In een steeds digitaler wordende informatiehuishouding wordt het belang van overzicht steeds groter. Een goed overzicht draagt bij aan een overheid die “weet wat ze in huis heeft”. Het overzicht geeft inzicht in welke (categorieën) documenten zich bij een overheidsorgaan bevinden en waar ze te vinden zijn. Het fungeert als een wegwijzer binnen de informatiehuishouding.
Daarmee is het overzicht van belang voor diverse beheerhandelingen, zoals het bevorderen van de vindbaarheid van documenten, het toepassen van bewaartermijnen en het herkennen van afhankelijkheden tussen systemen. Bovendien is het een cruciale basis voor het treffen van passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid. Een goed overzicht biedt inzicht op basis waarvan kan worden bepaald welke maatregelen passend zijn om aan de eisen uit de Archiefregeling te kunnen voldoen.
Het overzicht informatiehuishouding is belangrijk voor verantwoordelijke overheidsorganen en toezichthouders.
- Verantwoordelijke overheidsorganen moeten inzicht hebben in welke (categorieën) documenten ze hebben en waar ze te vinden zijn, zodat ze passende maatregelen voor de duurzame toegankelijkheid kunnen nemen en documenten tijdig en gecontroleerd kunnen vernietigen of overbrengen.
- Toezichthouders moeten erover kunnen waken dat verantwoordelijk overheidsorganen beschikken over een overzicht informatiehuishouding. Daarnaast helpt het overzicht hen bij het uitoefenen van andere onderdelen van de Archiefwet, zoals waardering, selectie, migratie, vernietiging en overbrenging.
Het doel van Archiefwet 2026 is het bevorderen van duurzaam digitaal informatiebeheer. Daarvoor moet de overheid ‘weten wat ze in huis heeft’. Het doel van een overzicht informatiehuishouding is dat elk overheidsorgaan inzicht heeft in welke documenten worden gebruikt voor welke processen en waar deze te vinden zijn. Voor digitale documenten betekent dit inzicht in welk systeem of welke systemen deze documenten worden beheerd. Op basis hiervan kan een overheidsorgaan documenten binnen een redelijke termijn terugvinden en beheerhandelingen uitvoeren, zoals waarderen, selecteren, vernietigen of overbrengen. Het maakt bovendien de samenhang tussen systemen inzichtelijk.
Verantwoordelijke overheidsorganen treffen passende maatregelen om hun documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden (Archiefwet 2026, artikel 4.1, lid 1). Bekijk voor meer informatie de webpagina Duurzame Toegankelijkheid.
Archiefbesluit
Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld omtrent de duurzame toegankelijkheid van documenten, ten aanzien van de ordening en het overzicht (Archiefbesluit 2026, artikel 2.5, lid 1, onderdeel c).
Archiefregeling
Ieder verantwoordelijk overheidsorgaan beschikt over een actueel overzicht van de informatiehuishouding dat in ieder geval de volgende onderdelen bevat (Archiefregeling 2026, artikel 2.3):
a. een omschrijving van de taken van het verantwoordelijk overheidsorgaan en van de daarbij behorende documenten;
b. per organisatieonderdeel een omschrijving van de applicaties en andere technische en organisatorische systemen die per werkproces worden gebruikt om documenten op te maken en te ontvangen;
c. de vindplaats van documenten en de samenhang tussen documenten; en
d. indien het verantwoordelijk overheidsorgaan beschikt over meerdere ordeningsstructuren, een beschrijving van deze ordeningsstructuren, de wijze waarop zij worden toegepast en de onderlinge relaties tussen de toegepaste ordeningsstructuren.
De belangrijkste verschillen tussen artikel 18 van de voorgaande Archiefregeling en artikel 2.3 in de Archiefregeling 2026 zijn:
Duidelijker onderscheid overzicht en ordening
In de Archiefregeling 2026 zijn ordening en overzicht in aparte artikelen geregeld zodat de eisen specifieker kunnen worden toegepast en er duidelijk onderscheid is tussen beide begrippen. Dit is nodig omdat uit de Monitor ministeries overheidsinformatie 2019-2020 van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed blijkt dat overheidsinstanties moeite hebben met naleving van de eisen ten aanzien van overzicht en ordening uit de voorgaande Archiefregeling. Overzicht en ordening zijn echter onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een goed overzicht kan alleen worden getoond aan de hand van een logische ordeningsstructuur.
Eisen gemoderniseerd en geconcretiseerd
De eisen in artikel 2.3 van de Archiefregeling 2026 zijn gemoderniseerd en geconcretiseerd.
De eisen zijn gemoderniseerd door benoeming van elementen uit een digitale informatiehuishouding en door aansluiting te zoeken bij het werken onder architectuur.
De verschillende onderdelen waaruit een overzicht dient te bestaan, zijn concreter benoemd. Hiermee wordt beoogd voor de uitvoering duidelijker te maken wat een overzicht inhoudt en daarmee de naleving te bevorderen.
De aansluiting bij werken onder architectuur kan bijvoorbeeld gevonden worden door de uitwerking van de verschillende onderdelen vast te leggen in data-elementen die in samenhang beheerd kunnen worden. Op deze wijze kunnen samenhang en dwarsverbanden tussen categorieën documenten, processen, applicaties en systemen inzichtelijk worden gemaakt.
Samenhang met andere wetgeving verduidelijkt
Een goed overzicht draagt bij aan het voldoen aan eisen voortvloeiend uit andere wetgeving. Inzicht in welke (categorieën) documenten zich bij een overheidsorgaan bevinden en waar ze te vinden zijn, kan bijvoorbeeld bijdragen aan de behandeling van Woo-verzoeken, het voldoen aan de eisen van de AVG en informatievorderingen bij parlementaire enquêtes.
Het opstellen en bijhouden van het overzicht kan op zichzelf gebeuren, maar het kan ook integraal met andere disciplines van de organisatie worden opgesteld. Een integraal overzicht voorkomt dubbel werk als gevolg van overlappende eisen, zodat eenmalige uitvraag en meervoudig hergebruik kan worden toegepast.
De regels ten aanzien van het overzicht informatiehuishouding gaan in per 01-01-2027.
- Nuttige kennisproducten voor dit thema zijn in ontwikkeling.
Kennis kan je delen met collega’s via: