Hilde Oosterwoud is verantwoordelijk voor de informatiehuishouding binnen Wetterskip Fryslân. Ze houdt zich bezig met de fase voordat informatie bij de archiefdienst terechtkomt. Samen met haar collega’s beheert ze de informatie: waar bevindt deze zich, wat moet bewaard blijven en wanneer moet deze worden vernietigd? Dit leggen ze vast in een informatieoverzicht. Daarbij werken ze steeds meer samen met procesbeheer door de juiste gegevens vast te leggen. Zo zorgen ze ervoor dat informatie uiteindelijk op tijd en op de juiste manier kan worden overgebracht.
Binnen haar verantwoordelijkheid vallen onder meer het opstellen van beleid voor document- en archiefbeheer, waaronder vernietigingsbeleid, het toezien op de naleving van de Archiefwet en het aansturen van informatiebeheerders en adviseurs.
De Archiefwet 2026 raakt verschillende onderdelen van deze opgave. Door de kortere overbrengingstermijn en de verdere digitalisering neemt Hilde informatiebeheer al bij de creatie van informatie mee in processen en systemen. De inrichting aan de voorkant bepaalt immers wat later met informatie kan gebeuren: vernietigen, overbrengen en daarbij duurzaam toegankelijk houden.
De Archiefwet 2026 vraagt meer dan ooit om een zorgvuldige afweging tussen toegankelijkheid en privacy.
Daarbij speelt ook de omgang met data in Hildes werk een steeds grotere rol. Wetterskip Fryslân werkt bijvoorbeeld met grote hoeveelheden data over onderwerpen als droogte en wateroverlast. Die data kunnen waardevol zijn voor analyses, onderzoek of nieuwe toepassingen. Maar niet alle data hoeven daarom automatisch bewaard te blijven. Er moet worden afgewogen of er een wettelijke verplichting of een andere reden is om informatie te bewaren.
Ook privacy speelt daarbij een belangrijke rol. Informatie die uiteindelijk wordt overgebracht en toegankelijk of openbaar gemaakt, moet zorgvuldig worden beoordeeld op bijvoorbeeld persoonsgegevens. De organisatie vervangt namen door rollen. Zeker in een digitale omgeving, waarin informatie steeds beter doorzoekbaar wordt, vraagt dat om een zorgvuldige afweging tussen toegankelijkheid en privacy.
Voor Hilde ligt daar een belangrijke opgave: overzicht houden over de informatie en data binnen de organisatie en steeds opnieuw bepalen wat nodig is om deze zorgvuldig te beheren. De Archiefwet 2026 vraagt daarmee niet alleen om goed archiveren achteraf, maar vooral om bewuste keuzes aan de voorkant van het werkproces.