Wat staat er over toezicht en handhaving in de Archiefwet 2026?
Toezicht op de Archiefwet is geregeld in hoofdstuk 10 van de wet. In hoofdstuk 7 van de Archiefregeling is het melden van (informatie)incidenten nader uitgewerkt. De wet regelt verschillende aspecten van het toezicht voor alle verantwoordelijke overheidsorganen die onder de Archiefwet vallen.
Het toezicht in de Archiefwet 2026 is op dezelfde manier ingericht als onder de Archiefwet 1995. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (hierna: de Inspectie) houdt toezicht op de archieven van de centrale overheid en de privaatrechtelijke verantwoordelijke overheidsorganen. Bij gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen houdt de archivaris toezicht op basis van de Archiefwet. Dit toezicht wordt aangevuld met interbestuurlijk toezicht op basis van de Gemeentewet, Provinciewet, Waterschapswet en de Wet op de gemeenschappelijke regelingen.
Toezicht en handhaving is belangrijk voor verantwoordelijke overheidsorganen, archiefdiensten én toezichthouders.
- Verantwoordelijke overheidsorganen moeten weten welke eisen aan hen worden gesteld.
- Archiefdiensten vallen onder de Archiefwet 2026 ook voor de overgebrachte archieven onder toezicht.
- Toezichthouders moeten in staat zijn hun toezichthoudende taken uit te voeren in lijn met de Archiefwet 2026.
Met de Archiefwet 2026 veranderen er verschillende zaken voor toezicht en handhaving. Sommige veranderingen zijn van toepassing op alle verantwoordelijke overheidsorganen, andere veranderingen gelden alleen voor het Rijk of juist specifiek voor de decentrale overheden.
Algemene veranderingen
De volgende veranderingen zijn algemeen van aard.
Uitbreiding van het toezicht naar overgebrachte archieven.
Onder de Archiefwet 1995 beperkte het toezicht van de archivarissen van decentrale overheden en de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed zich tot archieven die nog niet waren overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Onder de Archiefwet 2026 vallen ook overgebrachte archieven onder het toezicht. Dit betekent dat het Nationaal Archief onder toezicht van de Inspectie komt te staan en dat archivarissen bij decentrale overheden toezicht gaan houden op de archieven die zijn overgebracht naar een archiefdienst.
Deze verandering wordt toegelicht in de Memorie van Toelichting (35968-3, pagina 42) bij de Archiefwet.
Veranderingen voor het Rijk en privaatrechtelijke overheidsorganen
Deze veranderingen zijn van toepassing voor alle verantwoordelijke overheidsorganen die onder toezicht staan van de Inspectie. Dit zijn organen van de centrale overheid en privaatrechtelijke overheidsorganen voor zover met openbaar gezag bekleed.
Nieuw toetsingskader
De Inspectie zal bij haar inspecties gebruik gaan maken van een nieuw toetsingskader dat aansluit op de Archiefwet 2026. Dit toetsingskader maakt de open normen van de Archiefwet beter toetsbaar en voorspelbaar. Het biedt meer concreet houvast dan voorheen, maar behoudt ruimte voor proportionaliteit, context en maatwerk. In dit kader is op te zoeken aan welke regels een organisatie zich moet houden en hoe de Inspectie beoordeelt of hieraan wordt voldaan. Naar verwachting komt het nieuwe toetsingskader in het najaar van 2026 beschikbaar op de website van de Inspectie.
Meldplicht
De nieuwe Archiefwet introduceert een meldplicht voor incidenten (Archiefwet 2026, artikel 10.2), zodat de Inspectie eerder betrokken is bij incidenten. Een incident moet binnen 72 uur na ontdekking worden gemeld bij de Inspectie (Archiefregeling 2026, artikel 7.1). Het doel hiervan is het waarborgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie door schade, verlies, vermissing of ontoegankelijkheid van archiefdocumenten tijdig te signaleren en te herstellen.
Deze meldplicht geldt voor twee soorten incidenten: een incident met een belangrijk document dat verloren gaat, beschadigd raakt of niet meer toegankelijk is (of dreigt te worden), en een calamiteit waardoor veel documenten worden getroffen of dreigen te worden getroffen. De Inspectie werkt aan een kader waarin verder is uitgewerkt welke incidenten in de praktijk gemeld moeten worden.
Daarnaast werkt de Inspectie aan een meldformulier en proces waarmee meldingen worden opgevolgd. Meer informatie is beschikbaar op de website van de Inspectie.
Bestuurlijke boete
Aan de sancties die de Inspectie kan toepassen bij het handhaven van de Archiefwet wordt een nieuwe sanctie toegevoegd: de bestuurlijke boete. De bestuurlijke boete is opgenomen in art. 10.3, vierde lid van de Archiefwet. Daarin wordt geregeld dat er een bestuurlijke boete kan worden opgelegd aan verantwoordelijke overheidsorganen die onder toezicht staan van de Inspectie en wat de (maximale) hoogte van deze boete is.
