In sommige gevallen kan het nodig zijn om de openbaarheid van documenten ook na overbrenging naar een archiefdienst te beperken. Overheidsorganisaties kunnen daartoe een besluit nemen. Dat kan niet zomaar. De nieuwe Archiefwet noemt dertien specifieke gronden op basis waarvan documenten een beperking aan de openbaarheid kunnen krijgen: de beperkingsgronden. Bijvoorbeeld: documenten waarin bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie voorkomen. Bij het opleggen van een beperking aan de openbaarheid kiest het verantwoordelijk overheidsorgaan een beperkingsgrond of (indien van toepassing) meerdere beperkingsgronden om de openbaarheid van documenten te beperken. Per document (in de praktijk per inventarisnummer dat een of meerdere documenten of hele dossiers kan bevatten) motiveert het verantwoordelijk overheidsorgaan in het Besluit beperking openbaarheid waarom het document beperkt openbaar is.
De beperkingsgronden uit de nieuwe Archiefwet sluiten aan op de weigeringsgronden uit de Wet open overheid (Woo). De Woo biedt aan burgers en instanties de mogelijkheid een informatieverzoek in te dienen bij een overheidsorganisatie (artikel 4.1). Een overheidsorganisatie mag weigeren om informatie openbaar te maken, maar daar moet een goede reden voor zijn. Net als de beperkingsgronden zijn de weigeringsgronden redenen die overheidsorganisaties aan kunnen wijzen om uit te leggen dat ze informatie niet openbaar kunnen maken als daar om gevraagd wordt. Een verschil tussen de Archiefwet en de Woo is dat de Archiefwet in beginsel uitgaat van een documentenstelsel, terwijl de Woo uitgaat van een informatiestelsel.
De gronden waarop een overheidsorganisatie kan weigeren om een Woo-verzoek volledig in te willigen, komen sterk overeen met de beperkingsgronden. Wel noemt de Woo nog enkele andere gronden die in de nieuwe Archiefwet niet terugkomen. Het belangrijkste verschil is dat de Woo het mogelijk maakt om persoonlijke beleidsopvattingen niet openbaar te maken. De nieuwe Archiefwet noemt die grond niet. Bij overbrenging kunnen documenten dus niet beperkt worden in openbaarheid op grond van het feit dat er persoonlijke beleidsopvattingen in voorkomen.
De overlap tussen de weigeringsgronden in de Woo en de beperkingsgronden in de nieuwe Archiefwet maakt het makkelijker om bij overbrenging te bepalen of er een beperking nodig is op de openbaarheid van documenten. Je kunt dat doen door bij creatie van de documenten metagegevens op te nemen die voor openbaarheid relevant zijn. Bijvoorbeeld: gaat het om vertrouwelijk gedeelde bedrijfsinformatie? Zowel het beantwoorden van een Woo-verzoek als het proces van overbrenging bij blijvend te bewaren documenten kan dan eenvoudiger worden uitgevoerd. Dit scheelt veel tijd.
Belangrijk: Het is wel zo dat bij het toepassen van een archiefwettelijke beperkingsgrond beoordeeld moet worden of een eerder toegepaste Woo-weigeringsgrond na verloop van tijd nog steeds relevant is. Woo-weigeringsgronden vormen slechts een indicatie dat een beperkingsgrond noodzakelijk kan zijn. Toegepaste weigeringsgronden kunnen niet een-op-een vertaald worden naar beperkingsgronden. In de Archiefwet staat immers dat documenten na overbrenging méér openbaar moeten zijn dan de situatie vòòr overbrenging.
De nieuwe Archiefwet maakt onderscheid tussen absolute en relatieve beperkingsgronden. Een absolute beperkingsgrond wil zeggen dat de openbaarheid van documenten altijd beperkt wordt bij documenten met een bepaald type informatie. Er is dan geen ruimte voor het bestuursorgaan om een eigen afweging te maken. Bij relatieve beperkingsgronden moet het bestuursorgaan een belangenafweging maken. Bij deze beperkingsgronden luidt de wetstekst steeds “Deze beperkingsgrond moet worden toegepast als het belang van (…) zwaarder weegt dan openbaarmaking.” Het verantwoordelijke overheidsorgaan past deze beperkingsgrond dus alleen toe als andere belangen zwaarder wegen dan het belang van de openbaarheid van de documenten.
Tip: In de overzichtstabel staat voor alle beperkingsgronden of ze absoluut of relatief zijn
Voor zowel absolute als relatieve beperkingsgronden is het belangrijk om goed te motiveren waarom ze van toepassing zijn. Het stellen van een openbaarheidsbeperking is immers een overheidsbesluit. Overheidsbesluiten moeten altijd gemotiveerd worden. In de toelichting van Besluiten beperking openbaarheid moet de motivatie dus worden opgenomen per inventarisnummer. Zo kan de archivaris een inzageverzoek ook op een juiste manier beoordelen.
