Met overbrenging draagt het verantwoordelijk overheidsorgaan het beheer van blijvend te bewaren documenten over aan de archiefdienst die met de blijvende bewaring van die documenten is belast. Overbrenging betekent dus dat een archiefdienst verantwoordelijk wordt voor de blijvende bewaring en beschikbaarstelling van de documenten. Daarnaast heeft overbrenging tot gevolg dat het openbaarheidsregime van de Archiefwet op de documenten van toepassing wordt.
De Archiefwet 2026 kort de overbrengingstermijn in van twintig tot tien jaar. De wet voorziet ook in mogelijkheden voor verantwoordelijke overheidsorganen tot opschorting van overbrenging of in heel specifieke gevallen tot ontheffing van overbrenging.
Rode draad van deze wijzigingen is dat zo beter rekening gehouden wordt met de vluchtigheid en kwetsbaarheid van digitale informatie.
Overbrenging is een belangrijk thema voor verantwoordelijke overheidsorganen, archiefdiensten én toezichthouders.
- Verantwoordelijke overheidsorganen moeten blijvend te bewaren documenten in beginsel na tien jaar overbrengen naar archiefdiensten. Of een beroep doen op opschorting of ontheffing.
- Archiefdiensten worden na overbrenging verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van documenten die blijvend worden bewaard.
- Toezichthouders moeten erover kunnen waken dat verantwoordelijke overheidsorganen en archiefdiensten de Archiefwet 2026 op dit punt naleven.
Verantwoordelijke overheidsorganen brengen blijvend te bewaren documenten sneller over naar archiefdiensten, of maken verantwoord gebruik van mogelijkheden tot opschorting of ontheffing waar overbrenging nog wringt met het gebruik en het beheer van deze documenten.
Overbrenging
Verantwoordelijke overheidsorganen brengen documenten die ouder zijn dan tien jaar en die op grond van een selectiebesluit voor blijvende bewaring in aanmerking komen over naar de archiefdienst die met de blijvende bewaring van die documenten is belast. (Archiefwet 2026, artikel 5.4, lid 1). De memorie van toelichting bij de wet verduidelijkt dat deze overbrengingstermijn telt vanaf het moment van creatie of ontvangst van een document.
Nadere regels voor overbrenging worden uitgewerkt in het Archiefbesluit 2026 (Archiefbesluit 2026, artikel 5.1).
Opschorting overbrenging
De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (voor het Rijk en provincies) en de Gedeputeerde Staten (voor alle overige decentrale overheden) kunnen een verantwoordelijk overheidsorgaan machtigen om de overbrenging op te schorten indien documenten na het verstrijken van de overbrengingstermijn nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd (Archiefwet 2026, artikel 5.5, lid 2). Een machtiging wordt verleend voor een periode van ten hoogste tien jaar. Indien de desbetreffende documenten na deze periode nog steeds veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd, kan een verleende machtiging worden verlengd, telkens met een periode van ten hoogste tien jaar (Archiefwet 2026, artikel 5.5, lid 3).
Nadere regels voor opschorting van overbrenging worden uitgewerkt in het Archiefbesluit 2026 (Archiefbesluit 2026, artikel 5.2).
Ontheffing overbrenging
De rijksarchivaris kan een verantwoordelijk overheidsorgaan ontheffing verlenen van de verplichting om documenten naar een archiefdienst over te brengen (Archiefwet 2026, artikel 5.6, lid 1). Maar een ontheffing kan alleen in specifieke gevallen worden verleend (Archiefwet 2026, artikel 5.6, lid 2) en ook weer ingetrokken worden (Archiefwet 2026, artikel 5.6, lid 4). Tot slot moet het verantwoordelijke overheidsorgaan ervoor zorgen dat de documenten waarvoor ontheffing is verleend, geraadpleegd kunnen worden (Archiefwet 2026, artikel 5.6, lid 3).
Nadere regels voor ontheffing van overbrenging worden uitgewerkt in het Archiefbesluit 2026 (Archiefbesluit 2026, artikel 5.3).
De belangrijkste verschillen tussen de Archiefwet 1995 en de Archiefwet 2026 zijn:
Verkorting overbrengingstermijn
- De Archiefwet 2026 voorziet in een overbrengingstermijn van tien jaar. Dat is korter dan de Archiefwet 1995, die in een overbrengingstermijn van twintig jaar voorziet. Bovendien is die laatste overbrengingstermijn in praktijk vaak gekoppeld aan het moment van sluiting van dossiers en zaken. Dat biedt echter onvoldoende zekerheid over de precieze overbrengingstermijn.
