Onder overheidsinformatie verstaan we alle informatie die de overheid zelf maakt of van een ander ontvangt bij het uitvoeren van haar taken. Ongeacht vorm, inhoud, status, of vindplaats. Informatie op sociale media valt daar dus ook onder. En ook deze informatie moet gearchiveerd worden en duurzaam toegankelijk zijn. Overheidsinformatie is duurzaam toegankelijk wanneer deze vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig is. Deze module licht toe hoe je dit kan bereiken voor overheidsinformatie op sociale-mediaplatforms.
Advies: wees proactief
Sociale-media-archivering is een veld dat continu in beweging is. Sociale-mediaplatforms veranderen continu net als hun voorwaarden.
Een concreet voorbeeld hiervan is Twitter (X). Na de overname door Elon Musk in 2022 zijn veel veranderingen doorgevoerd. Zo werd toegang via de API (Application Programming Interface) steeds beperkter. En hoeveel berichten je per dag kan zien. Deze veranderingen hebben uiteraard effect op het archiveren. Oudere berichten op dit platform van grote accounts dreigen daardoor verloren te gaan.
Het is dan ook noodzakelijk om tijdig en regelmatig te archiveren, in kleine intervallen. Hierdoor ben je niet of minder afhankelijk van derde partijen. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen rondom sociale media. Voor meer informatie, raadpleeg netwerken zoals het praktijknetwerk sociale media archivering en KIA Community.
Dit onderdeel biedt een overzicht van de technieken die nu bekend zijn op het gebied van duurzame toegankelijkheid. En in hoeverre de technieken tegemoet komen aan wat vereist is op het gebied van duurzame toegankelijkheid.
Bekijk het overzicht en de beoordeling van archiveringstechnieken
Het doel is om overheidsinformatie op sociale media duurzaam toegankelijk te maken door archiving by design overal door te voeren. Maar door de afhankelijkheid van sociale-mediaplatforms kunnen organisaties dit principe amper toepassen voor het registreren van overheidsinformatie op sociale media. Het is immers niet mogelijk om ontwerp- en beheerkeuzes te maken in de platforms zelf. Het is ook niet mogelijk om bepaalde functionaliteiten af te dwingen met een contract of andere middelen. Om deze redenen is het goed de aanbevelingen bij gebruik en de relevante DUTO- randvoorwaarden op organisatie- of procesniveau te volgen.
Vanwege deze afhankelijkheden kiezen we binnen de module voor een aanpak in lijn met het DUTO-raamwerk. In combinatie met hoe de technieken voldoen aan de essentiële kenmerken.
Lees hier meer over het DUTO-raamwerk en essentiële kenmerken.
De overheidsinformatie moet je eerst van sociale-mediaplatforms halen om deze op te kunnen nemen in de eigen beheeromgeving. Dit valt onder het DUTO-proces registreren. We bekijken de technieken die dit mogelijk maken. Hoe werken deze, hoe zit het met de uitvoerbaarheid en welke types informatieobjecten levert het op? Hierbij houden we rekening met DUTO-processen en de essentiële kenmerken. De registratie levert een nieuw informatieobject op dat overheidsinformatie op sociale media moet omvatten.
Vervolgens moet je het informatieobject op zo’n manier bewaren dat er geen onaanvaardbaar informatieverlies optreedt, de authenticiteit wordt gewaarborgd en de leesbaarheid is gegarandeerd. En dat tot aan vernietiging.
Om dit te bereiken, moeten de essentiële kenmerken intact blijven. Deze zijn te verdelen in de volgende vijf categorieën: inhoud, context, vormelementen, gedrag, en structuur.
Daaropvolgend kijken we naar het ter beschikking stellen van het informatieobject. Hoe kan je de informatieobjecten goed beheren en weergeven voor gebruikers? Zijn er specifieke applicaties nodig of andere afhankelijkheden aanwezig die beschikbaarstelling moeilijk maken? Ook daarmee moet al op het moment van registreren rekening gehouden worden.
Tot slot kun je kijken naar vernietiging van overheidsinformatie op sociale media. Als dat zo is vastgelegd in een selectielijst. Voor het vernietigen van deze informatie bestaat (nog) geen reguliere inrichting, omdat er grote uitdagingen zijn. Het geregistreerde informatieobject moet verwijderd worden van het live web, én in het eigen informatiesysteem.
Verwijderen van het live web doe je of handmatig of geautomatiseerd per bericht. Of door het stopzetten van het desbetreffende account. Totale vernietiging op het platform is niet mogelijk, omdat het niet zeker is of de informatie ook echt weg is bij het platform. Het DUTO-proces kan binnen sociale-mediaplatforms dus niet worden uitgevoerd.
Wat betreft het geregistreerde informatieobject, kunnen organisaties alvast aan de hand van het DUTO-raamwerk kijken naar het passende niveau van maatregelen. Voor het vernietigen van het archiefexemplaar in de eigen beheeromgeving van de overheidsorganisatie kan de handreiking Digitaal vernietigen geraadpleegd worden.