De toepassing van verschillende sancties, waaronder de bestuurlijke boete, wordt uitgewerkt in een nieuw escalatiebeleid van de Inspectie. Meer informatie is beschikbaar op de website van de Inspectie.
Interbestuurlijk toezicht
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed zal namens de minister van OCW toezicht gaan houden op hoe provincies en gemeenschappelijke regelingen waaraan een provincie deelneemt, de Archiefwet uitvoeren. De Inspectie heeft hiermee een nieuwe rol binnen het interbestuurlijk toezicht (IBT). Vanaf de inwerkingtreding van de Archiefwet richt het toezicht zich op provincies. In 2028 start de Inspectie ook met toezicht op gemeenschappelijke regelingen waaraan provincies deelnemen. Meer informatie is beschikbaar op de website van de Inspectie.
Veranderingen voor decentrale overheden
Met decentrale overheden worden hier alle verantwoordelijke overheidsorganen uit de artikelen 2.2 en 2.3 van de Archiefwet 2026 bedoeld.
Versterking toezicht door verplichte aanstelling archivaris
De Archiefwet 2026 verplicht verantwoordelijke overheidsorganen tot het aanstellen van een archivaris. Onder de Archiefwet 1995 was het aanstellen van een archivaris door gemeenten, provincies of waterschappen niet verplicht. De taken van de archivaris werden in dat geval door de wet belegd bij de gemeente-, provincie- of waterschapssecretaris. In die gevallen vond er geen toezicht plaats. Met de verplichte aanstelling van de archivaris vindt onder de Archiefwet 2026 in alle gevallen toezicht plaats, wat het toezicht versterkt.
Meer informatie over het aanstellen van de archivaris is te vinden bij het thema <invoegen link: archivaris en archiefdienst>.
Verordening
De Archiefwet 1995 vereist dat het College van B&W, Gedeputeerde Staten en het dagelijks bestuur van een waterschap een verordening met betrekking tot toezicht vaststelt. Dit blijft zo.
De Archiefwet 2026 (artikel 10.4, lid 4) stelt een nadere specifieke eis aan de verordening, namelijk dat in de verordening in ieder geval een regeling wordt opgenomen over de periodieke verslaglegging. Daarbij wordt inhoudelijk geëist dat ten minste tweejaarlijks, van de bevindingen van het toezicht door gedeputeerde staten, het college van burgemeester en wethouders, of het dagelijks bestuur van het waterschap aan provinciale staten, de gemeenteraad, onderscheidenlijk het algemeen bestuur van het waterschap verslag wordt gedaan.
Mededeling van deze verordening aan Gedeputeerde Staten door de gemeenten en waterschappen komt te vervallen.
Rapportage
De Archiefwet 2026 (artikel 10.4, lid 3) schrijft voor dat de archivaris rechtstreeks rapporteert aan respectievelijk het College van Burgemeester en Wethouders, Gedeputeerde Staten of het dagelijks bestuur van het waterschap. Op deze manier is verzekerd dat de rapportage het bestuur rechtstreeks bereikt.
Uitbreiding toezicht naar overgebrachte archieven
Het toezicht op overgebrachte archieven wordt per 1 januari 2027 van kracht. Dit betekent dat de Inspectie vanaf dat moment toezicht houdt op archieven die in beheer zijn bij het Nationaal Archief. Organen van de centrale overheid hoeven hiervoor niets te doen.
Voor archieven die door decentrale overheden zijn overgebracht naar archiefdiensten betekent het dat de archivaris van de gemeente/provincie/waterschapsarchivaris vanaf dat moment toezicht zal gaan houden op de archieven die zijn overgebracht naar de decentrale archiefdienst en dit mee zal nemen in het toezichtsrapport.
Meldplicht
De meldplicht wordt ook van kracht per 1 januari 2027. Dit betekent dat organisaties die onder toezicht staan van de Inspectie een ingericht en werkend proces moet hebben om incidenten met overheidsinformatie tijdig, juist en volledig te melden bij de Inspectie.
Verordening en rapportage
Voor de inhoudelijke eisen aan de verordening geldt dat deze ingaan per 1 januari 2027. De verplichting voor gemeenten en waterschappen om de verordening mede te delen aan Gedeputeerde Staten vervalt ook per 1 januari 2027.
De eis dat de archivaris rechtstreeks rapporteert over de bevindingen van het toezicht aan respectievelijk het College van Burgemeester en Wethouders, Gedeputeerde Staten of het dagelijks bestuur van het waterschap geldt per 1 januari 2027.
Nuttige kennisproducten voor dit thema zijn te vinden bij:
Leeraanbod voor dit thema vind je bij:
- Het Leerhuis
Kennis kan je delen met collega’s via:
- Kenniscommunity toezicht op KIA
- VNG Forum Toezicht Archiefwet