Na overbrenging naar een archiefdienst worden documenten openbaar. Maar om goede redenen kan het nodig zijn om de openbaarheid tijdelijk te beperken. Dit gebeurt via een zorgvuldig proces. In de Archiefwet 2026 zijn de regels voor het stellen van openbaarheidsbeperkingen en het geven van toegang na overbrenging op enkele punten gewijzigd.
De regels rondom openbaarheid en het geven van toegang zijn belangrijk voor verantwoordelijke overheidsorganen, archiefdiensten én toezichthouders.
- Verantwoordelijke overheidsorganen moeten bij overbrenging zorgvuldig en verantwoord bepalen welke documenten eventueel na overbrenging een openbaarheidsbeperking moeten krijgen, op welke grond en voor hoelang.
- Archiefdiensten zijn na overbrenging verantwoordelijk voor het geven van toegang tot overgebracht archief. Daarnaast adviseert de archivaris het verantwoordelijk overheidsorgaan bij de overbrenging over de voorgenomen openbaarheidsbeperkingen.
- Toezichthouders moeten erover waken dat verantwoordelijke overheidsorganen en archiefdiensten de Archiefwet 2026 op dit onderwerp naleven. In de Archiefwet 2026 is het toezicht namelijk uitgebreid naar overgebracht archief.
Het doel van de Archiefwet 2026 is de overheid transparanter maken en burgers, onderzoekers en journalisten sneller toegang tot informatie te geven.
Nieuwe beperkingsgronden
De drie beperkingsgronden in de Archiefwet 1995 zijn uitgesplitst in dertien nieuwe gronden en in lijn gebracht met de Wet open overheid (Woo). De Archiefwet 1995 kent naast een beperkingsgrond voor de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en het belang van de Staat of zijn bondgenoten een zeer algemene restgrond, te weten: onevenredige benadeling. Deze is in specifiekere gronden opgesplitst (Archiefwet 2026, artikel 7.2).
Zo kunnen verantwoordelijke overheidsorganen preciezer onderbouwen waarom informatie tijdelijk beperkt openbaar is, hetgeen beoordelingen van verzoeken om toegang makkelijker maakt.
De afstemming van de gronden op die uit de Woo helpt ook verantwoordelijke overheidsorganen bij het bepalen van een beperkingsgrond, omdat ze al vertrouwd zijn met die beperkingsgronden.
Verkorte maximumtermijn voor deel beperkingsgronden
De openbaarheidsbeperkingen kunnen onder de Archiefwet 1995 voor maximaal 75 jaar worden gesteld. De maximale termijnen voor een beperking zijn voor negen beperkingsgronden teruggebracht tot maximaal 20 jaar na creatie of ontvangst. Voor de beperkingsgronden die met persoonsgegevens of de persoonlijke levenssfeer te maken hebben, is de maximale beperkingstermijn in de Archiefwet 2026 110 jaar.
Vereenvoudiging opheffen, verlengen of stellen beperking na overbrenging
Het wordt eenvoudiger om beperkingen na overbrenging op te heffen, te verlengen of alsnog te stellen. Dit maakt dat nieuwe inzichten na verloop van tijd verwerkt kunnen worden en dat eventuele foutjes bij overbrenging kunnen worden hersteld.
Toezicht op overgebracht archief
De toezichthouder gaat toezicht houden op overgebracht archief en daarmee ook op de gestelde openbaarheidsbeperkingen en de wijze waarop de archivaris omgaat met verzoeken om toegang.
Informatie in andere vorm
De Archiefwet 2026 bevat de mogelijkheid om informatie in andere vorm uit het beperkt openbare archief te verstrekken. Dat betekent dat verzoekers informatie kunnen ontvangen uit beperkt openbare documenten, ook als inzage in het gehele dossier niet mogelijk blijkt. Zo wordt ervoor gezorgd dat ook na overbrenging zoveel mogelijk informatie uit documenten aan een verzoeker kan worden verstrekt.
De nieuwe beperkingsgronden zullen worden gebruikt vanaf 1 januari 2027. Het is vanaf dat moment niet meer mogelijk om archief over te brengen met een openbaarheidsbeperking op grond van één van de drie beperkingsgronden van de Archiefwet 1995.
De voor 1 januari 2027 onder de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen blijven van kracht, daar hoeft niets aan te worden veranderd.
De regels voor het geven van toegang (Archiefwet 2026, hoofdstuk 8) door de archivaris en de uitbreiding van het toezicht gaan direct in en gelden ook voor archief dat is overgebracht voor inwerkingtreding van de Archiefwet 2026.
Kennis kan je delen met collega’s via: