Duurzame toegankelijkheid is een kernbegrip in de Archiefwet 2026. Het waarborgt dat documenten – digitaal en fysiek – zo lang als nodig raadpleegbaar en bruikbaar blijft, ook bij technologische veranderingen.
Nadere regels zijn uitgewerkt in het Archiefbesluit 2026 en de Archiefregeling 2026.
Duurzame toegankelijkheid is van belang voor verantwoordelijke overheidsorganen, archiefdiensten en toezichthouders.
- Verantwoordelijke overheidsorganen moeten invulling geven aan de plicht om documenten die onder hun verantwoordelijkheid vallen duurzaam toegankelijk te maken en te houden.
- Archiefdiensten moeten invulling geven aan de plicht om overgebrachte documenten die zij moeten beheren duurzaam toegankelijk te maken en te houden.
- Toezichthouders moeten toezicht houden op de invulling van duurzame toegankelijkheid voor zowel niet-overgebrachte als overgebrachte documenten.
Het doel van Archiefwet 2026 is het bevorderen van duurzaam digitaal informatiebeheer, waardoor overheidsinformatie een betrouwbare bron is en blijft voor burgers, journalisten, wetenschappelijke onderzoekers en overheid.
Definitie duurzame toegankelijkheid
Duurzame toegankelijkheid is geen passief gegeven, maar vraagt continu beheer vanaf het moment van creatie of ontvangst van documenten. Duurzame toegankelijkheid betekent: documenten zijn gedurende de bewaartermijn vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig.
In het Archiefbesluit op wetgevingskalender.overheid.nl wordt beschreven wat duurzaam toegankelijk is:
| Kenmerk | Beschrijving |
|---|---|
| Vindbaar | Vindbaar betekent dat een gebruiker snel en eenvoudig relevante documenten kan vinden tussen alle documenten. Dit kan bij voorkeur vanaf één plaats met een zoekfunctie, tijd- en systeemonafhankelijk. |
| Beschikbaar | Documenten wordt voor verschillende doelen gebruikt en hergebruikt. Daarvoor is het nodig dat deze informatie zoveel mogelijk beschikbaar is in een vorm die aansluit bij de wijze van (her)gebruik. |
| Leesbaar | Leesbaar betekent dat de gebruiker, mens en machine, van documenten deze nadat hij ze heeft gevonden tot zich moet kunnen nemen en moet kunnen verwerken. |
| Interpreteerbaar | Het moet voor de gebruiker duidelijk zijn wat de betekenis van informatie is en wat de context is waarin documenten zijn ontvangen, opgemaakt of gebruikt |
| Betrouwbaar | De oorspronkelijke inhoud van de documenten moet betrouwbaar kunnen worden vastgesteld en beschermd moet zijn tegen ongecontroleerde veranderingen. De gebruiker van de documenten moet er daarbij op kunnen vertrouwen dat deze volledig, authentiek en correct zijn. |
| Toekomstbestendig | Dit betekent dat gebruikers deze nu en in de toekomst kunnen gebruiken voor zolang als noodzakelijk is. Hierbij mogen documenten geen aanmerkelijke fysieke of digitale achteruitgang of informatieverlies ondervinden. |
Passende maatregelen & risicobenadering
Duurzame toegankelijkheid is een centraal begrip in de Archiefwet 2026. De Archiefwet 2026 vereist dat verantwoordelijke overheidsorganen passende maatregelen treffen om documenten toegankelijk te maken en houden (Archiefwet 2026, art. 4.1, eerste lid). Verschillende elementen uit dit artikel zijn van belang.
Actief beheer
De verplichting om documenten toegankelijk te maken en te houden drukt de noodzaak voor voortdurende zorg en beheer uit. Deze is vooral noodzakelijk voor het beheren van digitale documenten, waarbij het van groot belang is om op een zo vroeg mogelijk moment passende maatregelen te nemen.
Passende maatregelen
Het informatielandschap is in allerlei opzichten complexer geworden. Er zijn meer documenten. Deze documenten komen in steeds meer verschillende vormen voor, materieel anders en verspreid over een groeiend aantal systemen (met ieder hun eigen inrichting).
Het duurzaam toegankelijk houden van papier vraagt iets anders dan het duurzaam toegankelijk houden van digitale documenten. Tegelijkertijd verschillen digitale documenten ook onderling. Het duurzaam toegankelijk houden van websites, e-mails, chatberichten, datasets enzovoorts vraagt (deels) andere beheermaatregelen.
Bovendien zijn niet alle documenten even belangrijk voor een organisatie en hoeven ze niet allemaal even lang bewaard te worden.
Dit betekent dat het van belang is om te kunnen differentiëren in het soort maatregelen dat genomen wordt, de zwaarte van de maatregelen en de manier waarop maatregelen worden ingeregeld in de verschillende systemen.
Risicobenadering en reikwijdte
De Archiefwet 2026 laat ruimte voor een risicobenadering. Deze risicobenadering kent evenwel een duidelijke grens. Het is niet mogelijk om documenten helemaal niet onder beheer te brengen. De Memorie van Toelichting op de Archiefwet is ambigu op dit punt en laat de mogelijkheid open om documenten alleen technisch te beheren en niet onder archiefbeheer te brengen. Dit zou ook betekenen dat waardering, selectie en vernietiging van deze documenten niet zou plaatsvinden. Dat is niet de bedoeling. De Nota van Wijziging is op dit punt echter heel helder en leidend. De Archiefwet 2026 sluit uit dat het nemen van passende maatregelen betekent dat documenten niet onder beheer worden gebracht en daarmee buiten de reikwijdte van de Archiefwet worden geplaatst.
Beheerregels
Bij een risicobenadering hoort verantwoording. De Archiefwet 2026 verplicht alle verantwoordelijke overheidsorganen om regels vast te stellen voor het beheer van niet-overgebrachte documenten.
In deze regels wordt tenminste beschreven welke organisatie(onderdeel) belast is met het feitelijke beheer van de documenten, een omschrijving van de passende maatregelen om documenten duurzaam toegankelijk te houden en hoe het beheer periodiek wordt herijkt. Deze beheerregels moeten openbaar gemaakt worden. Voor meer informatie bekijk de pagina Beheerregels.
Overzicht informatiehuishouding
Het voor ieder overheidsorgaan verplichte overzicht informatiehuishouding (Archiefregeling 2026, art. 2.3) geeft inzicht in over welke (categorieën) documenten een overheidsorgaan beschikt en waar deze in de organisatie te vinden zijn. Het fungeert als een wegwijzer voor de informatiehuishouding. Het is een cruciale basis voor het treffen van passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid. Een goed overzicht biedt inzicht op basis waarvan kan worden bepaald welke maatregelen passend zijn om aan de eisen uit de Archiefregeling te kunnen voldoen. Voor meer informatie [link pagina Overzicht informatiehuishouding]
De volgende zaken zijn aangepast.
- De eisen voor duurzame toegankelijkheid zijn nu beter toegesneden op digitaal informatiebeheer.
- Het Archiefbesluit geeft een heldere definitie van het begrip duurzame toegankelijkheid.
- Duidelijk wordt gemaakt dat duurzame toegankelijkheid van toepassing is op alle documenten die onder de Archiefwet vallen. Buiten beheer plaatsen is niet meer mogelijk.
- Eisen voor te vernietigen documenten zijn opgenomen in de Archiefregeling.
- De eis voor beheerregels geldt nu voor alle verantwoordelijke overheidsorganen.
De regels voor duurzame toegankelijkheid gaan in per 01-01-2027.
Nuttige kennisproducten voor dit thema zijn:
- Memorie van Toelichting bij de Archiefwet 2026. Deze is te vinden op de website van de Tweede Kamer (volgnummer 35968-3). Status is definitief.
- Eerste Nota van Wijziging. Deze is te vinden op de website van de Tweede Kamer (volgnummer 35968-8). Status is definitief.
Kennis kan je delen met collega’s via: