1:2019)
===
termijnLooptijd
Label
Looptijd
Domein
Bereik
Definitie
De hoeveelheid tijd waarin de termijnEinddatum bereikt wordt, nadat de trigger heeft plaatsgevonden.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
Zie regels bij termijnEinddatum.
Toelichting
Zie de toelichting op termijnTriggerStartLooptijd.
Voorbeelden
- “P70Y” (periode van 70 jaar)
===
termijnEinddatum
Label
Einddatum
Domein
Bereik
date, gYearMonth of gYear
Definitie
Datum waarop de termijn eindigt.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Nee
Regels
- Als termijnEinddatum geen waarde heeft, dan hebben termijnTriggerStartLooptijd en termijnLooptijd beiden een waarde.
- Als termijnStartdatumLooptijd en looptijd beiden een waarde hebben, dan geldt termijnEinddatum = termijnStartdatumLooptijd + termijnLooptijd.
- Als termijnLooptijd een waarde heeft, dan is de periode tussen de huidige datum en de termijnEinddatum minimaal de looptijd.
Toelichting
Als de einddatum bekend is wordt deze meteen ingevuld. In dat geval hoeven de andere attributen geen waarde te hebben. Een einddatum kan afhankelijk zijn van een gebeurtenis die nog plaats moet vinden (de trigger). In dat geval heeft termijnEinddatum nog geen waarde en wordt de einddatum bepaald door termijnTriggerStartLooptijd en termijnLooptijd.
Voorbeelden
- “1995-04-17” (ISO 8601-1:2019)
===
checksumGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
===
checksumAlgoritme
Label
Algoritme
Domein
Bereik
Definitie
Naam van het algoritme dat is gebruikt om de checksum te maken.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Begrippenlijst
Open: ChecksumAlgoritme
Regels
Geen
Toelichting
De vermelding van het checksum algoritme maakt het mogelijk om aan de hand daarvan de checksum van een bestand te herberekenen en te controleren. Niet ieder checksum algoritme is even veilig, idealiter voldoet het gekozen algoritme aan de eisen of wensen die een organisatie heeft met betrekking tot de integriteit van informatie. Het Forum Standaardisatie beveelt het gebruik van SHA-2 aan.
Voorbeelden
Zie de MDTO begrippenlijst ChecksumAlgoritme.
===
checksumWaarde
Label
Waarde
Domein
Bereik
Definitie
De waarde van de checksum.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Aan de hand van de checksum kan gecontroleerd worden of het bestand beschadigd is.
Voorbeelden
- “3bb12eda3c298db5de25597f54d924f2e17e78a26ad8953ed8218ee682f0bbbe9021e2f3009d152c911bf1f25ec683a902714166767afbd8e5bd0fb0124ecb8c” (SHA-512)
===
checksumDatum
Label
Datum checksum
Domein
Bereik
Definitie
Datum waarop de checksum is gemaakt.
Verplicht
Ja
Herhaalbaar
Nee
Regels
Geen
Toelichting
Geen
Voorbeelden
- “1985-04-13T23:21:18” (ISO 8601-1:2019)
===
raadpleeglocatieGegevens
Deze gegevensgroep bestaat uit de volgende attributen:
===
raadpleeglocatieFysiek
Label
Fysieke raadpleeglocatie
Domein
Bereik
Verwijzing naar Locatie
Definitie
Actuele fysieke locatie waar het informatieobject ter inzage ligt.
Doel
Beschikbaarheid: Als het informatieobject niet online beschikbaar is, dan is inzage bij de fysieke raadpleeglocatie mogelijk. Tenzij een beperking op het gebruik dit niet toestaat.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
Geen
Toelichting
Een raadpleeglocatie kan aangeduid worden met een organisatie, als daarmee duidelijk is welke fysieke locatie daarmee bedoeld wordt.
Merk op dat voor online raadpleeglocatie het attribuut Online raadpleeglocatie wordt gebruikt.
Voorbeelden
- naam: “Regionaal Archief Tilburg”
- naam: “Nationaal Archief, Den Haag”
===
raadpleeglocatieOnline
Label
Online raadpleeglocatie
Domein
Bereik
Definitie
Actuele verwijzing naar een online raadpleeglocatie die het informatieobject en de bijbehorende metagegevens weergeeft.
Verplicht
Ja, indien bekend
Herhaalbaar
Ja
Regels
- De verwijzing naar de online raadpleeglocatie is een URL conform RFC 3986.
Toelichting
MDTO schrijft niet voor hoe het informatieobject op de online raadpleeglocatie wordt weergegeven. De weergave kan uit meerdere webpagina’s bestaan. De online raadpleeglocatie is dan de startpagina vanaf waar de andere pagina’s bereikbaar zijn. Bijvoorbeeld een startpagina met verwijzingen naar een losse pagina met de metagegevens en naar de onderdelen waar het informatieobject uit bestaat.
Online kan zowel op het internet als op een besloten netwerk zijn.
Voorbeelden
- “https://proza.ocw.local/otcs/cs.exe/app/nodes/25193672” (Proza is het DMS van OCW)
---
#Begrippenlijst metagegevensschema
Type begrippenlijst: Open
Deze begrippenlijst wordt gebruikt binnen het attribuut aggregatieniveau
| Label | Definitie |
|---|---|
| Archief | Geheel van informatieobjecten, ontvangen of opgemaakt door een archiefvormer. |
| Serie | Verzameling van dossiers, fysieke archiefbestanddelen en/of stukken, numeriek, alfabetisch, chronologische of logisch geordend, ontstaan vanuit een identieke "handeling", dan wel een identieke vorm hebbend dan wel verwante inhoud bevattend. |
| Dossier | Geheel van fysieke of virtueel gekoppelde informatieobjecten die op één onderwerp betrekking hebben. |
| Archiefstuk | Enkelvoudig informatieobject of informatie-eenheid. Enkelvoudig wil zeggen dat het stuk niet meer dan één component bevat. |
Type begrippenlijst: Open
Deze begrippenlijst wordt gebruikt binnen het attribuut eventType
| Label | Definitie |
|---|---|
| Creatie | Creatie van een informatieobject door een auteur. |
| Ontvangst | Ontvangst van een informatieobject door de archiefvormer. |
| Verzending | Verzending van een informatieobject door de archiefvormer. |
| Opname | Opname van een informatieobject in een applicatie met de bijbehorende metagegevens. De opname vindt bijvoorbeeld plaats na creatie of ontvangst en wordt gerealiseerd door registratie en opslaan. |
| Digitalisering | Het scannen van een fysiek informatieobject, waardoor een digitaal informatieobject ontstaat. |
| Vervanging | Formele vervanging van een informatieobject door een ander informatieobject, waarbij het vervangende informatieobject de plaats en archiefwettelijke status overneemt en het originele informatieobject die plaats en status verliest. |
| Bevriezing | ’Bevriezen’ van het Informatieobject, waarna geen wijzigingen meer zijn toegestaan. Voorbeelden zijn afsluiten van dossier of afronden van een tekstdocument. |
| Conversie | Omzetting van het Informatieobject van het ene naar het andere formaat. |
| Export | Exporteren van een informatieobject en de metagegevens uit de applicatie. |
| Import | Importeren van een informatieobject met de metagegevens uit de applicatie. |
| Kopie | Kopiëren van een informatieobject met de metagegevens binnen de applicatie zodat een nieuw informatieobject bestaat. NB. Unieke metagegevens worden bij een kopie wel gewijzigd. |
| Migratie | Verplaatsen van het Informatieobject van de ene hard- en/of softwareconfiguratie naar een andere, zonder het formaat te wijzigen. |
| Vernietigen | Vernietigen van informatie is het blijvend ontoegankelijk maken van die informatie, waardoor deze niet meer vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar is. |
| Overbrenging | Formeel overbrengen van het Informatieobject en bijbehorende metagegevens naar een archiefbewaarplaats, waarbij het zorgdragerschap ook wordt overgedragen. |
| Uitplaatsing | Uitplaatsen van een informatieobject en bijbehorende metagegevens naar een beheeromgeving buiten de eigen organisatie, zonder daarbij het zorgdragerschap over te dragen. |
| Wijziging | Wijzigen van het Informatieobject of de bijbehorende metagegevens. |
| Publicatie | Publiceren van het Informatieobject en bijbehorende metagegevens, bijvoorbeeld op een openbare webpagina. |
| Accordering | Het accorderen van een informatieobject. Dit kan bijvoorbeeld door een digitale handtekening. |
| Validatie Handtekening | Controle of de digitale handtekening daadwerkelijk door de desbetreffende Actor is gezet. |
Type begrippenlijst: Gesloten
Deze begrippenlijst wordt gebruikt binnen het attribuut waardering.
| Code | Label | Definitie |
|---|---|---|
| B | Blijvend te bewaren | Het Informatieobject dient blijvend bewaard te worden. |
| V | Tijdelijk te bewaren | Het Informatieobject dient tijdelijk bewaard te worden en na afloop van de bewaartermijn vernietigd te worden. |
| N | Nader te bepalen | Er is mogelijk een waardering. Maar de aard daarvan is niet vastgelegd als type waardering en niet vastgelegd in de metagegevens. |
Type begrippenlijst: Open
Deze begrippenlijst wordt gebruikt binnen het attribuut betrokkeneTypeRelatie.
| Label | Definitie |
|---|---|
| Belanghebbende | De persoon of organisatie die een belang heeft bij de inhoud van het Informatieobject. Bijvoorbeeld als iemand het onderwerp is van een Informatieobject. Of wanneer het Informatieobject een besluit betreft die het belang van een persoon of organisatie direct of indirect treft. |
| Indiener | Indiener van een verzoek of aanvraag waar het Informatieobject betrekking op heeft. |
| Rechthebbende | Degene die een wettelijk recht op het Informatieobject kan laten gelden. Zoals auteurs- of portretrecht. |
Type begrippenlijst: Open
Deze begrippenlijst wordt gebruikt binnen het attribuut gerelateerdInformatieobjectTypeRelatie.
| Label | Betekenis | Overeenkomstig Dublin Core label |
|---|---|---|
| Heeft Versie | Een gerelateerd object dat een versie, editie of een aanpassing is van het beschreven object. | dcterms:hasVersion |
| Wordt aangehaald door | Een gerelateerd object dat refereert aan, citeert of op een andere wijze verwijst naar het beschreven object. | dcterms:isReferencedBy |
| Is vervangen door | Een gerelateerd object dat het beschreven object vervangt, verdringt of opvolgt. | dcterms:isReplacedBy |
| Is vereist door | Een gerelateerd object dat het beschreven object nodig heeft ter ondersteuning van de functie, levering of coherentie. | dcterms:isRequiredBy |
| Is een versie van | Een gerelateerd object waarvan het beschreven object een versie, editie of een aanpassing is. | dcterms:isVersionOf |
| Refereert aan | Een gerelateerd object waarnaar wordt gerefereerd, uit wordt geciteerd of op een andere wijze naar wordt verwezen door het beschreven object. | dcterms:references |
| Vervangt | Een gerelateerd object dat wordt vervangen, verdrongen of opgevolgd door het beschreven object. | dcterms:replaces |
| Heeft nodig | Een gerelateerd object wat het beschreven object nodig heeft ter ondersteuning van de functie, levering of coherentie. | dcterms:requires |
Type begrippenlijst: Open
Deze begrippenlijst wordt gebruikt binnen het attribuut beperkingGebruikType.
| Label | Definitie |
|---|---|
| Geen beperking | Er rust geen beperking op het gebruik van het informatieobject. |
| Nader te bepalen | Er is mogelijk een beperking. Maar de aard daarvan is niet vastgelegd als type beperking en niet vastgelegd in de metagegevens. |
| Overig | Niet nader gespecificeerde beperking. Deze waarde wordt gebruikt als er geen andere geschikt type gedefinieerd is en er in de documentatie wel een beperking is omschreven. |
Type begrippenlijst: Open
Deze begrippenlijst wordt gebruikt binnen het attribuut checksumAlgoritme.
| Label | Definitie |
|---|---|
| SHA-224 | Cryptografisch hashalgoritme ten behoeve van authenticatie en integriteitscontrole. Zie https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/sha-2 |
| SHA-256 | Cryptografisch hashalgoritme ten behoeve van authenticatie en integriteitscontrole. Zie https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/sha-2 |
| SHA-384 | Cryptografisch hashalgoritme ten behoeve van authenticatie en integriteitscontrole. Zie https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/sha-2 |
| SHA-512 | Cryptografisch hashalgoritme ten behoeve van authenticatie en integriteitscontrole. Zie https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/sha-2 |
---
#XML-Schema
Dit gedeelte beschrijft welke documenten de documentatieset bevat en hoe het XML-schema is afgeleid van het MDTO metagegevensschema.
Inhoud documentatieset
De documentatieset bestaat uit de volgende links en mappen in een .zip bestand.
- MDTO-XML 1.0.1.xsd: Het XML-schema. (Eerdere versie MDTO-XML 1.0.xsd)
- MDTO-XML 1.0.1.html: Weergave van het schema als HTML-pagina. Bedoeld voor lezers die geen speciale viewer voor XML-schema’s hebben. (Eerdere versie MDTO-XML 1.0.html)
- MDTO-XML 1.0.1 Voorbeelden: Map met voorbeelden van XML-bestanden conform het XML-schema.
Aanwijzing voor gebruik:
- Sla het .zip bestand op op uw computer
- Pak het .zip bestand uit en sla daarbij het bestand op op uw computer
- Open het bestand met de juiste applicatie vanuit de bestandenmap op uw computer
Documentatieset MDTO-XML
Toelichting op de voorbeelden
De voorbeeldbestanden zijn ter informatie en maken geen onderdeel uit van de definitie van het XML-schema en zijn dus ook geen onderdeel van de norm. Het doel van de voorbeelden is dat de lezer zich een voorstelling kan maken hoe een XML-bestand conform het XML-schema er uit kan zien. De voorbeelden zijn zo realistisch mogelijk. Maar om alle mogelijkheden te demonstreren zijn er soms waarden en combinaties van waarden gekozen die in de praktijk niet zo snel voor zullen komen.
De volgende voorbeelden zijn opgenomen:
- MDTO-XML 1.0.1 Voorbeeld Serie Informatieobject.xml:
Metagegevens voor de serie “Vergunningen van de gemeente 's-Gravenhage vanaf 1980”. - MDTO-XML 1.0.1 Voorbeeld Dossier Informatieobject.xml:
Metagegevens voor het dossier “Kapvergunning Hooigracht 21 Den Haag”. - MDTO-XML 1.0.1 Voorbeeld Archiefstuk Informatieobject.xml:
Metagegevens voor het informatieobject “Verlenen kapvergunning Hooigracht 21 Den Haag” in het dossier “Kapvergunning Hooigracht 21 Den Haag”. - MDTO-XML 1.0.1 Voorbeeld Bestand.xml:
Metagegevens voor het bestand “20090101KapvergunningHooigracht.pdf” dat de representatie is van “Verlenen kapvergunning Hooigracht 21 Den Haag”.
De hiërarchische relaties tussen de voorbeelden staan weergegeven in het volgende schema:
Relatie tussen het MDTO metagegevensschema en het MDTO-XML schema
Het XML-schema is op de volgende manier afgeleid van het metagegevensschema:
Op het hoogste niveau bevat het schema één element “MDTO” van het type “mdtoType”. Dit element is bedoeld om te markeren dat het XML-bestand MDTO-metagegevens bevat.
Een waarde van het type “mdtoType” is ofwel een element “informatieobject” of een element “bestand”. Dit zijn de twee mogelijkheden die voor mogen komen in een XML-bestand met MDTO-metagegevens.
Voor elk object of gegevensgroep uit het metagegevensschema bevat het XML-schema een corresponderend <complexType> waarvan de naam eindigt op “Type”.
Elk object in MDTO bevat in ieder geval een identificatie en een naam. Deze attributen zijn bij objectType opgenomen en wordt als basis gebruikt van informatieobjectType en bestandType d.m.v. <xsd:extension base=”objectType”>.
Elke complextype bevat een <sequence> met daarin voor elk bijbehorend attribuut uit het metagegevensschema een <element>-definitie. Dat wil zeggen voor elk attribuut met het betreffende object of gegevensgroep als domein.
Voor elk attribuut bevat de <element>-definitie:
name = naam van het attribuut.
type = het bereik van het attribuut.
minOccurs = ondergrens van de kardinaliteit van het attribuut .
maxOccurs = bovengrens van de kardinaliteit van het attribuut.
<annotation><documentation> = definitie van het attribuut.
---
#Specificatie Submission Information Package
Deze module is in combinatie te gebruiken met de specificatie aanlevering aan een e-depot. Het biedt een standaard werkwijze voor de aanlevering van informatie van een bronsysteem naar een doelsysteem.
Deze module beschrijft de structuur van het Submission Information Package (SIP) dat nodig is voor de uitwisseling van informatieobjecten en bestanden tussen een bronsysteem en doelsysteem.
Het aanleveren van digitaal archief van een archiefvormer van een DMS naar een E-depot van een archiefinstelling is een voorbeeld van een dergelijke uitwisseling. Een ander voorbeeld is het uitwisselen van informatie tussen ketenpartners, bijvoorbeeld van DMS naar DMS.
Structuur van een Submission Information Package (SIP)
In de afbeelding is een voorbeeld van de structuur weergegeven van de informatieobjecten en bestanden in een SIP. Elk informatieobject kan een aggregatie zijn.
De export uit het bronsysteem moet een sidecar-structuur hebben.
In deze structuur zit de inhoud in een directory-structuur: elk aggregatieniveau van de informatieobjecten is een map. Een bestand kan op elk aggregatieniveau in de map zitten. Ook als daar ook nog een aggregatie van informatieobject beschikbaar is. Denk aan een e-mail met bijlagen of een website met de webpagina’s.
Elk informatieobject en elk bestand heeft zijn eigen MDTO metagegevensbestand. In de sidecar moet het versienummer van de betreffende MDTO-versie zijn opgenomen (zie MDTO.xml).
De plaats van het metagegevensbestand dat bij een aggregatie (map in de SIP) hoort, is in deze aggregatie. De plaats van het metagegevensbestand dat bij een bestand hoort, is naast het bestand.
Een informatieobject is uniek en kan maar één keer in de SIP voorkomen. Er is altijd maar één hiërarchische relatie. De hiërarchische relatie met de bovenliggende aggregatie moet ook meegeleverd worden in de MDTO-metagegevens.
De aggregaties zijn de informatieobjecten die een hiërarchische relatie kennen. Dit is niet de 1 op 1 ordening zoals die in het bronsysteem bestaat. Als een dossier in de ordening in het bronsysteem onder meerdere informatieobjecten valt dan wordt deze maar 1 keer als record in de structuur opgenomen. De originele ordening is te vinden in de relaties.
Elke aanlevering kent in ieder geval één aggregatieniveau. Er is altijd sprake van een informatieobject, met meestal nog een bestand. Er kunnen meer aggregaties geleverd worden, met boven en onderliggende aggregaties.
Elke aanlevering kent een bovenliggende aggregatieniveau in het doelsysteem. Naar dit informatieobject moet in de informatieobjecten die hier direct onder geplaatst worden in de MDTO-metadata een verwijzing zijn opgenomen.
Neem in de pakbon op in welke collectie, bijv. archief, deze aanlevering moet worden geplaatst.
De sidecar met MDTO-metadata bestaat uit een voorgeschreven formaat (XML) en een bestandsnaam. Dit ziet er zo uit: <naam>.MDTO.xml of bij een bestand: <bestandsnaam>.bestand.MDTO.xml.
Elk informatieobject of bestand moet een naam hebben. Deze naam moet in de aanlevering uniek zijn en hoeft niet met de titel overeen te komen. Voor de <informatieobjectnaam>. MDTO.xml of <bestandnaam.extensie>. MDTO.xml geldt in de aanlevering een limiet op het aantal karakters van 255.
De namen van het informatieobject, bestand en de sidecars mogen niet de volgende karakters bevatten: < > : “ / \ | ? * # &.of spatie. Schoon, indien nodig, de informatieobject- en bestandsnamen in de SIP van deze karakters voor aanlevering.
Let op: De titel van een informatieobject staat altijd in de metagegevens. Deze kan wel leestekens bevatten of langer zijn dan 255 karakters. Verwar dit niet met de naam van het informatieobject zoals meegegeven voor de aanlevering.
MDTO metagegevens moeten in een MDTO metagegevensbestand worden aangeleverd. De aanleverende organisatie zorgt ervoor dat waar mogelijk na redelijke inspanning metagegevensvelden een waarde hebben. Dit kan in voorkomende gevallen extra inspanning vragen van de aanleverende organisatie, bijvoorbeeld door het combineren van metagegevens. Verplichte metagegevens moeten altijd worden aangeleverd.
Voor het vullen kan gebruik worden gemaakt van het XML-schema of van de RDF-ontologie.
Met behulp van de .xsd controleert een doelsysteem de aangeleverde MDTO.xml bestanden.
Als naast MDTO ook een set met andere metagegevens meegeleverd wordt bij een informatieobject doet u dat door het toevoegen van een eigen bestand voor elke set van metadata. Zoals voor elk bestand kent dit bestand een sidecar met de MDTO-metadata voor bestand.
Voor elk metadatabestand gelden de volgende eisen:
- Elk bestand maakt gebruik van een gedefinieerde standaard en wordt conform deze standaard opgeleverd. (De standaard mag ook een eigen schema zijn.)
- Elk bestand maakt gebruik van een standaardformaat uit de lijst van voorkeursformaten. Denk hierbij aan: XML, JSON, CSV, RDF.
- Metagegevens die in meerdere sets voorkomen worden in elke metagegevens set meegeleverd. Dus als het veld naam in MDTO en in RGBZ of OWMS voorkomt wordt dit veld in beide standaarden gevuld met de metagegevens.
- Additionele metagegevens voor bestanden zijn enkel technisch van aard (bijv. PREMIS).
- De naamgeving is overeenkomstig de naamgeving van de MDTO.xml bestanden.
De documentatie, zoals een definitiebestand, van een niet-erkende (eigen) standaard of metagegevensschema, levert u als informatieobject mee.
Pakbon
Bij de aanlevering van een export in een SIP levert de aanleverende organisatie een pakbon mee.
De ontvangende partij moet van elke aangeleverde SIP kunnen vaststellen:
- van wie deze afkomstig is
- wat de inhoud is.
Bij de aanlevering van de export in een SIP levert de aanleverende organisatie daarom een zogenaamde pakbon mee. De inhoud en het formaat van aanlevering van de pakbon spreekt u af met uw contactpersoon bij de ontvangende partij. Het formaat varieert van een op .xml gebaseerd bericht tot een e-mail. Hierin staat in ieder geval:
- Uniek identificatienummer.
- Naam/Titel aanlevering.
- Locatie doelsysteem, zoals gecommuniceerd door de ontvangende partij.
- Hashcode SIP, specificatie hashcode wordt geleverd door de ontvangende partij.
- Time stamp creatie SIP.
- Organisatie/Archiefvormer.
- Contactpersoon/ e-mail.
- Aantal informatieobjecten en aantal bestanden.
- Aantal bestanden in de export met extensie ongelijk aan .mdto.xml.
- Omvang van de content in de export in bytes (ofwel de optelsom van de grootte van de bestanden met extensie ongelijk aan .mdto.xml).
- Bijzonderheden materiaal: hier vermelding bijzondere formaten e.d.
NB. De voorkeur gaat uit naar een xml bestand.
Begrippen
Tot slot bevat deze module een begrippenlijst, waarin de belangrijkste begrippen geduid worden.
Bronsysteem: Systeem waar de informatieobjecten voor uitwisseling bewaard worden. Dit omvat alle applicaties tot aan de verzending van de SIP. Bijv. een DMS met een exporttool.
Doelsysteem: Systeem waar de informatie naar verplaatst wordt om bewaard te worden. Dit omvat alle applicaties die gebruikt worden om de SIP te ontvangen en op te nemen. Bijv. een QZ met een E-depot.
Sidecar: xml bestand met bijbehorende metagegevens per informatieobject of bestand
Submission Information Package (SIP): Een set informatieobjecten en bestanden met bijbehorende inhoudelijke en technische metadata, bedoeld voor opname in een doelsysteem.
---
#Definitie van MDTO-conform
Er zijn twee niveaus van MDTO-conform. Minimaal MDTO-conform betekent dat de MDTO-metagegevens zijn vastgelegd en beschikbaar zijn. Maar het zegt niks over de vorm waarin deze metagegevens beschikbaar zijn. Volledig MDTO-conform voegt daaraan toe eisen over de vorm waarin de MDTO-metagegevens beschikbaar zijn en geïmporteerd worden.
Het onderscheid tussen twee niveaus biedt de mogelijkheid om bij regels voor het toepassen van MDTO onderscheid te maken. Bijvoorbeeld door een langere termijn toe te staan waarbinnen een informatiesysteem volledig MDTO-conform moet zijn.
Hieronder wordt met ‘een informatiesysteem voor bepaalde informatieobjecten’ bedoeld een specifiek informatiesysteem en daarbinnen nader beschreven informatieobjecten waarvoor ergens aangegeven is dat deze MDTO-conform (moeten) zijn. Zoals bijvoorbeeld in “DMS-X is voor alle daarin beheerde bestanden, mappen en zaakgegevens volledig MDTO-conform”.
Minimaal MDTO-conform
Een informatiesysteem is voor bepaalde informatieobjecten ‘minimaal MDTO-conform’ als geldt:
- MDTO-metagegevens vastgelegd: Gedurende de gehele levenscyclus worden bij de informatieobjecten de metagegevens vastgelegd die in het MDTO-metagegevensschema verplicht zijn.
- Vertaling naar metagegevensschema: De vastgelegde MDTO-metagegevens kunnen eenduidig en zonder verlies van informatie vertaald worden naar de structuur, betekenis en regels zoals beschreven in het MDTO-metagevensschema (ook wel mapping genoemd).
- Weergave metagegevens: Er is een functie waarmee alle gebruikers van het informatiesysteem bij de informatieobjecten een weergave van de vastgelegde MDTO-metagegevens kunnen opvragen.
- Export metagegevens: Er is een functie waarmee alle gebruikers van het informatiesysteem bij de informatieobjecten een export van de vastgelegde MDTO-metagegevens kunnen opvragen, in een automatisch verwerkbaar formaat.
Volledig MDTO-conform
Een informatiesysteem is voor bepaalde informatieobjecten ‘volledig MDTO-conform’ als het minimaal MDTO-conform is, en de vastgelegde metagegevens op de volgende manieren uitgewisseld kunnen worden:
- Weergave metagegevens: Er is een functie waarmee alle gebruikers van het informatiesysteem bij de informatieobjecten een weergave van de vastgelegde MDTO-metagegevens kunnen opvragen. In deze weergave zijn de metagegevens volgens het metagegevensschema gestructureerd en worden de labels gebruikt zoals aangegeven in het metagegevensschema.
- Export metagegevens: Er is een functie waarmee alle gebruikers van het informatiesysteem bij de informatieobjecten een export van de vastgelegde MDTO-metagegevens kunnen opvragen, in een een XML-bestand conform het XML-schema van MDTO.
- Import metagegevens: Als er een importfunctie is voor de metagegevens bij een informatieobject, dan kunnen deze metagegevens in een XML-bestand conform het XML-schema van MDTO geïmporteerd worden. Waarbij de metagegevens zonder verlies van informatie vastgelegd worden.
- Export of import Submission Information Package: Als er een export- en/of importfunctie is voor SIP’s, dan ondersteunen deze het MDTO SIP-formaat.
Het is toegestaan dat een volledig MDTO-conform informatiesysteem in aanvulling hierop ook op andere manieren metagegevens uitwisselt. Bijvoorbeeld door ook een andere weergavefunctie aan te bieden of bij de export of import van een SIP ook een ander XML-formaat te ondersteunen.
Verplicht indien bekend
Een klein aantal metagegevens is verplicht binnen MDTO (dit is aangegeven in het metagegevensschema). Deze moeten altijd vastgelegd zijn. Voor de rest van de metagegevens geldt ‘verplicht, indien bekend’. Dat betekent dat deze gegevens vastgelegd moeten zijn als ze bekend zijn binnen de verantwoordelijke organisatie of afgeleid kunnen worden van andere bekende gegevens. Tenzij de verantwoordelijke organisatie hiervoor kosten moet maken die niet in verhouding staan tot het doel van het vastleggen van de metagegevens.
Met ‘bekend zijn’ wordt bedoeld dat een gegeven al ergens binnen de organisatie bekend is omdat dat voor het uitvoeren van het werk- en beheerproces noodzakelijk is. Bijvoorbeeld het onderwerp of de datum van ontvangst moet vaak bekend zijn om een ontvangen stuk te kunnen verwerken. Met ‘afgeleid worden’ wordt bedoeld dat het gegeven bepaald kan worden door andere bekende gegevens te combineren. Bijvoorbeeld de activiteit waar een document uit voortkomt kan vaak afgeleid worden van het dossier waarin het is opgenomen.
De conditie ‘indien bekend’ is opgenomen om te voorkomen dat medewerkers metagegevens moeten vastleggen alleen om aan MDTO te voldoen, maar die voor hun werk- of beheerproces niet noodzakelijk zijn. Dit zou een onredelijke administratieve belasting vormen. En leidt bovendien vaak tot een slechte kwaliteit metagegevens.
Aanvullende metagegevens
Het is mogelijk om vanuit MDTO-metagegevens te verwijzen naar aanvullende metagegevens die niet binnen het metagegevensschema vallen. Mits deze aanvullende metagegevens gedocumenteerd zijn zoals in het metagegevensschema voorgeschreven. Dit gaat om het attribuut ‘aanvullendeMetagegevens’.
Aanvullende waarden
Bij een aantal MDTO-metagegevens is het toegestaan om waarden te gebruiken die niet binnen MDTO zijn gespecificeerd (bij de attributen met een zogenaamde vrije of open begrippenlijst). Mits deze aanvullende waarden gedocumenteerd zijn zoals in het metagegevensschema voorgeschreven.
Dit betekent dat een importfunctie er rekening mee moet houden dat er bij deze attributen waarden aangeboden kunnen worden die niet in MDTO zijn gespecificeerd. Ook deze waarden moeten dan vastgelegd worden.