In de Archiefwet staat dat te bewaren archieven na de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Voor archieven van overheidsorganisaties met een landelijke functie, zoals ministeries en agentschappen, is dat het Nationaal Archief.
Provinciale of regionale overheidsorganisaties brengen hun archieven naar de Regionale Historische Centra of gemeente- of stadsarchieven. Het Nationaal Archief is het Regionaal Historisch Centrum voor Zuid-Holland.
Meer informatie over de Archiefwet kunt u o.a. vinden op de pagina Wet- en regelgeving. Mocht u toch nog vragen hebben, neem dan contact met ons op via het contactformulier. Wij helpen u graag.
U kunt contact met ons opnemen via het contactformulier. Een van onze adviseurs overbrenging overheidsinformatie loopt dan een aantal vragen met u door. Heeft u al eerder archieven overgedragen aan het Nationaal Archief? Is het archief al gewaardeerd? Welke periode beslaat het archief? Wat is de omvang? Hoe ziet het institutionele verleden er uit? Wat is er nog nodig om de overbrenging te realiseren? Daarna leggen we deze zaken vast in een beslisdocument. U als zorgdrager en wij als archiefbewaarplaats, en eventueel ook nog een bewerkende partij, ondertekenen dit document.
Uw overheidsarchief moet volgens de wet worden gewaardeerd aan de hand van een geldige selectielijst en eventuele hotspotlijsten. Zo wordt vastgesteld welke stukken voor bewaring in aanmerking komen, en welke voor vernietiging. Heeft uw organisatie nog geen selectielijst? Kijk dan op de pagina Waardering en selectie.
Als zorgdrager bent u verantwoordelijk voor de vernietiging van 'uw' overheidsinformatie. U heeft de plicht om van de te vernietigen stukken een lijst op te stellen en de reden voor vernietigen op te geven. Zo is voor iedereen duidelijk welke informatie is vernietigd en op grond waarvan.
De zorgdrager draagt zorg voor het duurzaam toegankelijkheid maken en houden van overheidsarchieven. Het te bewaren gedeelte van uw archieven beschrijft u in een inventaris. In het Normblad archiefinventaris (versie 3.0) vindt u nadere specificaties voor het opstellen van de inventaris. De inventaris wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het Nationaal Archief.
Het Normblad materiële staat (versie 3.0) beschrijft hoe de materiële staat moet zijn van een papieren archief dat voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Zo horen papieren archiefstukken vrij te zijn van stof, vuil, schimmel en insecten. Ook het gebruikte materiaal, zoals dozen, omslagen en etiketten, moet aan bepaalde eisen voldoen.
Informatie op fysieke gegevensdragers zoals bijvoorbeeld diskettes, cd's of audiotapes kan vanaf 1 juli 2022 alleen digitaal aangeleverd worden. Lees hiervoor de pagina Aanlevervoorwaarde overbrengen digitale en analoge informatie op fysieke gegevensdragers.
Nadat de inventaris is goedgekeurd en de materiële bewerking is afgerond, stelt u de verklaring van overbrenging op. Met deze verklaring wordt het archief officieel overgedragen aan het Nationaal Archief en valt het onder de verantwoordelijkheid van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). De overbrenging is formeel afgerond en geldig ná ondertekening door zowel de (voormalig) zorgdrager en de algemene rijksarchivaris (ARA). De ARA ondertekent de verklaring nadat alle processtappen van de overbrenging zijn doorlopen. Tot die tijd blijft de zorgdrager verantwoordelijk.
De archieven die in het Nationaal Archief worden bewaard zijn grotendeels volledig openbaar. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel. Dan is er sprake van beperkingen op de openbaarheid. De zorgdrager is verantwoordelijk voor de vaststelling van eventuele beperkingen op de openbaarheid.
In een adviesaanvraag legt u de voorgestelde beperkingen voor aan de algemene rijksarchivaris. Vóór de overbrenging geven wij een formeel advies over de openbaarheid van het archief ná de overdracht. U als zorgdrager publiceert vervolgens de beperkingen aan de openbaarheid in de Staatscourant via een Besluit beperking openbaarheid.
Na ontvangst van de door uw organisatie getekende verklaring van overbrenging (in tweevoud) en eventueel besluit beperking openbaarheid wordt de controle materiële staat (CMS) ingepland. Dan wordt door een van onze medewerkers gecontroleerd of het archief schoon is (geen schimmel, vuil, etc.) en of de verpakking aan de gewenste eisen voldoet.
Lees ook het Normblad materiële staat, versie 3.0.
Als de controle materiële staat geen afwijkingen op de gestelde normen oplevert, kan het transport ingepland worden in samenspraak met het Nationaal Archief. U bent als zorgdrager zelf verantwoordelijk voor het transport.
Na het transport volgt de bestandscontrole. Hierbij controleert het Nationaal Archief of alle beschreven archiefstukken ook daadwerkelijk fysiek aanwezig zijn. Vervolgens tekent de algemene rijksarchivaris de verklaring van overbrenging en sturen we deze verklaring terug naar de zorgdrager. Op dat moment is de overbrenging formeel afgerond.
