Overbrengen en verplaatsen
Overbrengen is het in beheer brengen van blijvend te bewaren documenten bij een archiefdienst. Dat wil zeggen dat de archiefdienst die documenten duurzaam toegankelijk moet houden. De archiefdienst zorgt ervoor dat de documenten goed bewaard worden. En dient ieders recht op informatie door deze documenten kosteloos ter inzage te geven of te publiceren. In het geval van documenten waarop een openbaarheidsbeperking rust, zorgt de archiefdienst dat die beperking goed wordt toegepast zolang die van kracht is.
Bij overbrenging naar een archiefdienst worden documenten normaal gesproken ook verplaatst naar de archiefdienst. Dat kan gaan om fysieke verplaatsing maar ook om digitale verplaatsing naar een e-depot.
Maar verplaatsen is niet noodzakelijk voor overbrengen. In uitzonderlijke gevallen wordt ervoor gekozen om documenten niet te verplaatsen. Dat kan nodig zijn om het doorlopend functioneren van een informatievoorziening te garanderen. Documenten veranderen dan dus niet van locatie. Maar er is in zo’n situatie wel sprake van overbrenging en dus van een juridische statusverandering.
Overdracht van verantwoordelijkheid
Na overbrenging zorgt de archiefdienst voor het beheer en behoud van de documenten. Daarbij hoort ook het beoordelen van verzoeken voor het inzien van beperkt openbare archieven. Voor de rijksoverheid geldt dat de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de verantwoordelijkheid voor de documenten overneemt. Het Nationaal Archief is gemandateerd om deze taken uit te voeren.
Bij decentrale overheden blijft de verantwoordelijkheid bij het oorspronkelijke verantwoordelijke overheidsorgaan: het college van burgemeester en wethouders voor gemeenten, Gedeputeerde Staten bij provincies en het dagelijks bestuur bij waterschappen. Gemeenschappelijke regelingen wijzen meestal een van de deelnemers aan om na overbrenging de verantwoordelijkheid voor de documenten op zich te nemen. Ook bij decentrale overheden zijn archiefdiensten bevoegd om na overbrenging taken uit te voeren rondom beheer, behoud en beschikbaarstelling van documenten.
Overbrengen na tien jaar
Documenten worden tien jaar nadat ze zijn ontstaan overgebracht. Die overbrengingstermijn staat in de nieuwe Archiefwet. In de vorige wet, de Archiefwet 1995, was dat 20 jaar.
Tip: Deze en andere belangrijke wijzigingen in de nieuwe Archiefwet op het gebied van openbaarheid staan op een rijtje in het overzicht belangrijke wijzigingen.
Goed om te weten: de overbrengingstermijn wordt gerekend vanaf de creatie of ontvangst van documenten, en niet vanaf een later moment (bijvoorbeeld: de sluiting van een dossier waar die documenten bij horen). De lijst Veelgestelde vragen bevat een nadere toelichting op dit punt.
De Archiefwet biedt ook de mogelijkheid om onder bepaalde voorwaarden overbrenging tijdelijk op te schorten. Bijvoorbeeld als documenten ook na tien jaar nog nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Verantwoordelijke overheidsorganisaties hebben hiervoor een machtiging nodig van Gedeputeerde Staten (decentrale overheden) of de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (rijksoverheid). Over de aanvraag moeten ze bij de archiefdienst advies inwinnen. Overbrengen kan steeds voor maximaal 10 jaar opgeschort worden. Bij opschorting blijft de verantwoordelijkheid berusten bij de verantwoordelijke overheidsorganisatie. Die blijft dan ook zorgen voor het behoud en beheer van de documenten.
In sommige gevallen kiezen overheidsorganisaties ervoor om vervroegd over te brengen. Dat kan aan de orde zijn als het gaat om afgesloten dossiers of om documenten die beheerd worden in een informatiesysteem dat uitgefaseerd wordt. Of als organisatieonderdelen ophouden te bestaan. Vervroegd overbrengen gebeurt in samenspraak met de archiefdienst.
Let wel: dit is niet hetzelfde als uitplaatsing. Bij uitplaatsing wordt het beheer van bepaalde archieven aan een archiefdienst uitbesteed, zonder dat die archieven formeel overgebracht worden.
Voordelen van tijdig overbrengen
Tijdig overbrengen is een wettelijke vereiste. Daarnaast heeft overbrengen verschillende voordelen voor overheidsorganisaties. Na overbrenging heeft het verantwoordelijk overheidsorgaan over het algemeen geen werk meer aan het beheer, behoud en beantwoorden van vragen over de informatie. Documenten zijn dan terug te vinden via de website van de archiefdiensten. Na overbrenging helpen archiefdiensten burgers bij het zoeken naar informatie. En behandelen zij voortaan de verzoeken tot inzage. Ook hebben archiefdiensten vaak meer expertise op het gebied van conserveren en preserveren van documenten dan de archiefvormer.
Het niet tijdig overbrengen en het opschorten van overbrenging brengt voor verantwoordelijke overheidsorganen extra kosten met zich mee. Denk hierbij aan het mogelijk houden van kostbare licenties voor informatiesystemen. En kosten die gemoeid zijn met het voldoen aan Woo-verzoeken. Zolang overheidsinformatie niet is overgebracht naar een archiefdienst, blijft die overheidsinformatie namelijk vallen onder het regime van de Woo.