Overbrengen papier en hybride archieven

1.1 Neem vóór de archiefbewerking contact met ons op

Overheidsarchieven worden in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Daarvoor is eerst een archiefbewerking nodig. Neem bij het plannen van die archiefbewerking contact op met jouw contactpersoon bij het Nationaal Archief. Als je die nog niet hebt, gebruik dan het contactformulier.

Let op, openbaarheidsbeperkingen op rijksarchieven worden altijd vastgesteld na een formele adviesaanvraag aan de algemene rijksarchivaris, ook als dit archief overgebracht wordt naar een Regionaal Historisch Centrum. Voor stap 3, Vaststellen openbaarheidsbeperkingen, neem je dus in alle gevallen contact op met het Nationaal Archief.

1.2 Leg afspraken vast in het beslisdocument

Een van onze adviseurs overbrenging overheidsinformatie loopt een aantal vragen met je door. 

• Heb je al eerder archieven overgedragen aan het Nationaal Archief? 
• Is het archief al gewaardeerd? 
• Welke periode beslaat het archief? 
• Wat is de omvang? 
• Bevat het archief fysieke gegevensdragers met analoge of digitale informatie? Bevat het archief digitale documenten?
• Hoe ziet het institutionele verleden eruit? 
• Wat is er nog nodig om de overbrenging te realiseren? 

Daarna leggen we deze zaken vast in een beslisdocument, waarvan je hier de sjabloon vindt. Jij als overheidsorganisatie en wij als archiefbewaarplaats, en eventueel ook nog een bewerkende partij, ondertekenen dit document.

Bewerkende partij

Je kan als overheidsorganisatie zelf de archiefbewerkingen uitvoeren. Ook kan je ervoor kiezen om samen te werken met een externe, al dan niet commerciële, bewerkingspartij. Binnen de rijksoverheid bestaat daartoe onder andere de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH).

Afspraken in het beslisdocument of het archiefbewerkingsplan zijn gebaseerd op de aard en omvang van het archief. Dit wordt in kaart gebracht door middel van een schouw, waarbij je gebruik kan maken van het schouwformulier. De overheidsorganisatie en het Nationaal Archief kunnen uitgenodigd worden door de bewerkende partij om aan de schouw deel te nemen.

Tegenwoordig zijn veel over te brengen archiefblokken niet meer 100% papier, maar bevatten ze ook analoge en digitale informatie al dan niet opgeslagen op fysieke gegevensdragers. Dergelijke hybride archieven brengen een extra set van uitdagingen mee. Gezien dat deze archieven en de kwesties die spelen sterk kunnen verschillen van aard, is het belangrijk om daarover afspraken op maat te maken voorafgaand aan de archiefbewerking.

2.1 Waardering en selectie

Volgens de wet moet overheidsarchief gewaardeerd worden aan de hand van minimaal één geldige selectielijst (Vastgestelde selectielijsten | Nationaal Archief) en eventuele hotspotlijsten (Vastgestelde hotspotlijsten | Nationaal Archief). Met een selectielijst wordt vastgesteld welke documenten voor bewaring in aanmerking komen, welke voor directe vernietiging en welke voor vernietiging op termijn. Heeft je organisatie nog geen selectielijst? Kijk dan op de pagina Waardering, selectie en vernietigen (Waardering, selectie en vernietigen | Nationaal Archief).

Als zorgdrager bent je ook verantwoordelijk voor de vernietiging van 'jouw' overheidsinformatie. Je hebt de plicht om van de te vernietigen stukken een lijst op te stellen en de reden voor vernietigen op te geven. Zo is voor iedereen duidelijk welke informatie is vernietigd en op grond waarvan (Handreiking Digitaal vernietigen | Nationaal Archief).

2.2 Opstellen inventaris

Een organisatie draagt zorg voor het duurzaam toegankelijkheid maken en houden van overheidsarchieven. Een onderdeel van duurzame toegankelijkheid is het beschrijven van te bewaren archief in een inventaris. Inventarissen van naar het Nationaal Archief over te dragen archieven dienen te voldoen aan de normen van het Normblad archiefinventaris (versie 3.0) (Normblad archiefinventaris | Nationaal Archief). Voor de overdracht, dient de inventaris door het Nationaal Archief goedgekeurd te worden.

Ter goedkeuring van de inventaris voert het Nationaal Archief een inhoudelijke en een technische controle uit. De technische controle kan pas plaatsvinden na een succesvolle inhoudelijke controle. 

• Inhoudelijke controle: je levert een Word- of Excelbestand aan met daarin de inventaris. Het Nationaal Archief kijkt vervolgens of de inventaris conform het normblad is opgesteld.
• Technische controle: je levert een XML-bestand aan met daarin de inventaris gecodeerd volgens de standaard Encoded Archival Description (EAD). Het Nationaal Archief kijkt vervolgens of de inventaris conform NA-richtlijnen is opgemaakt.

Niet alle archiefbewerkingssoftware kan de gewenste EAD/XML uitdraaien. Neem contact op met je adviseur overbrenging overheidsinformatie als een export in EAD/XML niet mogelijk is of wanneer je hier vragen over hebt.

Indien gewenst kan je contactpersoon gedurende de bewerking tussentijdse feedback op de inventaris geven. Zo ben je er zekerder van dat de bewerking conform de verwachtingen van het Nationaal Archief uitgevoerd wordt. 

Het opstellen van de inventaris is ook een goed moment om eventueel de nodige beperkingen op de openbaarheid te signaleren. In deze fase heb je immers de documenten voorhanden. Zie voor meer informatie over het bepalen van openbaarheidsbeperkingen stap 3 van dit stappenplan.

2.3: Materiële bewerking

Het Normblad materiële staat (versie 3.0) (Normblad materiële staat | Nationaal Archief) beschrijft hoe de materiële staat moet zijn van een papieren archief dat voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Zo horen papieren archiefstukken vrij te zijn van stof, vuil, schimmel en insecten. Ook het gebruikte materiaal, zoals dozen, omslagen en etiketten, moet aan bepaalde eisen voldoen.

Fysieke gegevensdragers 

Informatie op fysieke gegevensdragers zoals diskettes, cd’s of audiotapes kan alleen digitaal aangeleverd worden. Kijk voor meer informatie naar de aanlevervoorwaarden voor het overbrengen van digitale en analoge informatie op fysieke gegevensdragers (Aanlevervoorwaarde overbrengen digitale en analoge informatie op fysieke gegevensdragers | Nationaal Archief).

3.1. Verklaring van overbrenging
Nadat de inventaris is goedgekeurd en de materiële bewerking is afgerond, stel je als zorgdrager de verklaring van overbrenging op. Met deze verklaring zal het archief officieel overgedragen worden aan het Nationaal Archief en komt het te vallen onder de verantwoordelijkheid van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Let wel, de overbrenging is pas formeel afgerond ná ondertekening door zowel de overheidsorganisatie als de algemene rijksarchivaris (ARA). De ARA ondertekent de verklaring nadat alle processtappen van de overbrenging zijn doorlopen. Tot die tijd blijft de zorgdrager verantwoordelijk voor het archief.

3.2. Beperkingen aan de openbaarheid
Overgedragen rijksarchieven zijn grotendeels volledig openbaar. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel. Dan is er sprake van beperkingen op de openbaarheid, en het is de zorgdrager die verantwoordelijk is voor de vaststelling daarvan. Beperkingen aan de openbaarheid worden vastgesteld volgens een vaste procedure, ook als het gaat om rijksarchieven die naar een andere archiefbewaarplaats dan het Nationaal Archief overgedragen worden. Deze vaststellingsprocedure start altijd met een adviesaanvraag aan de ARA en eindigt met de publicatie van het Besluit beperking openbaarheid in de Staatscourant.

Een nadere uitleg over de adviesaanvraag en de te gebruiken sjablonen vind je op de pagina Openbaarheidsadvies. Meer algemene informatie over openbaarheid vind je in de handreiking Openbaarheid bij en na overbrenging.

Na publicatie van het Besluit beperking aan de openbaarheid, deel je de link van de publicatie in de Staatscourant met jouw contactpersoon bij het NA.

4.1 Controle materiële staat

Nadat je de verklaring van overbrenging hebt opgesteld en ondertekend naar het Nationaal Archief heeft toegestuurd, kan de controle materiële staat (CMS) worden aangevraagd. Jij, of de bewerkende partij, kan deze aanvragen bij jouw contactpersoon binnen onze organisatie. 

De CMS houdt in dat een van onze medewerkers uw fysieke archief controleert. Zijn de archiefbescheiden schoon (dat wil zeggen, geen schimmel, vuil of ongedierte) en voldoet het aan de verpakkingseisen? Een uitgebreide uitleg over de eisen die wij stellen kun je vinden in het Normblad Materiële Staat. De controle resulteert in een rapport met bevindingen. Is het archief schoon bevonden en voldoet het aan de verpakkingseisen, dan bevat het rapport een goedkeuring. Het archief kan dan getransporteerd worden naar de archiefbewaarplaats. Wanneer er fouten bevonden zijn, dan wordt dit met jouw of de bewerkende partij gedeeld en dien je herstelwerkzaamheden uit te voeren. Vervolgens dien je opnieuw een CMS aan te vragen.

Een goedkeuring is slechts een jaar geldig, mits de archieven op dezelfde locatie en onder dezelfde omstandigheden bewaard werden. Als het niet lukt om binnen een jaar na goedkeuring van een CMS uw archief over te brengen, dan dient er opnieuw een aanvraag voor een CMS te worden ingediend.

4.2 Transport

Bij een CMS-goedkeuring kunt je in overleg met uw contactpersoon binnen het NA het transport inplannen. Je bent als zorgdrager zelf verantwoordelijk voor het transport.

Wanneer het archief fysiek is overgebracht naar het Nationaal Archief, vindt er een bestandscontrole plaats. Hierbij wordt gecontroleerd of alle archiefstukken die in de inventaris staan daadwerkelijk zijn overgebracht. Ook kunnen er aanvullende controles plaatsvinden om de inhoud van het archief te verifiëren. Wanneer hier afwijkingen in worden bevonden, neemt uw contactpersoon contact met u en de bewerkende partij op.

Als er geen afwijkingen geconstateerd worden, ondertekent de ARA de verklaring van overbrenging en sturen wij deze naar u terug. Op dat moment is de overbrenging van het archief formeel afgerond en is het zorgdragerschap overgegaan naar de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.