De Archiefwet 2026 hanteert als uitgangspunt dat elke verantwoordelijk overheidsorgaan voorziet in een archiefdienst, die blijvend te bewaren documenten bewaart, beheert en ter beschikking stelt. En dat elke archiefdienst een archivaris heeft, die verantwoordelijk is voor het beheer van en de toegang tot de documenten die door de archiefdienst worden bewaard. Omdat archiefdiensten en archivarissen een cruciale rol spelen bij de uitvoering van de Archiefwet 2026, bepaalt de wet dat zij formeel aangewezen moeten worden.
De organisatie van archiefdiensten en archivarissen is belangrijk voor verantwoordelijke overheidsorganen en archiefdiensten.
- Verantwoordelijke overheidsorganen moeten weten of zij een archiefdienst en een archivaris moeten aanwijzen.
- Archiefdiensten en archivarissen moeten weten of zij aangewezen moeten worden.
Elk verantwoordelijk overheidsorgaan beschikt over een aangewezen archiefdienst én een aangewezen archivaris voor het beheer van blijvend te bewaren documenten.
Voor provincies, gemeenten en waterschappen
- Gedeputeerde staten van een provincie, het college van burgemeester en wethouders van een gemeente en het dagelijks bestuur van een waterschap moeten elk in een archiefdienst voorzien voor de bewaring en beschikbaarstelling van blijvend te bewaren documenten:
- van hun organisatie
- van gemeenschappelijke regelingen waaraan zij deelnemen en waarvoor zij na overbrenging het verantwoordelijk overheidsorgaan zijn
van andere overheidsorganen of van particuliere rechtspersonen of natuurlijke personen of om een andere reden onder de decentrale archiefdienst zijn komen te berusten.
- Elke decentrale archiefdienst heeft een archivaris, die verantwoordelijk is voor het beheer van de documenten die blijvend door de dienst worden bewaard (Archiefwet 2026, artikel 6.2, lid 2).
- Een provinciearchivaris wordt aangewezen door gedeputeerde staten, een gemeentearchivaris door het college van burgemeester en wethouders, een waterschapsarchivaris door het dagelijks bestuur van een waterschap (Archiefwet 2026, artikel 6.3, lid 2).
Voor het Rijk
- Het Nationaal Archief is belast met de bewaring en beschikbaarstelling van blijvend te bewaren documenten van het Rijk (Archiefwet 2026, artikel 6.1, lid 1).
- Het Nationaal Archief heeft een rijksarchivaris, die verantwoordelijk is voor het beheer van de documenten die blijvend door het Nationaal Archief worden bewaard (Archiefwet 2026, artikel 6.1, lid 3).
- De rijksarchivaris wordt aangewezen door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Archiefwet 2026, artikel 6.3, lid 1).
De belangrijkste verschillen tussen de Archiefwet 1995 en de Archiefwet 2026 zijn:
Voor alle overheden
- De Archiefwet 2026 vervangt het begrip ‘archiefbewaarplaats’ in de Archiefwet 1995 door het begrip ‘archiefdienst’. Het begrip ‘archiefbewaarplaats’ heeft namelijk ook betrekking op een fysieke locatie voor de opslag van papieren archief. Door voortaan het begrip ‘archiefdienst’ te gebruiken, wordt benadrukt dat het om een organisatie(onderdeel) gaat en minder om de plaats waar documenten fysiek worden bewaard. Bovendien komt zo de taak van archiefdiensten centraal te staan, namelijk de bewaring en beschikbaarstelling van blijvend te bewaren documenten voor ‘eenieder’.
Voor provincies, gemeenten en waterschappen
De Archiefwet 1995 bepaalt al dat Gedeputeerde Staten voor de provincie, College van Burgemeester en Wethouders voor de gemeente en het Bestuur van het waterschap voor het waterschap elk verplicht zijn om een archiefbewaarplaats aan te wijzen. Dat beginsel is behouden in de Archiefwet 2026, maar de Memorie van Toelichting benadrukt nu expliciet dat decentrale overheden meerdere mogelijkheden hebben om die archiefdienst vorm te geven.
Eén mogelijkheid is dat de decentrale archiefdienst integraal onderdeel is van de bredere ambtelijke dienst van het provincie-, gemeente- of waterschapsbestuur.
Een andere mogelijkheid is dat verschillende overheden samen gebruikmaken van een archiefdienst in de vorm van een gemeenschappelijke regeling.
Tot slot is er de mogelijkheid tot het (eventueel) uitbesteden van archiefbeheer aan particuliere rechtspersonen, maar daarbij is enige terughoudendheid op zijn plaats omdat het verantwoordelijk overheidsorgaan altijd bestuurlijk verantwoordelijk blijft voor de wijze waarop het de archiefdienst en het beheer heeft ingericht.
- De Archiefwet 2026 maakt het benoemen van een archivaris verplicht. De Archiefwet 1995 biedt nog de mogelijkheid om het beheer van het provincie-, gemeente- of waterschapsarchief toe te vertrouwen aan de secretaris als er geen archivaris is benoemd. Deze mogelijkheid komt te vervallen. Net zoals bij archiefdiensten kunnen decentrale overheden ervoor kiezen om een eigen archivaris aan te wijzen, dan wel gezamenlijk beroep te doen op een en dezelfde archivaris. De aangewezen archivaris van een archiefdienst is ambtenaar.
Voor het Rijk
- De Archiefwet 2026 past de organisatievorm van het archiefdienst van het Rijk aan. Meer informatie vind je op de themapagina Regionaal Historische Centra.
Voor provincies, gemeenten en waterschappen
Een provincie, gemeente of waterschap hoeft in beginsel niet opnieuw een archiefdienst aan te wijzen. Deze waren namelijk onder de Archiefwet 1995 al verplicht om een archiefbewaarplaats aan te wijzen. Een overgangsbepaling in de Archiefwet 2026 bepaalt dat archiefbewaarplaatsen van provincies, gemeenten en waterschappen die op grond van de Archiefwet 1995 zijn aangewezen, worden beschouwd als archiefdiensten van diezelfde overheden op grond van de Archiefwet 2026 (Archiefwet 2026, artikel 12.4).
Als een provincie, gemeente of waterschap al een archivaris heeft aangewezen, dan is het niet nodig om die opnieuw aan te wijzen. Een overgangsbepaling in de Archiefwet 2026 bepaalt dat archivarissen van provincies, gemeenten en waterschappen die op grond van de Archiefwet 1995 zijn aangewezen, worden beschouwd als archivarissen van diezelfde overheden op grond van de Archiefwet 2026 (Archiefwet 2026, artikel 12.6, lid 1). Heeft een provincie, gemeente of waterschap nog geen archivaris aangewezen, dan heeft deze na de inwerkingtreding van de Archiefwet 2026 twee jaar de tijd om dit alsnog te doen (Archiefwet 2026, artikel 12.6, lid 2), dus tot 1 januari 2029. Deze archivaris moet bij het aantreden dan wel direct voldoen aan alle wettelijke eisen.
Een provincie, gemeente of waterschap kan overigens niet meer dan één archivaris aanwijzen. Het kan wél een plaatsvervangend archivaris aanwijzen, die de taken overneemt van de archivaris wanneer die laatste afwezig is (bijvoorbeeld wegens vakantie of ziekte).
Meer informatie over de wettelijke eisen aan de archivaris vind je op de themapagina Archiefonderwijs en diploma’s.
Voor het Rijk
Departementen, uitvoeringsorganisaties en zelfstandig bestuursorganen vallen onder de rijksarchivaris. Zij hoeven dus geen eigen archiefdienst en archivaris aan te wijzen.
Het Rijk hoeft niet opnieuw een archiefdienst aan te wijzen. Een overgangsbepaling in de Archiefwet 2026 bepaalt dat archiefbescheiden die op grond van de Archiefwet 1995 blijvend worden bewaard door rijksarchiefbewaarplaatsen, worden beschouwd als documenten die op grond van de Archiefwet 2026 blijvend worden bewaard door het Nationaal Archief (Archiefwet 2026, artikel 12.5).
Het Rijk hoeft niet (opnieuw) de rijksarchivaris aan te wijzen. Een overgangsbepaling in de Archiefwet 2026 bepaalt dat de algemene rijksarchivaris die op grond van de Archiefwet 1995 is aangewezen, wordt beschouwd als de rijksarchivaris op grond van de Archiefwet 2026 (Archiefwet 2026, artikel 12.7).
Nuttige kennisproducten voor dit thema zijn in ontwikkeling bij de VNG.
Kennis kan je delen met collega’s via: