Papieren overheidsinformatie overbrengen

U wilt als zorgdrager archieven van uw overheidsorganisatie overbrengen naar het Nationaal Archief? Daarvoor gelden de regels van de Archiefwet.

In de Archiefwet staat dat te bewaren archieven na de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Voor archieven van overheidsorganisaties met een landelijke functie, zoals ministeries en agentschappen, is dat het Nationaal Archief.

Provinciale of regionale overheidsorganisaties brengen hun archieven naar de Regionale Historische Centra of gemeente- of stadsarchieven. Het Nationaal Archief is het Regionaal Historisch Centrum voor Zuid-Holland.

Meer informatie over de Archiefwet kunt u o.a. vinden op de pagina  Wet- en regelgeving. Mocht u toch nog vragen hebben, neem dan contact met ons op via het contactformulier of telefonisch: 07-3315460. Wij helpen u graag.

Alles uitklappen

Dat doet u met onze afdeling Verwerven: NADienstpostbusVerwerven@nationaalarchief.nl. Een van onze medewerkers loopt dan een aantal vragen met u door. Heeft u al eerder archieven overgedragen aan het Nationaal Archief? Is het archief al gewaardeerd? Welke periode beslaat het archief? Wat is de omvang? Hoe ziet het institutionele verleden er uit? Wat is er nog nodig om de overbrenging te realiseren? Daarna leggen we deze zaken vast in een beslisdocument. U als zorgdrager en wij als archiefbewaarplaats, en eventueel ook nog een bewerkende partij, ondertekenen dit document.  

Uw overheidsarchief moet volgens de wet worden gewaardeerd aan de hand van een selectielijst. Zo wordt vastgesteld welke stukken voor bewaring in aanmerking komen, en welke voor vernietiging. Heeft uw organisatie nog geen selectielijst? Kijk dan op de pagina Waardering en selectie .

Als zorgdrager bent u verantwoordelijk voor de vernietiging van 'uw' overheidsinformatie. U heeft de plicht om van de te vernietigen stukken een lijst op te stellen en de reden voor vernietigen op te geven. Zo is voor iedereen duidelijk welke informatie is vernietigd en op grond waarvan.

Het te bewaren gedeelte van uw archieven beschrijft u in een inventaris. In het Normblad archiefinventaris (versie 2.2) vindt u de specificaties. Het Nationaal Archief beoordeelt de inventaris.

Het Normblad materiële staat (versie 3.0) beschrijft hoe de materiële staat moet zijn van een papieren archief dat voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Zo horen papieren archiefstukken vrij te zijn van stof, vuil, schimmel en insecten. Ook het gebruikte materiaal, zoals dozen, omslagen en etiketten, moet aan bepaalde eisen voldoen.

Na de goedgekeurde inventaris en de materiële bewerking stelt u de verklaring van overbrenging op. Met deze verklaring wordt het archief officieel overgedragen aan het Nationaal Archief en valt het onder de verantwoordelijkheid van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW).

De archieven die in het Nationaal Archief worden bewaard zijn grotendeels volledig openbaar. En in te zien in de studiezaal. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel. Dan is er sprake van beperkingen op de openbaarheid. De zorgdrager is verantwoordelijk voor de vaststelling van eventuele beperkingen op de openbaarheid. De Archiefwet kent 3 gronden om de openbaarheid te beperken:

  • de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele personen 
  • het belang van de Staat
  • onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of instanties.

In een adviesaanvraag legt u de voorgestelde beperkingen voor aan de algemene rijksarchivaris. Vóór de overbrenging geven wij een formeel advies over de openbaarheid van het archief ná de overdracht. U als zorgdrager publiceert vervolgens de beperkingen aan de openbaarheid in de Staatscourant via een Besluit beperking openbaarheid. 

Bekijk de stappen voor het openbaarheidsadvies van de algemene rijksarchivaris

Voor uitgebreide informatie over openbaarheidsprocedure en de wettelijke kaders, zie de brochure Open tenzij....

Na ontvangst van de door uw organisatie getekende verklaring van overbrenging (in tweevoud) en eventueel besluit beperking openbaarheid wordt de controle materiële staat (CMS) ingepland. Dan wordt gecontroleerd of het archief schoon is (geen schimmel, vuil, etc.) en of de verpakking aan de gewenste eisen voldoet.

Lees ook het Normblad materiële staat, versie 3.0

Als de controle materiële staat geen afwijkingen op de gestelde normen oplevert, kunt u het transport naar het Nationaal Archief inplannen.

Na het transport volgt de bestandscontrole. Hierbij controleren we of alle beschreven archiefstukken ook daadwerkelijk fysiek aanwezig zijn. Vervolgens tekent de algemene rijksarchivaris de verklaring van overbrenging. En sturen we deze verklaring terug naar de zorgdrager. Op dat moment is de overbrenging formeel afgerond.