Waardering en selectie

Waardering en selectie zijn belangrijk thema’s voor verantwoordelijke overheidsorganen, archiefdiensten én toezichthouders.

• Verantwoordelijke overheidsorganen moeten tijdig, zorgvuldig en verantwoord bepalen welke documenten blijvend bewaard moeten worden, dan wel op een gegeven moment vernietigd moeten worden.
•  Archiefdiensten worden na selectie en overbrenging verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van documenten die blijvend bewaard worden.
• Toezichthouders moeten erover kunnen waken dat verantwoordelijke overheidsorganen en archiefdiensten de Archiefwet 2026 op dit punt naleven.

Verantwoordelijke overheidsorganen hebben actuele selectiebesluiten voor hun documenten en passen deze toe.

Inhoud van een selectiebesluit

Een selectiebesluit bevat ten minste:

• Een beschrijving van de categorieën documenten waarop het besluit betrekking heeft; en
• Een opgave van de categorieën documenten die blijvend worden bewaard en de categorieën documenten die tijdelijk worden bewaard gedurende een in het selectiebesluit op te nemen bewaartermijn (Archiefwet 2026, artikel 5.1, lid 2). 

Nadere regels voor de inhoud van selectiebesluiten worden uitgewerkt in het Archiefbesluit 2026 (Archiefbesluit, artikel 3.1, 3.4 en 3.7).

Procedure bij het ontwerpen van een selectiebesluit

Een verantwoordelijk overheidsorgaan ontwerpt een of meer selectiebesluiten voor de documenten waarvoor het verantwoordelijk is (Archiefwet 2026, artikel 5.1, lid 1).

Een selectiebesluit wordt vastgesteld door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap in overeenstemming met het verantwoordelijke overheidsorgaan (Archiefwet 2026, artikel 5.1, lid 3).

Nadere regels voor deze procedure worden uitgewerkt in het Archiefbesluit 2026 (Archiefbesluit, artikel 3.2, 3.3, 3.5, 3.6, 3.8, 3.11, 3.12 en 3.13).

De belangrijkste verschillen tussen de Archiefwet 1995 en de Archiefwet 2026 zijn:

Het begrip selectiebesluit

• Het nieuwe begrip ‘selectiebesluit’ vervangt het oude begrip ‘selectielijst’. De betekenis wijzigt niet. Maar het nieuwe begrip maakt duidelijk dat het om een juridisch besluit gaat waartegen bezwaar en beroep mogelijk zijn. Daarnaast benadrukt het nieuwe begrip dat een selectiebesluit niet altijd een compleet boekwerk moet zijn dat lang meegaat. Het is ook mogelijk dat een selectiebesluit op een beperkt aantal categorieën documenten betrekking heeft of een wijziging inhoudt van een bestaand selectiebesluit.

Inhoud van een selectiebesluit

• De inhoud van een selectiebesluit is duidelijker omschreven. Een selectiebesluit moet volgens de wet ten minste de categorieën documenten omschrijven waarop het besluit betrekking heeft. Daarnaast verduidelijkt het selectiebesluit welke categorieën documenten blijvend worden bewaard en welke categorieën documenten tijdelijk worden bewaard gedurende een in het selectiebesluit op te nemen bewaartermijn. De wet bepaalt niet hoe de categorieën ingedeeld moeten worden. Deze indeling is dus vormvrij. De Archiefwet 1995 verplicht alleen te vermelden welke documenten voor vernietiging in aanmerking komen. Door de vermelding van categorieën en van blijvend te bewaren documenten onderstreept de Archiefwet 2026 dat een selectiebesluit op categorieën documenten én op alle documenten van toepassing is. 
• Het is mogelijk om in een selectiebesluit te bepalen dat bepaalde categorieën tijdelijk te bewaren documenten op elk moment kunnen worden vernietigd. Zo krijgen medewerkers van een verantwoordelijk overheidsorgaan enige ruimte om zelf bepaalde documenten met geringe waarde te vernietigen. Door vastlegging in een selectiebesluit gebeurt dit wel verantwoord en transparant.
• De toepassingsperiode van een selectiebesluit is volgens het Archiefbesluit 2026 tot maximaal tien jaar na de eerste januari volgend op het moment van inwerkingtreding. Onder het Archiefbesluit 1995 is een selectielijst maximaal twintig jaar geldig, onder het Archiefbesluit 2026 blijven selectiebesluiten onbeperkt geldig voor de gekozen toepassingsperiode. 

Procedure bij het ontwerpen van een selectiebesluit

• De rijksarchivaris krijgt de expliciete bevoegdheid om modelselectiebesluiten vast te stellen. Modelselectiebesluiten kunnen bijvoorbeeld worden gemaakt voor specifieke groepen verantwoordelijk overheidsorganen of voor specifieke categorieën documenten. Deze modellen zijn geen vervanging van de plicht voor verantwoordelijk overheidsorganen om één of meerdere selectiebesluiten te laten vaststellen door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De bedoeling is dat verantwoordelijke overheidsorganen met behulp van die modellen makkelijker selectiebesluiten kunnen ontwerpen.
• De procedure voor het vaststellen van een selectiebesluit is uniformer en eenvoudiger. Het is nu in alle gevallen de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap die in overeenstemming met het verantwoordelijke overheidsorgaan het selectiebesluit vaststelt. Zo kunnen selectiebesluiten sneller vastgesteld worden.
• Het is mogelijk om een groepsselectiebesluit vast te laten stellen voor een specifieke groep privaatrechtelijke verantwoordelijke overheidsorganen (Archiefwet 2026, artikel 2.5). Zo kan een selectiebesluit voor groepen (kleinere) privaatrechtelijke organisaties met een openbaar gezag-taak opgesteld worden en de administratieve lasten voor deze organisaties zoveel mogelijk beperkt worden. Denk bijvoorbeeld aan instellingen voor primair of voortgezet onderwijs, of notarissen en gerechtsdeurwaarders.

Toepassen van een selectiebesluit

• Er is expliciet vermeld dat verantwoordelijke overheidsorganen niet alleen selectiebesluiten moeten ontwerpen, maar die ook moeten toepassen. In een digitale context is het cruciaal dat documenten direct voorzien worden van de juiste waardering via metadatering. Zo vindt selectie aan de bron plaats, in plaats van achteraf.
• Het is mogelijk om in bepaalde gevallen van een selectiebesluit af te wijken. Dit is in de Archiefwet 1995 niet expliciet vermeld. Zo wordt voorkomen dat voor kleine aanpassingen de gehele procedure opnieuw moet worden doorlopen.

Het is niet nodig om bestaande selectielijsten die op grond van de Archiefwet 1995 zijn vastgesteld aan te passen, omdat een overgangsbepaling in de Archiefwet 2026 bepaalt dat deze van kracht blijven (Archiefwet 2026, artikel 12.2).

Het wordt wel verplicht om vanaf 1 januari 2027 nieuwe selectiebesluiten op grond van de Archiefwet 2026 vast te laten stellen. Het Nationaal Archief zal met het oog daarop bestaande kennisproducten aanpassen.

Nuttige kennisproducten voor dit thema zijn:

• De landelijke handreiking Waardering en selectie. 
  Status: deze moet nog aangepast worden aan de Archiefwet 2026.
• De landelijke handreiking Externe deskundige.
  Status: deze moet nog aangepast worden aan de Archiefwet 2026.
• De landelijke handleiding steekproeven.
  Status: deze moet nog aangepast worden aan de Archiefwet 2026.

Leeraanbod voor dit thema vind je bij:

• Het Leerhuis.
  Status: de opleidingen moeten nog aangepast worden aan de Archiefwet 2026.

Kennis kan je delen met collega’s via:

• Het hoofdthema Waardering en selectie van de 
  de Kenniscommunity Informatie en Archief.
• Het VNG Forum ‘Selectielijst archiefbescheiden’.