In de Archiefwet is aan elke beperkingsgrond een maximumtermijn voor het beperken van de openbaarheid gekoppeld: 20, 75 of 110 jaar. In de Archiefwet wordt deze termijn gekoppeld aan de datum waarop het document wordt gecreëerd of ontvangen. Dit betekent dat beperkingsgronden niet van toepassing zijn op documenten die ouder zijn dan 20, 75, of 110 jaar (afhankelijk van de beperkingsgrond).
Let wel: Het gaat om maximumtermijnen. Vaak volstaat een kortere beperking op de openbaarheid.
Het Stappenplan bepalen van openbaarheidsbeperkingen gaat nader in op het bepalen van de termijn voor de beperking van de openbaarheid.
Beperkingstermijnen worden geteld vanaf creatie of ontvangst. In de praktijk kunnen onder een inventarisnummer meerdere documenten vallen. Bij het toepassen van beperkingsgronden op inventarisnummers die meerdere jaren beslaan, wordt de duur van de beperking gerekend vanaf het oudste document binnen een inventarisnummer. Dit betekent dat jongere documenten binnen een inventarisnummer eerder overgebracht worden en eerder openbaar worden. De beperkingstermijn start dus niet pas na sluiting van een dossier met meerdere documenten. In de lijst veelgestelde vragen vind je meer informatie rondom het berekenen van termijnen vanaf creatie.
De Archiefwet biedt ruimte om in bepaalde gevallen af te wijken van de maximale beperkingstermijnen of om beperkingstermijnen uit een eerder besluit aan te passen.
- Wanneer het gerechtvaardigd lijkt dat in concrete gevallen een langere geldingsduur nodig is dan de beperkingsgrond toestaat, kan hiervoor toestemming worden gevraagd bij de bevoegde instantie. Gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen moeten hiervoor zijn bij Gedeputeerde Staten. Provincies en rijksorganen bij de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
- De Archiefwet maakt het ook mogelijk om na overbrenging alsnog beperkingen te stellen. Documenten waarvan voorafgaand aan overbrenging niet voorzien was dat deze informatie bevatten die niet openbaar had mogen zijn, kunnen op die manier alsnog een beperking aan de openbaarheid krijgen.
- De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (voor de rijksoverheid) of de archivaris van de archiefdienst (bij decentrale overheden) kunnen beperkingen opheffen. Binnen de rijksoverheid geldt dat het voormalig verantwoordelijk overheidsorgaan daarbij gehoord wordt.
Het is mogelijk om meer dan een beperkingsgrond toe te kennen aan hetzelfde document. Dit kon onder de Archiefwet 1995 al, maar in de nieuwe Archiefwet wordt dit expliciet benoemd als mogelijkheid.
Als een verantwoordelijk overheidsorgaan hiervoor kiest, moet het alle gebruikte gronden afzonderlijk motiveren. In dat geval worden de termijnen die bij ieder van die beperkingsgronden horen afzonderlijk in het Besluit beperking openbaarheid weergegeven. Zo is het voor iedereen helder voor welke beperkingsgrond welke termijn geldt.
Bij het stapelen van beperkingsgronden kunnen praktische overwegingen meespelen. Deze worden in het Stappenplan bepalen openbaarheidsbeperkingen nader uitgewerkt.
In internationale verdragen zijn voor bepaalde documenten speciale voorschriften vastgelegd. Op Europees niveau is bepaald dat documenten die uitgewisseld worden binnen het COREU (CORrespondance EUropéenne) maximaal 30 jaar beperkt openbaar kunnen zijn. Het COREU is de technische infrastructuur voor de communicatie tussen de lidstaten, de Raad, de Commissie en de Europese dienst voor extern optreden inzake de bevordering van de samenwerking op diverse terreinen, zoals het buitenlandbeleid en veiligheid.
Een ander voorbeeld gaat over vertrouwelijke NAVO-documenten (“confidential”, “nato secret”). De NAVO beslist zelf welke documenten niet meer vertrouwelijk zijn en openbaar gemaakt kunnen worden. Al worden NAVO-documenten met het kenmerk “unclassified” en zonder verdere kenmerken zoals “personal” of “medical” automatisch openbaar. Onder de Archiefwet krijgen NAVO-documenten met een vertrouwelijkheidskenmerk een maximale beperkingstermijn van 75 jaar, behalve als de NAVO deze documenten zelf al openbaar heeft gemaakt.