- Reden voor deze verkorting is dat het in toenemende mate vastleggen van informatie in vluchtige, kwetsbare en veelvormige digitale toepassingen en beheersystemen – meer dan bij papier het geval was – passende en tijdige beheersmaatregelen vergt. Versnelde overbrenging naar het openbaar archief vormt een scharnierpunt en is in zekere zin een aanjager voor een verbetering van het informatiebeheer.
- Documenten van zaken of dossiers met een korte looptijd zullen binnen de ingekorte overbrengingstermijn worden overgebracht. Voor langer lopende zaken of dossiers is de opschorting van de overbrenging bedoeld.
Uitwerking opschorting overbrenging
- De Archiefwet 2026 voorziet in de mogelijkheid om documenten later over te brengen indien zij nog veelvuldig door het overheidsorgaan worden gebruikt of geraadpleegd. Dat is ook al zo in de Archiefwet 1995, maar omdat door de verkorting van de overbrengingstermijn verwacht wordt dat opschorting onder de Archiefwet 2026 vaker nodig zal zijn, is het proces om opschorting aan te vragen uitgewerkt in nadere regels in het Archiefbesluit.
- Opschorting kan nodig zijn voor documenten die nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd. Bij documenten die nog veelvuldig worden gebruikt, zal het in de regel gaan om archief dat nog «dynamisch» is. Met andere woorden: om documenten die deel uitmaken van een dossier dat nog niet is afgesloten. Bij veelvuldige raadpleging zal het daarentegen gaan om afgesloten (statisch) archief. Wanneer ambtenaren het afgesloten statische archief nog zo vaak moeten raadplegen dat overbrenging zou leiden tot een aanzienlijke belasting voor de archiefvormer, kan opschorting van de overbrenging worden aangevraagd.
Invoering ontheffing overbrenging
- De Archiefwet 2026 voorziet in de mogelijkheid voor de rijksarchivaris om in bepaalde bijzondere gevallen een ontheffing van de overbrengingsverplichting te voorzien. Dat is nieuw ten opzichte van de Archiefwet 1995.
- Ontheffing is bedoeld voor specifieke dataverzamelingen. Het gaat om gevallen waarbij overbrenging wringt met het grootschalig en langdurig beheer en het gebruik van digitale databestanden voor meerdere doeleinden, waarbij de archiefvormer deze nog langdurig nodig heeft voor de uitvoering van zijn taken.
- Voorbeelden zijn de wettelijke basisregistraties (onder meer over personen, bedrijven, adressen, inkomen, voertuigen, topografie, handel, bodem); grootschalige en meerjarige verzamelingen onderzoeksgegevens; of gegevens die bij of krachtens de wet door organisaties als het Kadaster en het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) duurzaam moeten worden beheerd en ontsloten.
- Deze ontheffing moet een efficiënte en effectieve oplossing zijn om complexe data permanent te bewaren en tegelijkertijd voor de samenleving beschikbaar te maken.
Het is niet nodig om per 1 januari 2027 documenten die bij inwerkingtreding van de Archiefwet 2026 al tien jaar oud zijn, per direct naar een archiefdienst over te brengen. Een overgangsbepaling in de Archiefwet 2026 bepaalt dat voor de documenten die al zijn gecreëerd of ontvangen op het moment dat dit wetsvoorstel in werking treedt, de overbrengingstermijn van twintig jaar uit de Archiefwet 1995 blijft gelden (Archiefwet 2026, artikel 12.3, lid 1).
Dat betekent concreet dat pas vanaf 2037 de eerste documenten op basis van de verkorte overbrengingstermijn overgebracht zullen worden. Tot 2047 verloopt dit dan samen met de documenten die nog op basis van de overbrengingstermijn van twintig jaar overgebracht moeten worden. Deze in de tijd gespreide inwerkingtreding biedt zowel verantwoordelijke overheidsorganen als de archiefdiensten de tijd om zich voor te bereiden op deze verkorting.
Het wordt vanaf 1 januari 2027 mogelijk om opschorting en opheffing op basis van de Archiefwet 2026 aan te vragen. Een opschorting die al verleend was op basis van de Archiefwet 1995 moet niet opnieuw aangevraagd worden, omdat een overgangsbepaling in de Archiefwet 2026 bepaalt dat deze blijven gelden (Archiefwet 2026, artikel 12.3, lid 2).
Nuttige kennisproducten voor dit thema zijn:
- De landelijke handreiking Digitaal overbrengen in de praktijk.
Status: deze moet nog aangepast worden aan de Archiefwet 2026.
Leeraanbod voor dit thema vind je bij:
- Het Leerhuis.
Status: de opleidingen moeten nog aangepast worden aan de Archiefwet 2026.
Kennis kan je delen met collega’s via:
- Het hoofdthema Archiveren en beheren van de Kenniscommunity Informatie en Archief.