Metagegevensschema

MDTO maakt onderscheid tussen verschillende soorten objecten waaraan metagegevens verbonden zijn: 

• Informatieobject: Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. Zoals een tekstdocument of een foto. Zie de definitie  van Informatieobject voor een nadere toelichting. 
• Bestand: Een geordende verzameling van gegevens in elektronische vorm, die door een elektronisch apparaat onder één naam kan worden behandeld en aangesproken. Zoals een Word-bestand of MPEG-bestand. Zie ook de definitie van Bestand. 
• Bedrijfsactiviteit: een taak die wordt uitgevoerd door een organisatie (Bron: NEN-ISO 30300:2020). Zie ook de specificatie van Bedrijfsactiviteit.
• Actor: Persoon, groep, organisatie of functionaris. Zie ook de specificatie van Actor.
• Locatie: Fysieke plaats in de ruimte. Zie ook de specificatie van Locatie.

Bedrijfsactiviteit, Actor en Locatie worden gezamenlijk aangeduid als contextobjecten.

In het onderstaande diagram zijn de in MDTO gespecificeerde relaties tussen de verschillende objecten weergegeven:

* deze relaties zijn onderdeel van een gegevensgroep.

Een informatieobject kan samengesteld zijn uit andere informatieobjecten. Dit wordt een aggregatie genoemd. Een archief omvat bijvoorbeeld alle informatieobjecten van één organisatie of persoon. Een dossier bevat alle informatieobjecten die op een bepaald onderwerp betrekking hebben. Een website bevat meerdere webpagina’s en een e-mail kan bijlagen bevatten. MDTO gaat ervan uit dat metagegevens bij elk aggregatieniveau zijn vastgelegd.

Het is niet eenduidig wanneer een informatieobject als aggregatie beschouwd wordt. Bijvoorbeeld:

• Is een e-mail met een bijlage een ongedeeld informatieobject? Of is het een aggregatie met als onderdelen de tekst van de mail en de bijlage?
• Is een database met persoonsbeschrijvingen een ongedeeld informatieobject? Of is het een aggregatie met als onderdelen de beschrijvingen van alle individuele personen?
• Is een wet een ongedeeld informatieobject? Of is het een aggregatie met als onderdelen de artikelen in de wet? 
• Is een verzameling van versies van een tekstdocument een ongedeeld informatieobject? Of is het een aggregatie met als onderdelen de losse versies?

Of een informatieobject wordt beschouwd als ongedeeld of als een aggregatie is een keuze waar MDTO geen regels voor geeft. Maar deze keuze heeft wel consequenties voor de metagegevens. Als een informatieobject als ondeelbaar wordt beschouwd, dan is het niet mogelijk om in MDTO-metagegevens onderscheid te maken tussen onderdelen van het informatieobject. Bijvoorbeeld als de versies van een tekstdocument geen afzonderlijke informatieobjecten zijn, dan hebben ze ook geen eigen creatiedatum. En als een wet of besluit ondeelbaar is, dan kunnen de artikelen geen eigen geldigheidsduur hebben. Als een mail ondeelbaar is, dan kunnen er voor de bijlage geen afzonderlijke beperkingen op de openbaarheid gelden. 

MDTO kent geen overerving van metagegevens (attribuutwaarden) tussen aggregatieniveaus. Dit betekent dat bij de uitwisseling van MDTO-metagegevens attribuutwaarden op elk aggregatieniveau opgenomen moeten zijn. 

Wanneer overerving van metagegevens wordt toegepast is het door de tijd heen moeilijker te waarborgen dat individuele informatieobjecten alle gegevens bevatten. Dit wordt met name een probleem als de informatieobjecten buiten de grenzen van het systeem komen waarin zij zijn aangemaakt.

Omdat MDTO geen eisen stelt aan de manier waarop metagegevens worden vastgelegd, is het wel toegestaan om bij het vastleggen van de metagegevens overerving toe te passen. Mits zij bij de uitwisseling van deze metagegevens wel op elk aggregatieniveau worden genoemd. Een archiefvormer kan in een informatiesysteem bijvoorbeeld alleen op het hoogste aggregatieniveau worden vastgelegd. Bij een uitwisseling dient de archiefvormer dan wel op elk aggregatieniveau vermeld te worden.

MDTO maakt onderscheid tussen een informatieobject als eenheid van informatie ongeacht de vorm, en de specifieke vorm waarin deze informatie wordt gerepresenteerd. Bestanden zijn één vorm van representatie (ook wel manifestatie genoemd). Maar een representatie kan bijvoorbeeld ook een papieren stuk of een videotape zijn. Andere vormen dan bestanden worden in MDTO verder niet behandeld.

De metagegevens die MDTO specificeert voor een informatieobject zijn onafhankelijk van haar representaties. Zoals de titel of auteur. De metagegevens die MDTO specificeert voor een bestand hebben specifiek betrekking op die representatie. Zoals het aantal bytes en het bestandsformaat. Door de metagegevens van informatieobject en representatie van elkaar te scheiden hoeven de representatieonafhankelijke metagegevens slechts één keer vastgelegd te worden. En kunnen in een later stadium gemakkelijk representaties toegevoegd worden aan een informatieobject.

Een informatieobject kan meerdere representaties hebben. Bijvoorbeeld een tekst kan gerepresenteerd worden door een Word-bestand én een PDF-bestand. Of een afbeelding door een bestand met hoge resolutie én een bestand met lage resolutie. De bestanden zijn verschillend, maar de informatie is dan hetzelfde. Om een informatieobject duurzaam toegankelijk te maken en houden, kan het nodig zijn om deze verschillende representaties te onderscheiden. Bijvoorbeeld omdat in de loop van de tijd een bestandsformaat niet meer ondersteund wordt. Of een PDF-bestand voor menselijke lezing en een XML-bestand voor machinale verwerking.

Het is ook mogelijk dat een informatieobject opgedeeld is in meerdere representaties. Bijvoorbeeld losse bestanden voor elke pagina van een gescand tekstdocument. Of een notitie als los bestand voor elke versie. Of een webpagina als een HTML-bestand en bestanden voor de afbeeldingen op de pagina. De representaties bevatten dan niet dezelfde inhoud.

Meestal is het zo dat representaties gekoppeld zijn aan een ongedeeld informatieobject. Maar ook aggregaties kunnen representaties hebben. Bijvoorbeeld een mailbox die beschouwd wordt als een aggregatie van mappen en daarbinnen mailberichten, kan als geheel gerepresenteerd worden door een Outlook-gegevensbestand (.pst-bestand). Of een website die beschouwd wordt als een aggregatie van webpagina’s, kan als geheel gerepresenteerd worden door een Web ARChive-bestand (WARC).  

MDTO specificeert alleen metagegevens voor informatieobjecten en bestanden. Maar onderscheidt daarbij wel verschillende soorten contextobjecten: bedrijfsactiviteit, actor en locatie. Omdat daar, vanuit de metagegevens van informatieobjecten, naar verwezen kan worden. Zoals naar de auteur van een tekstdocument of de locatie waar een informatieobject betrekking op heeft. Van deze contextobjecten worden, anders dan naam en identificatie, geen gegevens gespecificeerd in MDTO. 

In MDTO is een enkel metagegeven bij een object gestructureerd als een attribuut-waardepaar. Bijvoorbeeld: 

• naam: ‘Rapport NL Digitaal - Data Agenda Overheid’ (bij een tekstdocument)
• omvang: 324534 (aantal bytes van een bestand)

Het attribuut in het paar is een eigenschap die een object kan hebben. Bijvoorbeeld “naam, ”omschrijving”, of “omvang”. In MDTO wordt een attribuut aangeduid met een tekenreeks zonder spaties.
 
De waarde in het paar is de waarde van het attribuut voor een specifiek object. Bijvoorbeeld “Jan de Boer” of “1802-06-17”. In MDTO kan de waarde van een attribuut bestaan uit:

• Een enkelvoudig gegeven.
• Een gegevensgroep (waaronder ook een begrip of een verwijzing).

In de attribuutspecificaties van MDTO wordt beschreven welke attribuut-waardeparen binnen MDTO voorkomen.

Een enkelvoudig gegeven is een gegeven dat binnen MDTO niet verder gestructureerd is. De enkelvoudig gegevens vormen de basis van de metagegevens. De enkelvoudige gegevens in  MDTO hebben de vorm van een XML built-in datatype (zie XML Schema Part 2: Datatypes). Bijvoorbeeld:

• ‘Jan de Boer’ (een string)
• 125000 (een integer)
• 2021-01-18 (een datum)

Een gegevensgroep is een samengesteld gegeven dat bestaat uit een opsomming  van attribuut-waardeparen. Een waarde kan zelf ook een gegevensgroep zijn, in dat geval is er sprake van nesting). Gegevensgroepen worden gebruikt als er meerdere enkelvoudige gegevens nodig zijn om de waarde van een attribuut weer te geven. Bijvoorbeeld:

• identificatie:
  kenmerk: ‘9789047706205’ 
  
  bron: ‘ISBN’ 
   
• checksum:
  waarde:   ‘2C2D00B7ADC331709202290B7626D42759447800306307F452CE150E42CFB762’
  
  algoritme: ‘SHA-256’
  
  datum: ‘2011-04-13T21:11:18’
   
• betrokkene:
  type relatie: ‘rechthebbende’
  
  naam: ‘Architectenbureau Janssen’
  
  identificatie:
  kenmerk: ‘99999988’
  bron: ‘KVK’

Een verwijzing is een speciale gegevensgroep die gebruikt wordt om te verwijzen naar een ander object. Bijvoorbeeld een informatieobject die een verwijzing naar een representatie (een bestand) of naar een auteur (een actor) heeft. Een attribuut waarvan de waarde een verwijzing is wordt ook wel een relatie genoemd.

Een verwijzing heeft de volgende attributen:

• Naam: Een naam waarmee het object aangeduid wordt. Bedoeld voor menselijke lezing. Bijvoorbeeld “Jan de Boer” voor een actor, “Behandelen bouwvergunningen” voor een activiteit of “Binnenhof 1, 2513 AA Den Haag” voor een locatie. Omdat een naam niet uniek hoeft te zijn, kan het dubbelzinnig zijn welke object aangeduid wordt.
• Identiteit: Een of meerdere unieke identiteitskenmerken waarmee het object aangeduid wordt. Bedoeld voor menselijke of machinale lezing. Omdat de identificatie uniek is, wordt hiermee eenduidig het object aangeduid. Bij voorkeur is de identiteit zodanig dat op grond hiervan de metagegevens over het object gelokaliseerd kunnen worden. Maar MDTO stelt dat niet als eis.

Zie de specificatie van de gegevensgroepklasse verwijzingGegevens en de bijbehorende attributen voor de volledige beschrijving.

Een begrip is een speciale gegevensgroep die gebruikt wordt voor waarden waarvan de betekenis is vastgelegd in een zogenaamde begrippenlijst. Een begrip wordt gedefinieerd als een eenheid van denken (‘concept’ in NEN-ISO 25964-1:2011). Begrippen hebben een betekenis en onderlinge semantische relaties die zijn vastgelegd in een begrippenlijst. Een begrip kan over elk concreet of abstract ding gaan waar we woorden aan geven en over communiceren. Begrippen worden in MDTO gebruikt als attribuutwaarde als het gewenst is de betekenis van die waarde vast te leggen. Zodat voor iedereen duidelijk is hoe die waarde geïnterpreteerd moet worden. Zoals de aanduidingen van informatietypes, categorieën in een classificatieschema of de categorieën in een selectielijst. Een begrippenlijst wordt ook wel een gecontroleerde woordenlijst genoemd.

Een begrip heeft de volgende attributen:

• label: De tekstweergave van het begrip dat is toegekend in de begrippenlijst.
• code: De code die aan het begrip is toegekend in de begrippenlijst.
• begrippenlijst: Verwijzing naar het informatieobject (de begrippenlijst) waarin de betekenis van het begrip is vastgelegd.

Zie de specificatie van de gegevensgroepklasse begripGegevens en de bijbehorende attributen voor de volledige beschrijving. 

Een klasse is een verzameling objecten (een objecttype), enkelvoudige gegevens (een datatype) of gegevensgroepen (een gegevensgroeptype). MDTO gebruikt klassen om vanuit de attribuutspecificaties te kunnen verwijzen naar een verzameling. Verder hebben klassen geen speciale betekenis binnen MDTO. 

Een klassespecificatie van objecten binnen MDTO bestaat uit de volgende onderdelen:

Een attribuutspecificatie beschrijft de betekenis en de toegestane waarden van een attribuut dat in MDTO-metagegevens voor kan komen. 

Een attribuutspecificatie bestaat uit de volgende onderdelen:

De volgende datatypen worden gebruikt in de attribuutspecificaties van MDTO.

Alle  datatypen zijn ingebouwde (built-in) datatypen gedefinieerd in XML Schema.