Dat staat in artikel 7.1, eerste lid, van de nieuwe Archiefwet. Een heel kort zinnetje, maar wat wordt er nu precies bedoeld? Waarom moeten documenten zo veel als mogelijk openbaar worden? Wat gebeurt er precies bij overbrenging? En wat is een document precies?
Het overbrengen van documenten naar een archiefdienst heeft belangrijke gevolgen voor de manier waarop de openbaarheid van die informatie geregeld is. Het doel van deze handreiking is om praktische handvatten te bieden voor overheidsorganisaties die moeten overbrengen. En die willen weten wat ze moeten regelen op het gebied van openbaarheid.
Deze inleiding werkt daarom twee thema’s nader uit. Ten eerste: Waarom heeft openbaarheid zo’n centrale plek in de Archiefwet (en andere wetgeving)? En wat betekent dit voor overheidsorganisaties?
Ten tweede: Wat komt er kijken bij het formele overbrengingsproces? Overbrengen is namelijk niet hetzelfde als het fysiek of digitaal verplaatsen van documenten. Bij overbrengen staat juist het verschuiven van juridische verantwoordelijkheid centraal.
Om te kunnen praten over openbaarheid van documenten en het overbrengen van documenten, leggen we eerst uit wat er met ‘document’ bedoeld wordt.
Wat is een document?
De nieuwe Archiefwet hanteert (net zoals de Woo) het begrip ‘document’. Deze handreiking doet dat dus ook. Maar wat is precies een document?
Overheidsorganen voeren publieke taken uit. In de zin van de nieuwe Archiefwet, is een document alle overheidsinformatie die met deze publieke taak verband houdt. Hierbij maakt de verschijningsvorm van het document geen verschil. Voorbeelden van documenten kunnen zijn e-mails, beleidsstukken, websites, foto’s, brieven of databases. Ook maakt het niet uit wat de drager van het document is. Dit kan papier zijn, maar ook in digitale vorm (bijvoorbeeld harde schijf). Het documentbegrip is dus techniekneutraal. De inhoud van het document en de relatie met de publieke taak is wel fundamenteel.
Het begrip ‘document’ doet misschien denken aan een Word-bestand of een officiële brief, en dat zijn óók documenten. Maar de nieuwe Archiefwet vat de term ‘document’ dus veel breder op. Het is inhoudelijk vergelijkbaar met het begrip ‘archiefbescheiden’ dat wordt gebruikt in de Archiefwet 1995. Qua reikwijdte komt het begrip ‘document’ grotendeels overeen met het begrip 'informatieobject'. Dit laatste begrip is meer bekend binnen het ICT-vakgebied.